Minulý mesiac som ponúkol tri tipy na lepšie riadenie projektu vrátane toho, ako správne delegovať, ako čo najlepšie využiť nástroje a ako zmysluplným spôsobom uzavrieť svoj projekt. Ale projektový manažment predstavuje toľko jedinečných výziev, s rozsiahlou oblasťou výskumu, ktorá neustále prináša nové prístupy a perspektívy, takže som nemohol pomôcť, ale nasledovať ďalšie rady.
Tieto tipy sa zameriavajú na proaktívne spravovanie niekoľkých vecí, ktoré vás môžu preniknúť a vykoľajiť váš úspech. Niekedy to vyzerá, že sa v každom kúte skrývajú malí démoni zlyhania, ktorí čakajú, aby vám dali dobrú „gotchu!“ Tu je príklad, ako riadenie rizika, riadenie zmien a správa rozsahu zvýšia vaše šance na úspech.
1. Venujte zvýšenú pozornosť svojim rizikám
Riziko je hrozba, ktorá sa ešte musí naplniť, a prvá vec, ktorú môžete urobiť, aby ste jej zabránili, je jednoducho vedieť, že existuje. Ak vyvíjate novú aplikáciu, ktorú môžu zákazníci použiť na zaplatenie svojich účtov, riziká sa môžu pohybovať od menších alebo stredne ťažkých (člen tímu je preradený, čo vás nechá krátkeho personálu) až po veľké (zmeny v predpisoch o mobilných platbách si vyžadujú, aby ste používať úplne inú technológiu). Nemôžete zabrániť tomu, aby sa vyskytlo každé riziko, ale komplexný a premyslený popis všetkých možných rizík vám môže pomôcť zvládnuť túto možnosť.
Počas fázy plánovania projektu vypracujte denník rizík, kde môžete sledovať akékoľvek riziko, ktoré by mohlo predstavovať výzvu pre vašu časovú os, váš rozpočet alebo celkovú schopnosť dokončiť projekt. Existuje mnoho rôznych šablón dostupných online, ale väčšina z nich navrhuje zahrnúť opis rizika, dátum, kedy bolo zvýšené, pravdepodobnosť, že sa tak stane, a závažnosť dôsledkov, ak sa tak stane. Každé riziko by malo mať vlastníka, ktorý ho sleduje, a čo je najdôležitejšie, zmysluplný súbor opatrení, ktoré je možné prijať na zníženie pravdepodobnosti výskytu tohto rizika (ak existuje). Napríklad riziko, že server môže zlyhať a spôsobiť stratu údajov o ľuďoch, môže byť nízka pravdepodobnosť, ale vysoká závažnosť, ktorú uspokojí plán na zmiernenie inštalácie záložného servera. Aj keď je pravdepodobnosť nízka, vplyv by bol taký veľký, že včasné a bezpečné kroky na zodpovedanie tejto možnosti by boli hodné nákladov a úsilia.
Pamätajte, že by to mal byť živý, dýchajúci dokument a nové riziká by sa mali brať do úvahy a monitorovať tak, ako sa objavia v priebehu projektu.
2. Položte základy pre zmenu
Projektový manažment nevyhnutne znamená, že nejakým spôsobom narušujete súčasný stav. A nie je žiadnym tajomstvom, že mnohí ľudia považujú zmenu, prinajmenšom za ťažké. V bielej knihe pre Projektový riadiaci inštitút konzultantka Marge Combeová diskutuje o koncepcii pripravenosti na zmenu, keďže kapitál - ľudský aj iný - je organizácia pripravená zasvätiť sa zmene a psychologická ochota ľudí, ktorých spolupráca sa vyžaduje implementovať zmenu. Ak si nemôžete dovoliť vykonať zmenu, alebo ak sú všetci vaši pracovníci zoradení vonku s príznakmi protestu, nemáte očividnú pozíciu na to, aby ste sa pohli vpred.
Čo teda môžete urobiť, aby ste položili základy pre zmenu, či už veľkú alebo malú? Hmatateľné aspekty riadenia zmien sa riešia trochu ľahšie. Ak je zrejmé, že nemáte peniaze, vybavenie ani technologickú kapacitu na to, aby ste prácu vykonali, musíte sa okamžite obrátiť na tieto veci.
Je to kultúrna a psychologická práca, ktorá si vyžaduje starostlivejšiu realizáciu. Ak sú zamestnanci alebo zákazníci odolní zmene, venujte čas tomu, aby ste pochopili prečo. Možno existuje nedorozumenie, ktoré môžete objasniť, alebo veľká chyba vo vašom pláne, ktorú ste nezohľadnili. Tím administratívnych pracovníkov by mohol bručieť o prechode zo spracovania papierových formulárov na elektronické formuláre. Namiesto toho, aby tím bol odolný voči zmenám, diskusia s nimi o ich výhradách by mohla odhaliť, že elektronický systém nemá spôsob, ako zvládnuť výnimky, čo nakoniec povedie k dezorganizácii a dvom samostatným procesom. Pochopenie perspektívy zamestnancov, ktorí by tento deň a deň používali, môže pomôcť zabezpečiť, aby táto zmena slúžila celej organizácii.
Organizácie s ľuďmi, ktorí sú otvorení zmenám a ktorí rozumejú zmene a jej výhodám pre nich, s väčšou pravdepodobnosťou uvidia, že k zmene dôjde hladko, ako tých, ktoré udržujú svojich ľudí v tme.
3. Predstavte si Creepa Scope ako svojho nepriateľského smrteľníka
Rozsah dotvarovania - keď parametre vášho projektu postupne prerastú pôvodné hranice, ktoré ste vytvorili - je častým vykoľajením projektov. A to z veľkej časti preto, že sa zdá, že často má zmysel rozšíriť svoj pôvodný rozsah. Možno sa ocitnete, ako sa vám plácl čelo v okamihu „prečo som o tom nerozmýšľal“ alebo že ste presvedčený zainteresovanou stranou, že ďalší zvonček alebo píšťalka ušetrí pracujúcim každý deň hodiny.
Spravidla sa týmto požiadavkám nezaoberám - opakujem, nie.
Pochopiteľne, niekedy sa požiadavky menia a môže byť ľahšie zmeniť hru dnes, ako sa vrátiť, keď bude všetko povedané a hotové. Tieto dodatky sa však často sčítajú a dostanú vás priamo do nešťastného vesmíru nadmerného rozpočtu a mimo plánu.
Najlepším spôsobom, ako predísť rozširovaniu rozsahu, je venovať viac času a energie požiadavkám na zhromažďovanie údajov vopred, vyčerpávajúcim rozhovorom s odborníkmi v danej oblasti a kladením správnych otázok, aby ste sa uistili, že vám nič nechýba. A v nevyhnutnom prípade dôkladne zvážte náklady a prínosy zmeny vášho rozsahu. Ak je to potrebné, uschovajte si priebežný zoznam vylepšení druhej fázy, ktoré môžete znova navštíviť, keď je pôvodný projekt mimo zem.
Toľko výsledkov, aké chcete, nájdete na časovej osi, ktorú potrebujete, aby ste mohli vysledovať, že je proaktívna. Trénujte sami, aby ste cítili problém skôr, ako k nemu dôjde, a aby ste pocítili potiahnutie rozsahu skôr, ako vám pošle červiu dieru rozptýlenia. Nebudete o všetkom premýšľať, ale predvídavosť bije spätne.
