Či už pracujete pre malé spustenie, veľkú spoločnosť alebo čokoľvek medzi tým, dobrá komunikácia a pravidelné zdieľanie informácií sú nevyhnutné pre úspech. Stretnutia sú rovnako staré ako samotné podnikanie a majú byť cenným spôsobom, ako zaistiť, aby každý usilovne pracoval na rovnakej severnej hviezde.
A napriek tomu ich väčšina z nás nenávidí. Ako pravdepodobne viete až príliš dobre, stretnutia sú často kontraproduktívne a zaberajú oveľa viac času, než sú hodné. Nie je o nič horšie, ako opustiť miestnosť a premýšľať o tom, čo ste práve strávili hodinu, najmä v deň plný zácpy.
Ale musia to tak byť? Nie. Ak chcete čo najlepšie využiť akékoľvek stretnutie, ktoré naplánujete alebo sa zúčastníte, musíte sa vedome vyhnúť najťažším časovým saniam. Potrebujem pomôcť? Zostavili sme zoznam trikov, ktoré môžete použiť na kratšie a produktívnejšie stretnutia, ktoré budú s väčšou pravdepodobnosťou vynikajúcim spôsobom využívať čas každého.
1. Vyhoďte technické problémy
Sekundy strávené na technických poruchách sa môžu rýchlo pretaviť do niekoľkých minút alebo, horšie, do polovice stretnutia. Toto je obzvlášť bežné, pokiaľ ide o komunikáciu s ľuďmi, ktorí nie sú fyzicky prítomní. Keďže poslednou vecou, ktorú niekto chce, je sedieť si pri pokuse prinútiť prenosný počítač pripojiť k projektoru alebo počúvať 10 minút „počuješ ma teraz?“ Od niekoho, kto sa na diaľku pripája, nech si je vybavený správnymi nástrojmi všetko beží hladko.
Okrem technológie zdieľania obrazovky a projekcie pre každého na mieste je nevyhnutný spoľahlivý softvér, ktorý vás spojí so vzdialenými spoluhráčmi. Bezplatná verzia programu Skype Meetings je skvelým riešením, pretože ktokoľvek sa môže rýchlo pripojiť k prispôsobenej (a ľahko zapamätateľnej) adrese URL z ľubovoľného zariadenia - bez toho, aby musel tráviť čas registráciou účtu alebo vytočením číselných čísel.
2. Plánujte kratšie stretnutia
Tradičné hodinové stretnutie sa môže ťahať za to, čo vyzerá navždy, s malým tlakom zabaliť veci a ísť ďalej. Takže plánovanie kratšieho stretnutia môže urobiť zázraky z hľadiska efektívnosti - jednoducho nie je čas strácať!
Pri zostavovaní schôdzky sa vyzvite, aby ste boli skutočne úprimní v tom, ako dlho to bude trvať - a možno naplánujte trochu kratší čas, ako si myslíte, že potrebujete. Pamätajte, že dĺžka stretnutí nemusí byť vždy v 30-minútovom prírastku a že holenie iba päť alebo 10 minút, ktoré nepotrebujete, môže rýchlo narastať.
Pro tip: Zvážte nastavenie časovača na vašom počítači, ktorý môžu vidieť všetci počas schôdzky - sledovanie času odškrtnutia vám pomôže udržať si prehľad.
3. Nastavte konkrétny program a držte sa ho
Vytvorenie programu sa môže javiť ako zastaralý postup, ale v skutočnosti je to jeden z najužitočnejších spôsobov, ako rýchlo udržať stretnutie vpred. Zamyslite sa nad tým: Ak pošlete pozvánku na diskusiu o „produktových ponukách“ bez akýchkoľvek iných súvislostí, každý môže prísť na stretnutie s rôznymi predstavami o tom, čo bude pokryté, a stratíte čas tým, že sa dostanete na tú istú stránku.
Namiesto toho pošlite program deň alebo dva vopred a buďte čo najkonkrétnejší. Vyskúšajte nasledujúci jednoduchý formát pre každú tému, ktorú potrebujete prediskutovať:
- Konkrétna téma
- Čo je potrebné pripraviť pred stretnutím
- Aké aktualizácie budú poskytnuté počas stretnutia
- Aké otázky je potrebné zodpovedať počas stretnutia
Obzvlášť dôležité je nastaviť pre každú tému množstvo času - vďaka tomu budete mať čestné informácie o tom, čo sa môže na stretnutí realisticky zmestiť, a získate tak voľnú ruku, aby ste mohli ľudí posunúť vpred, keď je čas na ďalšiu položku programu.
4. Ukáž, nehovor
Obrázok hovorí o 1 000 slovách - a to platí aj pre stretnutia! Obrázky, grafy a grafy vám často môžu pomôcť jasne komunikovať, namiesto toho, aby hovorili ku každému bodu - nehovoriac o šetrení každého času.
Keď sa teda pripravujete, premýšľajte o vizuáloch, ktoré vám uľahčia komunikáciu s vašimi myšlienkami. Prečo tráviť čas vysvetľovaním aktualizácie produktu, keď ste ju mohli demonštrovať naživo? Prečo sa pokúsiť prísť so slovami a podeliť sa o zložitý nápad, keď to dokáže diagram za pár sekúnd?
Ak ste v izbe so všetkými vašimi kolegami, nebojte sa vstúpiť a použiť tabuľu alebo otočiť počítač, aby ste ukázali, na čom pracujete. Ak sa stretávate so vzdialenými ľuďmi, môže to byť zložitejšie, ale produkty ako bezplatné stretnutia Skype Meetings často ponúkajú množstvo nástrojov na spoluprácu, vďaka ktorým je zdieľanie vizuálnych myšlienok a zistení na obrazovke hračkou. Napríklad bezplatný program na odovzdávanie PowerPoint v aplikácii Skype Meetings (s interaktívnymi nástrojmi, ako je napríklad virtuálny laserový ukazovateľ) alebo funkcia na zdieľanie obrazovky vám umožní ľuďom prostredníctvom vizuálov, ktoré ste si vopred pripravili, a nástroj virtuálnej tabule umožňuje vašim kolegom načrtnúť nápady v reálnom čase.
5. Vedieť, ako nechať každého vážiť
Áno, stretnutie by sa malo týkať iba spolupráce, ale keď sa každý snaží hovoriť svojím dielom, konverzácia sa môže rýchlo predĺžiť, ako všetci zamýšľali. Skúste teda hľadať kreatívne spôsoby, ktoré by mali zvážiť všetci, a to bez toho, aby ste museli venovať čas stretnutia.
Napríklad prieskumy verejnej mienky alebo rýchla ukážka rúk sú užitočnými spôsobmi, ako sa vyhnúť príliš veľkému množstvu názorov alebo diskusii, ktorá sa rýchlo premení na každého, kto sa navzájom rozpráva, keď sa snaží dosiahnuť rýchly konsenzus - frustrujúcu stratu času. Ak organizujete virtuálne stretnutie, môžete použiť integrovanú funkciu okamžitých správ, ako je napríklad bezplatná produktová ponuka Skype Meetings, na základe ktorej môžu ľudia na konci roka odosielať otázky, na ktoré majú odpovedať, alebo umožniť ľuďom, aby sa vyjadrili k urgentným myšlienkam a nadviazali na ne po stretnutí.
6. Vystrihnite stretnutia, na ktoré skutočne nepotrebujete
Aj keď sa vám môže zdať, že sa potrebujete zúčastniť na všetkých stretnutiach, na ktoré ste pozvaní, je v poriadku odhlásiť sa z schôdzky, o ktorej viete, že nebude správne využívať váš čas. Ak sa neprihlásite alebo ak to úzko nesúvisí s niečím, na čom pracujete, potom by bolo najlepšie dohnať kľúčové body.
Pamätajte, že dobrý zamestnanec a silný spoluhráč vie, ako určovať priority a byť produktívny. Vaše rozhodnutia a výstupy ovplyvňujú každého, takže si pripomeňte, že spôsob, akým využívate svoj čas, má vplyv aj na váš tím.
Nie ste si istí, ako sa láskavo odhlásiť? Hovorte priamo s organizátorom a oznámte mu, že aj keď oceníte, že ste v slučke, ste v skvelej drážke s tým, na čom pracujete, a radšej by ste to neskôr dohnali. Ak je váš organizátor vaším šéfom, nezabudnite uviesť poznámku o vašom postupe a konkrétnom pláne, ako napredovať, napríklad: „Som nadšený z dnešnej diskusie, ale stále sťahujem čísla pre projekt Blue. Nevadilo by vám, keby som si hlavu sklopil a neskôr som si všimol poznámok? “
Stretnutia môžu byť skutočne najlepším časom stráveným vo vašom dni, pokiaľ sú premyslene naplánované a majstrovsky spustené. Tieto triky by vám mali pomôcť dostať sa tam!
