Väčšina spoločností je oboznámená s tým, čo sa dá robiť v aplikácii Microsoft Word a Excel, ale pochopenie toho, čo dokáže Microsoft Access urobiť, je trochu ťažšie pochopiť. Myšlienka tvorby databáz a snaha o ich udržanie sa zdá byť zbytočným využívaním zdrojov; v prípade malých podnikov však tento program môže priniesť niekoľko výrazných výhod, najmä pokiaľ ide o riadenie rastu a organizácie. Poskytuje oveľa robustnejšiu cestu pre malé spoločnosti na sledovanie údajov a projektov ako Excel alebo Word.
Prístup môže trvať dlhší čas na učenie než bežnejšie používané aplikácie spoločnosti Microsoft, ale má aj najväčšiu pridanú hodnotu pre sledovanie projektov, rozpočtov a rast. Všetky údaje potrebné na spustenie malého podniku na porovnanie a analýzy sú zachované v jednom programe, čo uľahčuje spustenie prehľadov a grafov ako vo väčšine ostatných programov. Spoločnosť Microsoft ponúka množstvo šablón na zjednodušenie procesu učenia a používatelia môžu šablóny prispôsobiť tak, ako idú. Pochopenie základov programu Microsoft Access môže pomôcť malým podnikom vidieť ich plnú hodnotu vo svojich každodenných činnostiach.
Bonus: Ak už používate tabuľku, ľahko môžete previesť tabuľku programu Excel na databázu programu Access.
Údržba informácií o zákazníkoch
Databáza Microsoft Access umožňuje podnikom sledovať všetky potrebné informácie pre každého klienta alebo zákazníka vrátane adries, informácií o objednávke, faktúr a platieb. Pokiaľ je databáza uložená v sieti, kde ju môžu všetci zamestnanci pristupovať a aktualizovať, informácie môžu zostať aktuálne. Keďže informácie o klientoch sú pre každú malú firmu rozhodujúce, databáza môže (a mala by) byť zabezpečená. Pridanie formulárov do databázy pomáha malým podnikom zabezpečiť, aby zamestnanci dôsledne vkladali údaje.
Keďže sa používatelia oboznámia s programom, môžu sa pridávať zložitejšie komponenty, napríklad mapovanie na adresy klientov. To umožňuje zamestnancom overovať adresy pre nových zákazníkov alebo plánovať cesty pre dodávky. Umožňuje podnikom vytvárať faktúry, posielať e-maily a pravidelnú poštu a sledovať, kedy a ako boli zaplatené faktúry. Aktualizácia a ukladanie údajov zákazníkov v aplikácii Access je spoľahlivejšia ako tabuľkový procesor alebo dokument programu Word a zjednodušuje správu týchto informácií.
Sledovanie finančných údajov
Mnoho firiem nakupuje softvér špeciálne pre sledovanie financií, ale pre malý podnik, môže byť prehnaný; navyše má tendenciu vytvárať ďalšie práce. Faktúry môžu byť nielen vytvárané a sledované v databáze Access, ale môžu sa zaznamenať aj všetky obchodné náklady a transakcie. V prípade spoločností, ktoré majú úplnú sadu Microsoft Office vrátane aplikácií Outlook a Access, môžu byť pripomienky k platbám v programe Outlook prepojené s databázou. Keď sa objaví upozornenie, môžu používatelia vykonať potrebné platby, zadávať údaje v aplikácii Access a potom zatvoriť pripomenutie.
Možno bude potrebné nakupovať sofistikovanejší softvér vďaka rastúcemu podnikaniu a tieto podniky majú výhodu, ak sú všetky ich finančné údaje uložené v aplikácii Access. Mnoho ďalších programov môže prispôsobiť údaje exportované z aplikácie Access, čo uľahčuje migráciu informácií v čase, keď príde čas.
Správa marketingu a predaja
Jedným z najmenej používaných, ale najsilnejších spôsobov použitia prístupu je sledovanie marketingových a predajných informácií. Vďaka existujúcim informáciám o klientoch, ktoré sú už uložené v databáze, je ľahké posielať e-maily, letáky, kupóny a bežnú poštu tým, ktorí môžu mať záujem o predaj alebo špeciálne ponuky. Malé podniky potom môžu sledovať, koľko ich existujúcich klientov reaguje na nasledujúce marketingové kampane.
Pre nových zákazníkov je možné vytvoriť a monitorovať celé kampane z jedného miesta. To uľahčuje zamestnancom, aby zistili, čo už bolo ukončené, čo ešte treba urobiť a aké následné kroky sú potrebné.
Sledovanie výroby a zásob
Podobne ako pri sledovaní klienta je sledovanie údajov o inventári, zdrojoch a zásobách rozhodujúce pre každú firmu. Prístup umožňuje ľahké zadávanie údajov o zásielkach do skladov a vedieť, kedy je čas objednať viac konkrétneho produktu. Toto je obzvlášť dôležité pre výrobcov, ktorí vyžadujú niekoľko rôznych zdrojov na dokončenie výrobku, ako sú časti letúna alebo farmaceutické prísady.
Dokonca aj odvetvia služieb musia udržiavať zásoby a mať všetky tieto informácie na jednom mieste uľahčuje zistiť, ktorý počítač je priradený ku ktorému zamestnancovi alebo určiť, kedy sa kancelárska technika musí modernizovať. Či už ide o sledovanie vozidiel, mobilných zariadení, sériových čísel, registračných informácií, denníkov používateľov alebo životnosti hardvéru, môžu malé podniky v aplikácii Access ľahšie sledovať svoj hardvér.
Okrem hardvéru je potrebné, aby podniky mohli sledovať softvér. Od registrácie a počtu počítačov, ktoré môžu používať softvér na informácie o verzii a používateľa, musia byť firmy schopné rýchlo a presne vytiahnuť informácie o svojich súčasných konfiguráciách.
Bežné správy a analýzy
Možno najsilnejším aspektom prístupu je schopnosť používateľa vytvárať prehľady a grafy zo všetkých dát. Schopnosť zhromaždiť všetko, čo je uložené v rôznych databázach, je to, čo z Microsoftu vytvára zdroj pre malé podniky. Používateľ môže rýchlo vygenerovať prehľad, ktorý porovnáva náklady na zdroje s aktuálnymi cenami, vytvorí graf, ktorý ilustruje, koľko je na sklade pre nadchádzajúcu marketingovú kampaň, alebo vykonajte analýzu, ktorá identifikuje klientov, ktorí majú za sebou platby.S trochou ďalších vedomostí o dopytoch môžu malé firmy prevziať kontrolu nad tým, ako zobrazujú údaje.
Ešte dôležitejšie je, že Microsoft Access môže byť viazaný na iné produkty spoločnosti Microsoft. Malé podniky môžu prehľadávať prehľad, vyhľadávať údaje klienta a generovať faktúry v programe Word. Hromadná korešpondencia môže vytvoriť písmená pravidelnej pošty, kým používateľ súčasne generuje e-mail v programe Outlook. Údaje je možné exportovať do programu Excel pre podrobnejší pohľad na detaily a odtiaľ ich poslať do aplikácie PowerPoint na prezentáciu. Integrácia so všetkými ostatnými produktmi spoločnosti Microsoft je snáď najlepším dôvodom na používanie aplikácie Access na centralizáciu všetkých informácií o firme.
