Inokedy som poslal e-mailom kolegovi pár otázok a dostal som odpoveď: „Som skôr osoba v telefóne - môžete mi o tom zavolať?“
Musím povedať, že som bol trochu šokovaný.
Často sa nestretávate s niekým, kto uprednostňuje zdvihnutie telefónu na účely podnikania. Pri výbere by som si myslel, že väčšina zamestnancov na typickom pracovisku si každý deň vyberie e-mail prostredníctvom telefonického hovoru. A to dáva zmysel: E-mail je rýchly, efektívny a nemá šancu na nepríjemné ticho alebo rušivý hluk v pozadí.
Ale aj napriek drvivej preferencii e-mailu existuje niekoľko situácií, ktoré fungujú lepšie, keď zdvihnete telefón.
1. Je to naliehavé
Asi 60% ľudí čaká dva celé dni na odpoveď na e-mail súvisiaci s prácou. Ak teda pošlete e-mail, ktorý potrebuje odpoveď ASAP - aj s predmetom, ktorý obsahuje „Naliehavé!“ - je tu veľká šanca, že po dobu nasledujúcich 48 hodín budete musieť znova a znova obnovovať svoju doručenú poštu, aby ste prekrížili prsty odpoveď.
Na druhej strane, telefonovanie o kritickej záležitosti vám môže pomôcť vyjadriť pocit naliehavosti, uistiť sa, že druhá osoba presne vie, čo musí urobiť, a odpovedať na všetky otázky bez toho, aby sa uchyľovala k nekonečnému e-mailovému reťazcu., Pred zavesením si môžete byť istí, že každý je na tej istej stránke a chápe, čo je potrebné urobiť, aby sa problém vyriešil.
2. Nedostávate odpoveď
Možno ste poslali e-mailom žiadosť, ktorá nie je úplne naliehavá, ale v určitom okamihu potrebujete odpoveď - a po niekoľkých dňoch ticha začínate byť mravenci.
Existuje iba toľkokrát, koľkokrát môžete naliehať na žiadosť spolu s ďalším e-mailom, ktorý hovorí: „Hej, chcel som sa na to len pokúsiť - mali ste možnosť sa na ňu pozrieť?“
Ak po pôvodnom e-maile a po jednej následnej správe nedostanete odpoveď, predvolene je to pre telefonický hovor. Budete mať oveľa lepšiu šancu na okamžitú reakciu - alebo aspoň na radar svojho spolupracovníka ako na problém, ktorý si vyžaduje jeho pozornosť.
3. Trvá to viac ako pár viet
V určitom okamihu ste pravdepodobne dostali román e-mailu, ktorý vám zabral 20 minút na prečítanie - a napriek tomu vám na konci ostali otázky. Nevystavujte ostatným tomuto mučeniu.
Ak čokoľvek, čo potrebujete vyjadriť, trvá viac ako pár odsekov - povedzme, vysvetľujete nuansy úlohy alebo objasňujete proces oddelenia niekomu z iného tímu - je často efektívnejšie zdvihnúť telefón. To umožní druhej osobe klásť otázky a podľa tónu jej hlasu, v čase, keď zavesíte, môžete si byť istí, že jej úplne rozumie.
4. Máte záujem o spätnú väzbu
Možno máte vynikajúci nápad na produkt alebo ihrisko na predaj a chcete vidieť, čo si váš kolega myslí, než začnete.
E-mailom môžete dostať odpoveď, napríklad „OK. To znie dobre. “Aj keď je táto odpoveď pozitívna, nevyvoláva žiadne obavy ani nevyvoláva žiadne ďalšie návrhy. Stručne povedané, nejde o veľmi užitočnú spätnú väzbu.
Telefonický hovor, ktorý, prirodzene, žiada o viac ako rýchlu, nekomitantnú odpoveď, vám umožní počuť hlas vášho spolupracovníka, ponoriť sa hlbšie do nuansov vášho nápadu, riešiť akékoľvek otázky, ktoré má váš kolega, a, celkovo získajte viac premyslenej a úprimnej spätnej väzby.
5. Chcete si vybudovať vzťah
E-mail je vynikajúci na rýchlu a efektívnu komunikáciu. Niekedy však potrebujete osobnejší prístup - napríklad keď sa obraciate na nového vzdialeného kolegu alebo firemného klienta.
Iste, môžete napísať dokonale pekný úvodný e-mail. Telefónny hovor vám však môže pomôcť vyjadriť teplo a úprimnosť, ktorú e-mail nemôže - a ktorý vám nemôže pomôcť vybudovať skutočný vzťah s osobou na druhej strane, namiesto toho, aby ste sa stali ďalším e-mailovým kontaktom v adresári.,
6. Nechcete mať záznam o konverzácii
Lepšie alebo horšie je, že e-maily sú navždy uchované niekde inde, pripravené na zaslanie ponuky alebo naposlanie ďalej.
Takže, ak potrebujete diskutovať o dôverných alebo citlivých informáciách, ktoré ešte nepatria písomne - napríklad povesti o fúzii spoločnosti alebo o prijatí spolupracovníka konkurenčnou spoločnosťou - je najlepší telefonický hovor.
Platí to aj pre neformálne rozhovory, ktoré by ste radšej nechali v súkromí, napríklad keď potrebujete pomoc od spolupracovníka pri vybavovaní žiadosti na poslednú chvíľu a chcete vysvetliť okolnosti situácie - napríklad: „Nerád vás žiadam. o láskavosť o 16:45, ale môj manažér hodil loptu na návrh Smitha a dnes večer ju musíme vytiahnuť. “
Môže to byť pravda a určite to pomôže vysvetliť kontext žiadosti, ale nie je to niečo, čo by sa malo dostať späť k vášmu správcovi prostredníctvom preposielaného e-mailového reťazca. Na telefóne môžete byť úprimní bez toho, že by ste museli meniť svoje slová na nesprávne miesto (dobre, pokiaľ zavriete dvere kancelárie).
Aaron Kwittken, generálny riaditeľ a riadiaci partner spoločnosti Kwittken, to môže zhrnúť najlepšie: „Všetko, čo musíte o tom premýšľať dvakrát, všetko, o čom si myslíte, že by mohlo byť citlivé, čokoľvek, čo si myslíte, že si vyžaduje vaše vzťahové zručnosti … by ste si absolútne mali vziať telefón.“
