Ak ste rovnako ako mnoho 9 až 5, pravdepodobne trávite väčšinu dňa posielaním e-mailov - a zvyšok ich sledujete.
Ak by ste jednoducho mohli dostať odpoveď na svoju otázku alebo získať takúto spätnú väzbu k svojej správe nejakým včasným spôsobom, mohli by ste buldozovať cez zoznam úloh a zavolať ho deň pred stretnutím. Namiesto toho je váš nezodpovedaný e-mail pochovaný v preplnenej doručenej pošte správcu a vo svojej schránke zostávate zúfalí, vážne zvažujete signál SOS. Čo robíš?
Predtým, ako kliknete na odkaz „odoslať“ na iný e-mail s prihlásením, zmeňte riadok predmetu na všetky limity a začnite sa zaoberať týmto milovaným červeným výkričníkom, pomocou týchto tipov ho hneď po prvýkrát získate správne.
1. Nech je to Snappy
Túto radu ste počuli, pokiaľ ide o všetky formy komunikácie, ale pre vašu e-mailovú správu je dôležité najmä to, aby ste svoju správu dostali rýchlo. Dlhé bloky textu vyzerajú náročné na čítanie, najmä pre manažérov, ktorí sú neustále zaplavovaní správami. Ak je správa príliš dlhá, riskuje to, že ju odsunú nabok a znova ju navštívi, keď bude k dispozícii viac času (čo v mnohých prípadoch nikdy nie je).
Premýšľajte krátko, úprimne a presne. Použite guľky alebo zoznamy, kde môžete. Udržujte svoje odseky po štyroch až piatich riadkoch, aby sa dali ľahko presúvať - v poli správy by ste mali vidieť veľa medzery. A ak je to príliš ťažké, môže to byť znamenie, že sa snažíte pokryť príliš veľa tém v jednom e-maile. Pri každom e-maile nalepte na jednu tému a ostatné odošlite v samostatnej obálke.
2. Zamerajte sa na všetky potenciálne otázky a žiadosti
Zároveň by ste chceli byť vo svojom e-maile dostatočne dôkladní, aby nemáte k dispozícii žiadny priestor na nesprávny výklad alebo že váš príjemca nemusí požadovať ďalšie informácie. (Posledná vec, ktorú chcete, je konečne dostať túto odpoveď - a namiesto prijatia rozhodnutia dostanete otázku!)
Predvídajte teda otázky, ktoré by ste mohli dostať vopred, a odpovedzte na ne. Ak napríklad potrebujete, aby si šéf vybral miesto konania nadchádzajúcej udalosti, poskytol odkazy na webové stránky reštaurácií alebo hotelov, priložil fotografie priestorov, o ktorých viete, že ich chce zobraziť, a do možností zahrnul porovnanie nákladov.,
Pamätajte si, že čím viac práce urobíte pre pôvodný e-mail, tým menej práce budete musieť v nadväznosti na ňu urobiť.
3. Získajte konkrétne v riadku Predmet
Napíšte podrobné riadky predmetu, aby príjemca mal jasné informácie o probléme a výzve na akciu v tele e-mailu. Vynechajte nejasné frázy ako „Otázky pre vás“ a „Skvelý nápad na stretnutie“ a namiesto toho použite niečo ako: „Potrebná spätná väzba: body programu na stretnutie rozpočtu Q1.“
Táto stratégia vám tiež pomôže ľahko vyhľadať správu v doručenej pošte, ak by jej príjemca zavolal na diskusiu, a nie na písanie späť e-mailom.
4. Zvýraznite akčné položky
Ak narazíte na viac ako jeden bod alebo vo svojom e-maile kladiete viac ako jednu otázku, uistite sa, že tieto položky vynikajú od zvyšku rozprávania tak, že ich napíšete tučným písmom, zvýrazníte ich alebo ich usporiadate do zoznamu s odrážkami. Kontrast prirodzene priťahuje oko príjemcu k mäsu správy (kusu, ktorý si nemôžete dovoliť nechať ujsť!) A je perfektným sprievodcom pre skimmerov, ktorí zrýchľujú prostredníctvom e-mailu.
5. Olovo s počtom potrieb
Aké frustrujúce je to, keď ste v e-maile uviedli niekoľko možností, z ktorých si príjemca môže vybrať, len aby dostal odpoveď, ktorá hovorí: „Znie to dobre!“? Aby ste tomu zabránili, uistite sa, že vaše ciele sú jasné už od začiatku. V prípade e-mailov, ktoré obsahujú viac ako jednu otázku, zaznamenajte v prvom riadku správy počet otázok, aby príjemca presne vedel, koľko hľadať a adresu hľadať. Ak počas správy posypete otázky, riskujete, že si príjemca prezrie príslušné informácie.
6. Vedieť, kedy vyzdvihnúť telefón
Ak sa domnievate, že téma bude vyžadovať (alebo vyžaduje) viac e-mailov bez konca, okamžite e-mailovú diskusiu preskočte alebo zastavte. Niektoré firmy sa najlepšie riešia telefonicky alebo osobne, najmä ak sú logistika alebo vzťahy komplexné. Vaša ochota vyjsť zozadu za e-mailovú oponu je v týchto prípadoch nielen najúčinnejšia, ale tiež prejavuje asertivitu a iniciatívu.
Želáme si a dúfame, že vám vaše správy neotvoria, ale uplatnenie týchto tipov bude. A ak dokážete, aby vaše e-maily vynikali a prestali točiť vaše kolesá pri následných prácach, len si premyslite - môžete mať v skutočnosti ešte viac času na svojich rukách.
