Je možné mať zoznam úloh, ktorý vás povzbudí, pomôže vám uprednostniť váš deň a motivuje vás, aby ste pokračovali vpred, a to aj po nevyhnutných rozptyľovaniach alebo neúspechoch. Napriek tomu toľko ľudí, ktorí vypíšu zoznamy, sa do 18:00 nedokáže všetko skontrolovať.
A to hlavne preto, že nerobia správne zoznamy. V skutočnosti veľa ľudí obvykle zabíja svoju vlastnú produktivitu.
Ak ste vinní niektorou z nasledujúcich vecí, možno s vami hovorím.
1. Vyberiete si čas na energiu upírov
Aj keď ste túto frázu nikdy predtým nepočuli, viete, kto sú títo ľudia: Napĺňajú vašu energiu tým, že sa zameriavajú výlučne na seba a nie na dobro tímu. Váš čas a priority sa ani nezaregistrujú na svojom radare. A z nejakého dôvodu vám táto osoba neustále posiela e-maily, aby vám pomohla s niečím, častejšie ako nie, s časovo náročným problémom, ktorý skončí na vašom zozname úloh (napriek tomu, že pre vás nemá žiadny prínos).
Riešenie
Jednoduchá. Ak nejde o naliehavú záležitosť týkajúcu sa zmeny spoločnosti, môžete sa zdvorilo oddeliť jednoduchým „Teraz som v obmedzenom termíne a tento týždeň, žiaľ, nemôžem pomôcť.“ Ak osoba pretrváva, pokračujte otázkou, ktorá poukazuje prečo to nepatrí na tvoj tanier: „V súčasnosti pracujem. Ak je to naliehavé, môžem sa obrátiť na svojho manažéra a opýtať sa ho, ako by chcel, aby som určil priority. “
2. Uvádzate položky, ktoré nie sú jasné
Zjednodušene povedané, žiadna položka na vašom zozname, ktorá nemôže byť uvedená ako akcia, by tam nemala byť. Patria sem obe úlohy, ktoré sú nejasné (reakcia na projekt) alebo viacstupňové (spustenie nového riadku). Buď sa snažíte spomenúť si na projekt, na ktorý ste chceli reagovať, alebo vás ohromí pri príležitosti spustenia linky popoludní.
Riešenie
Namiesto toho použite jasné frázy pre položky vo vašom zozname, vždy použite viac detailov, ako si myslíte, že potrebujete. Pretože o 16:00 môžu byť vaše myšlienky o 9:00 vzdialenou pamäťou. A pokiaľ ide o tie väčšie veci, rozdeľte ich na menšie kroky. V skutočnosti by položka vo vašom zozname mohla byť „Koncept časovej osi pre spustenie novej produktovej rady.“ Táto časová os sa potom stáva menšou akčnou položkou, ktorú môžete do svojho zoznamu vložiť každý týždeň.
3. Načítavate svoj zoznam s príliš veľkým počtom položiek
Ak je váš zoznam idealistickejší, ako to, čo môžete realisticky dosiahnuť, pripravujete sa na neúspech a zabránite tomu, aby ste získali konečný pocit úspechu. Navyše, keď píšete príliš veľa vecí, je pravdepodobnejšie, že to bude príliš skľučujúce. Nebudete vedieť, kde začať a zvýšite pravdepodobnosť odkladania.
Riešenie
Belle Beth Cooper, autorka obsahu v spoločnosti Buffer, zdieľala s Jeffom Hadenom Inc. nasledujúce tipy, ako prepracovať zoznam úloh:
Ako zistíte, čo je najdôležitejšie? Zvyčajne sú to tie aktivity, ktoré sú merateľné, ako aj tie, ktoré sú generatívne, čo znamená, že keď sú ukončené, posúvajú celý projekt, tím alebo spoločnosť k dosiahnutiu cieľov.
4. Ste zabudnutí naplánovať prestávky
Iste, v ideálnom svete by ste mohli prísť do kancelárie o 9:00 a pracovať nonstop až do 18:00. Ale to nie je ideálny svet a vy sa budete rušiť, budete mať hlad a necháte si sedieť naštvané celé hodiny.
Riešenie
Môže ísť napríklad o prechádzku (môj osobný favorit), schmatnutie niečoho k jedlu alebo pitiu alebo navštívenie užitočnej alebo inšpiratívnej webovej stránky. Potrebujete nápady? Tento zoznam zdôrazňuje 55 užitočných a inšpiratívnych webových stránok, ktoré sú ideálne pre rýchlu pracovnú prestávku.
5. Nepripúšťate si žiadnu medzipamäť na prerušenie
Vyvinuli ste veľké úsilie, aby ste pochopili svoje priority a napísali ich. Ale potom sa budete rozptyľovať. Váš e-mail, váš spolupracovník, najnovšie správy - zoznam pokračuje. Takže napriek všetkým tvrdým prácam a farebne odlíšeným referenciám ste mimo dosahu druhej naliehavej správy, ktorá prichádza do vašej doručenej pošty.
Riešenie
Nechajte každý deň vo svojom rozvrhu niekoľko medzier, kde nič neplánujete. To vám poskytne rezervy na prácu v týchto neočakávaných chvíľach. Najhorší prípad? Nevyzerá nič naliehavé a svoj deň skončíte skoro.
Okrem toho môžete tiež čeliť mnohým prerušeniam tým, že budete aktívny: urobte svoj stav „zaneprázdnený“ na akýchkoľvek interných chatoch, nastavte telefón tak, aby prešiel priamo do hlasovej schránky, a upravte nastavenia e-mailu tak, aby vás upozornili iba vtedy, keď vás informujú konkrétne osoby, (Postupujte takto: v službách Gmail a Outlook.)
Neexistuje žiadny správny spôsob, ako zostaviť zoznam úloh, ale spôsob, akým sa priblížite k svojim, môže váš deň zmeniť alebo zlomiť. Takže bez ohľadu na to, čo používate - aplikáciu, počítač, staromódne pero a papier - vyhnite sa týmto piatim zabijakom produktivity a budete mať načas tie správne veci.
