Akékoľvek údaje, ktoré máte, a tabuľkový procesor, ako napríklad Excel, je skvelé miesto na uloženie. Program Excel má vstavané nástroje, ktoré vám pomôžu sledovať údaje a vyhľadávať konkrétne informácie, keď ich chcete. So stovkami stĺpcov a tisíckami riadkov tabuľka programu Excel môže obsahovať obrovské množstvo údajov.
Aplikácia Excel je tiež jednoduchšia na použitie ako plnohodnotný databázový program, ako je napríklad Microsoft Access. Údaje sa dajú ľahko zadať do tabuľky a pomocou niekoľkých kliknutí myšou môžete triediť údaje a nájsť to, čo chcete.
Zadávanie údajov do tabuliek programu Excel
Základný formát pre ukladanie údajov v programe Excel je tabuľka. V tabuľke sa údaje zadávajú v riadkoch. Každý riadok je známy ako záznam. Po vytvorení tabuľky sa dá nástroj na vyhľadávanie Excel použiť na vyhľadávanie, triedenie a filtrovanie záznamov na vyhľadanie konkrétnych informácií.
Zadanie údajov tabuľky
Prvým krokom pri vytváraní tabuľky je zadanie údajov. Pri takomto vykonávaní je dôležité zabezpečiť správne zadanie. Napríklad, pri vytváraní tabuľky nezostávajte žiadne prázdne bunky, takáto akcia môže v budúcnosti spôsobiť problémy.
Chyby údajov spôsobené nesprávnym zadaním údajov sú zdrojom mnohých problémov týkajúcich sa správy údajov. Ak sú údaje správne zadané na začiatku, program pravdepodobne vráti požadované výsledky späť.
Riadky a stĺpce programu Excel
Riadky v tabuľke
Ako bolo uvedené vyššie, rady údajov sú známe ako záznamy. Pri zadávaní záznamov dodržujte tieto pokyny:
- Nepoužívajte žiadne prázdne riadky v vytvorenej tabuľke ani medzi hlavičkami a prvým riadkom údajov.
- Záznam môže obsahovať údaje iba o jednej konkrétnej položke.
- Záznam musí obsahovať aj VŠETKY údaje v zozname o danej položke. Nie je možné získať informácie o položke vo viac ako jednom riadku.
- Ak chcete vytvoriť zoznam, tabuľka údajov musí obsahovať aspoň dve záznamy údajov.
Stĺpce v tabuľke
Zatiaľ čo riadky v tabuľke sú označované ako záznamy, stĺpce sú známe ako poľa, Každý stĺpec potrebuje nadpis na identifikáciu údajov, ktoré obsahuje; tieto názvy sa nazývajú názvy polí.
- Názvy polí sa používajú na zabezpečenie toho, aby sa údaje pre každý záznam vložili v rovnakom poradí.
- Uistite sa, že všetky údaje v stĺpci sú zadané pomocou rovnakého formátu. Ak začnete zadávať číslice ako číslice (napríklad 10 alebo 20), držte ich. Nezmeníte časť a začnite zadávať čísla ako slová (napríklad desať alebo dvadsať). Byť dôsledný.
- Nechajte prázdne stĺpce v tabuľke.
- Ak chcete vytvoriť zoznam, tabuľka musí mať aspoň dva stĺpce.
Vytváranie zoznamu v programe Excel
Použitie možnosti filtrov
Po správnom zadaní údajov do a stôl s riadnymi hlavičkami, môže byť premenený na zoznam pomocou filter voľba.
- vybrať každá bunka v tabuľke.
- zvoliť Domov> Zoradiť & Filter> Filter z karty Domov.
- V tabuľke budú teraz u každej hlavičky zobrazené malé šípky.
Správa vašich zoznamov údajov
- Vedľa každého názvu poľa budú zobrazené šípky smerujúce nadol, ktoré pri rozbalení otvoria rozbaľovacie ponuky.
- Rozbaľovacie ponuky obsahujú možnosti triedenia zoznamu ľubovoľnými názvami polí a vyhľadávania v zozname záznamov, ktoré zodpovedajú určitým kritériám.
