10 jednoduchých spôsobov, ako spravovať e-mailovú schránku - múza

Medzi preosievaním spamu, vytvorením správnych odpovedí a vedením kariet so správami, ktoré si vyžadujú následné kroky, môže zostať v hornej časti doručenej pošty pocit samého osebe. Z tohto dôvodu sme vybrali mozgy profesionálov, ktorí prišli na to tajomstvo, na efektívne a organizované doručené správy - napriek tomu, že dostávame stovky e-mailov denne. Pretože zavedenie systému vám môže pomôcť dobyť aj tých najneobvyklejších doručených.

1. V priečinku Doručená pošta uchovávajte iba e-maily, ktoré vyžadujú okamžitú akciu

Nula doručenej pošty môže byť príliš vznešeným cieľom, ale bezohľadnosťou na to, ktoré správy sa dostanú do nehnuteľností vo vašej doručenej pošte, môžete byť dosť zatracení blízko.

„Vo väčšine mojich e-mailových schránok je menej ako 25 správ. To je zámerné. Chcem mať možnosť otvoriť si doručenú poštu a okamžite zistiť, čo je najnaliehavejšie a vyžaduje odpoveď, “hovorí Leigh Ann Newman, senior programová manažérka v medzinárodnej vládnej poradenskej spoločnosti. "Tento zvyk ma núti konať veľmi rýchlo."

Pre Newmana nie je neobvyklé, že v priebehu niekoľkých hodín dostane viac ako 100 e-mailov, z ktorých mnohé sú naliehavé a zahŕňajú manažérov na vysokej úrovni. V roku 2008 mala príležitosť začať od nuly, keď sa jej spoločnosť počas akvizície zmenila na nový e-mailový systém. "Bolo to ako jarné čistenie pre moju doručenú poštu." A od tej doby jednoducho nemôžem fungovať s doručenou poštou, ktorá je zaplavená nezodpovedanými e-mailmi, “hovorí.

2. Vytvorte „Čakajúci priečinok“ pre e-maily čakajúce na akciu

Kam teda prichádzajú e-maily, ak nie vaše doručené? Vytvorte „čakaciu zložku“ pre e-maily, ktoré pred reakciou vyžadujú zásah niekoho iného. „Je to obrovský čas šetriaci čas, “ hovorí Darcy Millerová, odborníčka na pracovisku a zakladateľka Pin and Pivot, ktorá bola po mnoho rokov vylúčená z viac ako 150 e-mailov denne. „Týmto e-mailovým správam sa nevyrovnáva vaša doručená pošta a je to skvelé miesto, kde môžete každý deň alebo týždeň hľadať, aké projekty ešte čakajú.“

Tento trik sa naučila tvrdo, keď počas prvého roku svojej prvej práce nemohla nájsť prílohu e-mailu, ktorú potrebovala. „Strávila som pol dňa hľadaním tohto e-mailu, medzi tisíckami e-mailov, ktoré boli v tom čase v mojej doručenej pošte, “ hovorí. "Od tej chvíle som sľúbil, že prevezmem kontrolu nad svojou doručenou poštou!"

3. Vytvorte podpriečinky alebo štítky ako nový BFF

Po celej doske odporúčame vytvoriť priečinky s ľahko dekódovateľnými podpriečinkami alebo štítkami. Nate Masterson, CEO spoločnosti Maple Holistics, odhaduje, že za niekoľko dní dostane viac ako 250 e-mailov, takže organizácia je prvoradá. „E-mailové štítky sú vaším priateľom, “ radí. „Použite ich na zoskupenie dôležitých e-mailových reťazcov, takže keď sa potrebujete pozrieť na niečo, čo potrebujete, môžete tak urobiť ľahko.“

Newman tvrdí, že jej štítky zahŕňajú témy, o ktorých môžu mať ostatní otázky, podporu pre rozhodnutia, ktoré urobila, a referenčné materiály pre budúce obchodné potreby. "Mám v nich archivované desiatky podpriečinkov a stovky e-mailov, " hovorí. „Dokážem nájsť to, čo potrebujem do niekoľkých sekúnd od žiadosti, pretože viem, kde je uložená a ako ju rýchlo nájsť.“

4. Nastavte Pravidlá doručenej pošty alebo Filtre

Mnoho poskytovateľov e-mailov vám umožňuje nastaviť pravidlá doručenej pošty alebo filtre, ktoré za vás vykonajú akciu a pomôžu vám rýchlo kategorizovať e-maily bez toho, aby sa vyčerpala akákoľvek inteligencia.

Rachel Neill, generálna riaditeľka Carex Consulting Group využíva výhody funkcií pravidiel programu Outlook, aby zostala na špičke 150 e-mailov, ktoré k nej každý deň nájdu cestu. „Mám nastavené pravidlá, ktoré ukladajú e-maily do rôznych priečinkov, farebný kód a uprednostňujú odosielateľov, “ hovorí. Potom na konci dňa rýchlo vyhľadá všetko, čo mohla vynechať. „Pravidlá pomáhajú zaistiť dôsledné sledovanie a blokovanie hluku. Toto mi pomáha udržiavať neporiadok na minime. “

5. Použite svoj kalendár na sledovanie e-mailov, ktoré si vyžadujú následné kroky

Pretože niektoré e-maily môžu vyžadovať viac ako jednoduchú odpoveď, Newman odporúča ich pridať do kalendára. „Ak dostanem e-mail, ktorý si vyžaduje nielen okamžitú odpoveď, ale aj nejaký druh následnej akcie, presuniem e-mail do určeného podpriečinka a vložím do svojho kalendára pripomienku, ktorá obsahuje umiestnenie priečinka a dátum, kedy je nadviazaná kontrola potrebné, “hovorí.

Používa program Microsoft Outlook, ktorý umožňuje prístup k kalendáru programu Outlook, ale môžete to urobiť aj v službe Gmail. Stačí kliknúť na tlačidlo „Viac“ na paneli nástrojov a vybrať možnosť „Vytvoriť udalosť“.

6. Nedovoľte, aby sa v priečinku Doručená pošta nechala nevyžiadaná pošta

Máte pocit, že hráte s reklamnými e-mailmi? Buďte odhodlaní pomocou tlačidla odhlásenia. Davis Siksnans, generálny riaditeľ a zakladateľ spoločnosti Printful, používa pre reklamné e-maily a informačné bulletiny pravidlo troch štrajkov. Tretí krát, keď z konkrétneho odosielateľa odstráni informačný bulletin alebo propagačný e-mail, odhlási sa zo zoznamu.

7. Vytvorte šablóny pre svoje odpovede

Prispôsobenie inej odpovede pre každý e-mail môže byť obrovským časom. Ak zistíte, že zasielate stále ten istý druh e-mailu, môžete mať úžitok zo zachovania niektorých skladových odpovedí vo vašich konceptoch, ktoré môžete ľahko znova použiť.

Betsy Fein, prezident profesionálnej organizujúcej spoločnosti Clutterbusters, často kladie otázky, ktoré je možné riešiť uzamknutými odpoveďami. „Mám vopred napísané e-maily, ktoré môžem vylepšiť, aby som ich rozposlal na e-maily, ktoré sa pýtajú na to isté, napríklad„ povedzte mi o svojich službách “alebo„ ako si môžem dohodnúť schôdzku? ““

Ak to nechcete robiť ručne, vyskúšajte doplnok MixMax Gmail alebo prejdite do nastavení a povoľte vopred pripravené odpovede. (Kliknite na ozubené koliesko v pravej hornej časti doručenej pošty, v rozbaľovacej ponuke vyberte položku „Nastavenia“, vyberte kartu „Rozšírené“ a kliknite na „Povoliť“ vedľa položky „Konzervované odpovede.“) To vám umožní uložiť templované odpovede.

8. Odložte časové bloky na kontrolu e-mailov a držte ich

Pravdepodobne by ste nechali svoj rozvrh otvorený nepretržite na schôdzky v nešpecifikovaných časoch a dĺžkach, tak prečo by ste mali e-mailom bezplatne zasahovať do svojho dňa?

„Nenechávam svoj e-mail otvorený celý deň; Počas dňa som si nastavil konkrétne časy, aby som prešiel každým e-mailom a premyslene odpovedal, archivoval alebo uložil na neskôr. Týmto spôsobom nemám viac úloh a dokážem rýchlejšie prejsť všetky svoje e-maily, pretože som skutočne zameraný na danú úlohu, “hovorí David Mitroff, obchodný konzultant. „Odporúčam, aby ľudia začínali s tromi rôznymi polhodinovými blokmi denne, aby si ich prečítali a odpovedali na svoje e-maily a aby svoju poštovú schránku nechali celý deň zatvorenú a odtiaľ sa podľa potreby upravili.“

Justin Lavelle, vedúci oddelenia komunikácie spoločnosti BeenVerified, okrem používania časového blokovania, ktorý vám umožní udržiavať si prehľad o denných e-mailoch, odporúča vyhradiť čas na údržbu doručenej pošty raz týždenne. „Vyberte si čas každý týždeň, aby ste si udržali doručenú poštu. Chráňte čas tak, ako by ste mali akékoľvek iné dôležité stretnutie, a organizujte sa, “navrhuje. „Zlikvidujte irelevantné, archivujte kompletný zoznam úloh a uprednostnite ich.“

9. Vypnite e-mailové upozornenia

Aj keď ste rezignovali na kontrolu e-mailov iba vo vopred určených blokoch, pieseň sirény v oznámení doručenej pošty môže byť príliš veľkým pokušením odolať. Ak je to váš prípad, riešenie je jednoduché: Vypnite upozornenia. „Ak pracujete v časových blokoch, nikdy nezostanete dlhšie ako pár hodín bez toho, aby ste videli svoje e-maily, “ hovorí Miller. „Vypnite upozornenia, pretože vás odvrátia od toho, čo robíte na stole.“

Pomocou funkcie Inbox Pause od spoločnosti Boomerang sa môžete stať zodpovednými. Siksnans umožňuje e-mailom prichádzať iba dvakrát denne v konkrétnych časoch, keď im môže venovať svoju pozornosť.

10. Vytlačte v bezduchých e-mailových úlohách počas výpadku

Uistite sa, že e-mailové účty sú efektívne synchronizované s telefónom, a pomocou nečinných chvíľ urobte rýchle vyčistenie doručenej pošty. „Veľa správ, ktoré dostávam, nevyžaduje priamu akciu, “ hovorí Ben Taylor, zakladateľ spoločnosti HomeworkingClub.com. "Spam je možné odstrániť, ďalšie veci je možné podať a vy ich môžete vyriešiť hneď, ako ste v dvojminútovom fronte supermarketov."