Pravdepodobne ste už počuli radu, že každý odoslaný e-mail by mal obsahovať jasnú výzvu na akciu pre príjemcu. Dáva to zmysel - ak vôbec nič nepotrebujete, aby skutočne pracovali s týmto e-mailom, mali by ste ho skutočne posielať?
Ak sa však budete explicitne vyjadrovať o tom, čo potrebujete, môžete sa cítiť trochu kontraintuitívni. Nechceme sa javiť ako naparovačky, takže posielame správy, ktoré sú tak zdvorilé, že sú nakoniec nejasné. Príjemca sa dostal až do konca a myslel si: „Uhh, OK… A čo teraz?“
Vinný z obvinenia? Nie ste sami - preto som zostavil tieto jednoduché šablóny s výzvou na akciu, ktoré môžete skopírovať, vložiť a použiť vo svojich vlastných e-mailoch.
Niektoré výzvy k činnosti robia a nerobia
Skôr ako sa dostaneme k šablónam, popíšeme si niekoľko osvedčených postupov, ktoré by ste mali mať na pamäti pri používaní výziev na akciu vo vašich e-mailoch.
Tento prvý, ktorý ste pravdepodobne videli, sa blíži: Nebuď príliš všeobecný. Získajte konkrétne informácie o tom, čo presne od tejto inej osoby potrebujete.
Odoslanie e-mailu s priloženým 80-stranovým hlásením a všeobecnou žiadosťou, napríklad „Hej, môžete sa na to pozrieť?“ Ohromí váš príjemca - čo znamená, že pravdepodobne nedostanete odpoveď.
Namiesto toho, pýtate sa niečoho ako: „Mohli by ste sa pozrieť na stránky 18 - 24 a dajte mi vedieť, či sa do stredy vyskytnú nejaké zmeny?“ Poskytuje jasný a užitočný smer.
Ďalej do svojej výzvy na akciu zadajte konečný termín. Chápem to - to vás núti nudiť. Pravdepodobne však viete, aké dráždivé je to, keď vám niekto pošle niečo, čo nemá spoločné s tým, kedy to potrebuje. Vyjasnite si časovú os a odstráňte akýkoľvek zmätok z netopiera.
A konečne, nezabudnite povedať „ďakujem“ hneď po výzve na akciu. Áno, môžete byť priamočiaro a láskaví súčasne, a zároveň to pomôže zmierniť akékoľvek vaše vlastné nervy z toho, že ste tak vopred o tom, čo potrebujete.
Mám to? Skvelé! Prejdime k výzvam na akciu, ktoré môžete skopírovať a vložiť do bežných e-mailových scenárov.
Výzva k akcii č. 1, keď potrebujete odpoveď na otázku
Šablóna: Môžete mi dať vedieť? Na to potrebujem odpoveď. Vďaka!
Príklad: Môžete mi dať vedieť, či klient už odpovedal so spätnou väzbou? Potrebujem odpoveď do piatku, aby som túto dohodu uzavrel. Vďaka!
Výzva k akcii č. 2, keď potrebujete spätnú väzbu o niečom
Šablóna: Svoju spätnú väzbu odošlite najneskôr prostredníctvom. Ďakujem veľmi pekne!
Príklad: Svoju spätnú väzbu odošlite na snímky 10 až 20 tejto prezentácie pomocou dokumentu Google, na ktorý som v tomto e-maile odkazoval, a to najneskôr do 30. novembra. Ďakujeme veľmi pekne.
Výzva na akciu # 3, keď potrebujete potvrdiť stretnutie
Šablóna: Môžeme sa stretnúť na diskusii? Ak to pre vás funguje, dajte nám vedieť. Ďakujem!
Príklad: Môžeme sa stretnúť vo štvrtok o 10:00, aby sme prediskutovali redizajn webových stránok? Ak to pre vás bude fungovať, dajte nám vedieť do zajtra. Ďakujem!
Výzva k akcii č. 4, keď odosielate aktualizácie alebo zdroje
Šablóna: Skontrolujte prosím skôr a neváhajte a kontaktujte ma priamo s prípadnými otázkami. Ďakujem veľmi pekne!
Príklad: Prečítajte si priložený prehľad, ktorý zdôrazňuje dopravné čísla za tento mesiac pred stretnutím nášho tímu, a neváhajte sa so mnou priamo spojiť s akýmikoľvek otázkami. Ďakujem veľmi pekne!
Výzva na akciu # 5, keď potrebujete odpoveď
Šablóna: Odpovedzte na tento e-mail používateľom. Ak od vás nepočujem, budem. Vďaka!
Príklad: Odpovedzte na tento e-mail spolu s vaším RSVP do utorka. Ak od vás nepočujem, predpokladám, že ste sa nezúčastnili obeda. Vďaka!
Viem, aké čudné sa môže zdať také jasné, čo potrebujete vo svojom e-maile. Ale vážne, nepropadajte panike.
Pamätajte, že táto úroveň jasnosti príjemcovi v skutočnosti pomáha . Uložíte im kroky a pridáte prácu tým, že budete musieť vystopovať to, čo musíte urobiť. A aj keď je to príliš asertívne, sľubujem, že väčšina ľudí ocení (a možno sa dokonca poučí!) Skutočnosť, že ste takí priami a transparentní.
