Väčšina ľudí pripúšťa, že stretnutia sú súčasťou práce - to však neznamená, že ich baví. Ako ukazuje tento infographic, manažéri trávia 35 až 50% svojho času na schôdzach a až štyrmi hodinami týždenne práve aktualizáciou stavu. A tí istí šéfovia považujú 67% stretnutí za zlyhanie.
Pokúste sa im uniknúť, sú tiež nesmierne dôležité pre vašu kariéru. Stretnutia sú profesionálnou fázou - to je miesto, kde ostatní vidia vaše vodcovské schopnosti. Ako sa s vami stretnete, zvládnete zložité otázky a uľahčíte diskusiu, hovoríte o svojej kapacite. Ľudia používajú tento čas na hodnotenie a posudzovanie ostatných. Aj keď sedíte potichu a počúvate, posielate správu.
Bez ohľadu na dôvody, prečo zápasia so stretnutiami, zdatní odborníci vedia, že musia nájsť spôsob, ako ich využiť na získanie a rozšírenie svojej dôveryhodnosti. Namiesto toho, aby ste sa snažili uhýbať alebo vydržať, tu je päť spôsobov, ako čo najlepšie využiť každú schôdzku, v ktorej sa práve nachádzate.
1. Získajte svoj hlas včas v miestnosti
Dynamiku stretnutí určujú najrýchlejšie rečníci. Preto sa snažte v prvých piatich minútach prehovoriť, aby ste prejavili dôveru a vytvorili svoj hlas. Máte úžitok nielen z toho, že ste svoje nápady dostali vonku, zatiaľ čo všetci sú stále svieži a venovali pozornosť, vaše komentáre sa tiež pravdepodobne budú neskôr spomenúť a poskytnú vám ďalšie otvory na vypočutie.
2. Stavajte na myšlienkach iných
Dialóg na schôdzach môže ísť rýchlo a nápady sa rýchlo vyhodia. Ak iní ľudia berú body, ktoré ste chceli povedať, možno budete cítiť, že budete musieť počkať na skutočne originálnu kreatívnu myšlienku, aby ste mohli hovoriť. Ale to je vysoký bar a môže vás udržať na vedľajšej koľaji (možno počas celého stretnutia).
Namiesto toho si všimnite, čo hovoria ostatní, a hľadajte spoločné vlákna, ktoré môžu viesť konverzáciu vpred. Môže to byť také jednoduché, ako povedať: „Počul som, že traja ľudia spomínajú úpravy produktu, ako by to mohlo vyzerať?“ Alebo „Ak urobíme krok späť, jediným bodom, na ktorý sme uviazli, je časová os.“ môže byť tiež užitočným spôsobom, ako zabrániť ľuďom, aby medzi sebou hovorili a povzbudzovali ich, aby našli oblasti dohody.
3. Položte silné otázky
Jedna spoločná kritika stretnutí je, že majú príliš veľa rozprávania a nedostatočného počúvania. Ak sa ľudia príliš zameriavajú na to, ako sa zbaviť myšlienky, môžete sa od seba odlíšiť tým, že povzbudíte skupinu, aby si navzájom počúvali. Toto je úloha, ktorá sa málokedy hrá, ale je potrebná a oceňovaná - prejavuje dôveru, aby sa všetci pozastavili a premýšľali.
Jedným jednoduchým spôsobom, ako to dosiahnuť, je klásť silné otázky. Sú to otázky „ako“ a „čo“ a nie otázky „prečo“. Pretože neprinášajú ľudí na defenzívne, ani sa neponáhľajú do skutočných nálezov, povzbudzujú ľudí, aby sa otvorili a rozmýšľali expanzívne.
Môžete sa napríklad opýtať:
- Čo je najdôležitejším aspektom tohto rozhodnutia?
- Ako budeme merať úspech tohto?
- Čo sa na tomto návrhu líši od toho, čo sme vyskúšali predtým?
- Aké témy sa objavujú?
4. Buďte pripravení (ale zostaňte flexibilní)
Ak sa pripravujete na stretnutia, okamžite vstúpite z pozície sily. To by mohlo znamenať prečítanie programu, vykonanie predbežného výskumu alebo vopred prísť s nápadmi.
Väčšina z nás vie, že ak si chceme vybudovať dôveryhodnosť, mať vopred naše myšlienky spolu nám pomôže ukázať sa s dôverou. Musíme však tiež zohľadniť variabilitu stretnutí. Počas celej našej prípravy je väčšia pravdepodobnosť, že veci sa nezmenia presne tak, ako sa plánovalo, s toľkými zúčastnenými ľuďmi a faktormi (vyčerpanie času, technológia nefunguje, kľúčoví hráči sa nezobrazujú).
Mali by ste sa teda pripraviť na stretnutie a pripraviť sa na flexibilitu.
Napríklad, ak máte naplánovaných 15 minút na prezentáciu, pripravte úplnú aj skomprimovanú prezentáciu pre prípad, že sa váš čas stlačí. Ak vykonávate prieskum na pozadí témy stretnutia, skúmajte aj tangenciálne témy, ktoré môžu vzniknúť. Ak sa téma, ktorú chcete osloviť, dostane pod stôl, opýtajte sa, či môžete osloviť účastníkov samostatne a diskutovať o nich ďalej.
Pripravenosť ukazuje vaše strategické myslenie a flexibilita ukazuje, že ste na nohách rýchlo - obidva kľúčové atribúty veľkého lídra.
5. Zdôraznite ďalšie kroky
V mojej koučovacej práci, zďaleka najväčšou sťažnosťou, ktorú počujem o stretnutiach, je to, že sa od nich nič nestane. Iste, každý vie, že by sa mal skončiť rozdávaním zodpovedností, ale len málokto to robí. Pretože chceme, aby bol náš čas na schôdzku skutočne užitočný, je užitočné, keď niekto prevezme iniciatívu a požiada o ďalšie kroky a priradenia pred ukončením.
Ak stretnutie organizujete, je to jednoduché. Ak ste iba účastníkom, môže to byť zložitejšie.
Nenechajte sa tým zastaviť. Ukazuje vedenie štátu: „Nie som si istý, aké budú ďalšie kroky pre každého z nás; bolo by užitočné to objasniť skôr, ako skončíme. “Môžete dokonca ponúknuť sledovanie ďalších krokov pre skupinu, ak je to vhodné, čo vám dáva ďalšiu rečnícku príležitosť na nasledujúcu schôdzu.
Aj keď sa už nikdy nemusíte tešiť na nadchádzajúce stretnutie, keď ich využijete ako príležitosť stretnúť sa viac ako vodca, začnú sa cítiť hodnotnejšie (a produktívnejšie).
