Podávanie správ o výdajoch sa radí hneď tam s koreňovými kanálikmi na mojej zábavnej stupnici. Napriek tomu, že mi moja spoločnosť oprávnene dlží veľa peňazí, takmer vždy sa bojím, že musím tieto správy podať.
Pravdepodobne to má korene v mojej prvej práci mimo školy, keď som požiadal svojho šéfa o radu, aké výdavky sú vhodné na nadchádzajúcu pracovnú cestu. Jednoducho povedala: „Použite svoj najlepší úsudok.“
Um, vďaka. Keďže som nikdy nebol na služobnej ceste, mal som pocit, že môj najlepší úsudok sa pravdepodobne líšil od jej.
Ale myslím si, že to bol zmysel. Keď som sa stal manažérom a moji zamestnanci mi položili rovnakú otázku, zistil som, že dávam rovnakú vágnu odpoveď. Chcel som otestovať svojich zamestnancov, aby zistili, ako sa správajú samy bez dozoru - ak by šli jednu noc do divočiny a vyhodili do vzduchu stovky dolárov na chlast, mohol by som spochybniť ich rozhodovacie schopnosti (a áno, možno by som ich tiež odovzdal za povýšenie namiesto osoby, ktorá túto výzvu zvládla rozumne).
Morálka príbehu? Keď váš šéf hovorí: „Použite svoj najlepší úsudok“, keď trávite spoločnosť desetník, myslí si to. Ako zvládate svoje výdavky, sa o vás ako zamestnancovi veľa hovorí a môže to ovplyvniť aj reputáciu vášho šéfa.
Našťastie som v priebehu rokov vyvinul niekoľko trikov - a tieto prídu vhod, aby som si udržal kontrolu, keď budem hrabať účtenky.
Sleduj a uč sa
Najlepším spôsobom, ako zistiť, koľko by ste mali minúť, je pozerať sa na svojich skúsenejších kolegov. Šanca je, že budete jesť, piť a zostať na rovnakých miestach, takže budete mať veľa šancí stáť a uvidíte, čo robia ako prvé.
Tu je príklad: Keď sa vy a vaši kolegovia vydáte na večeru, nechajte si, aby si objednala najskôr všetci ostatní, a venujte pozornosť nákladom na objednávku každej osoby. Keď ste na rade, uistite sa, že váš výber je najlacnejší alebo v rovnakom rozsahu ako objednávky s nižšou cenou v skupine. Nie, len preto, že váš šéf objednáva filé mignon, nemusí nevyhnutne znamenať, že by ste sa mali riadiť. Keď však všetci cestujúci veteránov objednajú šaláty Cobb, postupujte podľa ich pokynov a váš šéf nikdy nespochybní cenu vášho jedla.
A čo keď na vašej ceste nebude nikto iný? Pokúste sa urobiť nejaký výskum vopred. Spýtajte sa ostatných kolegov na veci, ako napríklad: „Zameriavam sa do Chicaga - môžete mi navrhnúť niekoľko jedál?“ Zistite, kde zvyčajne býva zvyšok tímu častý, a budete mať niekoľko miest, o ktorých viete, že sú na úkor výdavkov.
Nebuď chamtivý
Pravdepodobne sa to javí ako zrejmé, ale môžem vám povedať, zo skúsenosti, je ľahké sa cítiť, akoby ste mohli žiť, keď vás vaša kancelária poletí okolo, platí za váš hotel a posielame vás na fantastické večere s klientmi. Aj keď môžete vidieť, ako to žijú vaši ostatní ľudia, pretože vedia, že niekto iný kartu vyzdvihne, je lepšie stavať si, aby ste svoje výdavky minimalizovali, kedykoľvek to bude možné.
Pravidlo: Ak by ste ich nekúpili vlastnými peniazmi, nevynakladajte ich na úkor. Pohár vína s večerou? Fine. Pohár vína, plus tri koktaily, pár aplikácií a dezert? „Potreba“ na to nebude ľahké odôvodniť.
Nebuď lacné
Zdá sa byť rozumné, že by ste nemali prekročiť výšku nákladov spoločnosti - ale čo lacnejšie položky? Dokážete na cestách za prácou utratiť svoju rannú latte a bagetu? Z technického hľadiska môžete požiadať svoju spoločnosť, aby vám vrátila, že ste zaplatili 4, 67 dolárov za malú kávu a bagel, ale zaručujem, že nezískate žiadne body, keď to váš šéf uvidí vo vašej podrobnej správe.
Napríklad som mal jedného zamestnanca, ktorý predložil správu o výdavkoch za parkovací poplatok vo výške 1 USD z klientskeho stretnutia. Robíš si srandu? Vrátil som jej jej dolár, ale odvtedy som sa vždy cítil, akoby sa pokúšala utiecť spoločnosti za všetko, čo mohla.
Áno, vaša spoločnosť by mala zaplatiť primerané výdavky, keď ste mimo spoločnosti a o zastupovaní spoločnosti, ale vaše náklady na nikel a stmievanie vás spôsobia, že budete vyzerať neprofesionálne a nezrelé, nehovoriac o nešťastnosti. Tu je dobrá skúška: Ak je to niečo, čo si bežne kupujete v pravidelných pracovných dňoch, nevynakladajte to na úkor výdavkov (ale majte si svoje príjmy, mimo možnosti, že váš šéf ponúka zaplatiť aj za malé veci).
Vždy požiadať o potvrdenia
V tejto poznámke je okrem udržania výdavkov v rozumných medziach najdôležitejšou vecou, ktorú musíte mať na pamäti, keď ste mimo kancelárie. Nemôžem ani spočítať, koľkokrát som mal zamestnancov, ktorí predkladajú správy o výdavkoch, bez akýchkoľvek dôkazov o výdavkoch. Bez ohľadu na to, ako si myslíte, že vám váš šéf dôveruje, nemôže len vziať slovo za to, že ste utratili 256 dolárov za poslednú pracovnú cestu.
Keď som sa opýtala jedného zamestnanca, prečo nezahrnula svoje príjmy za relatívne malé výdavky - ktoré by som úplne schválila - pripustila, že sa obávala, že by som túto položku neschválila, tak jednoducho „zabudla“ a požiadala o potvrdenie. Mala pravdu: neschválila som to. Ale nie preto, že by som proti nákupu protestoval - pretože som nemal žiadne dôkazy o tom, že by sa to skutočne stalo.
Rýchly tip: Potiahnite stacionárnu obálku hotela z miestnosti a uložte ju do kabelky alebo kufríka. Okolo peňaženky zabalte veľkú gumičku, ktorá vás upozorní, aby ste požiadali o potvrdenie - potom ho hneď po jeho prijatí vložte do obálky. A ak je na výdavkoch niečo neobvyklé, napíšte ho na zadnú stranu skôr, ako ho uložíte.
Každá spoločnosť a každý šéf má iný prístup k zaobchádzaniu s nákladmi, čo znamená, že neexistuje žiadne tvrdé a rýchle pravidlo, ktoré sa bude vzťahovať na každú situáciu. Dodržiavajte však tieto pokyny a váš šéf nikdy nebude mať dôvod spochybňovať svoj najlepší úsudok.
![Ako otestovať rýchlosť internetu [jednoduché, menej ako 5 minút]](https://i.go-travels.com/img/how-to/how-to-test-your-internet-speed.png "Ako otestovať rýchlosť internetu [jednoduché, menej ako 5 minút]")
