Konfrontácia (najmä pracovné konfrontácie) nie je nikdy pre nikoho zábavná. Ale ešte nepríjemnejšie, ako sa snažiť niekomu povedať niečo nepríjemné, sa snaží vyjadriť tieto pocity prostredníctvom e-mailu.
Ako spoluzakladateľ úplne virtuálnej organizácie, ktorá má viac ako 120 prispievateľov po celom svete, som mal spravodlivý podiel nepríjemných e-mailov s konfrontáciou. Čo by ste mali urobiť, ak sa ocitnete v problémoch s e-mailom? Tu je niekoľko tipov.
1. Nerobte e-mail, pokiaľ to nebudete musieť
Malo by to byť samozrejmé, ale je to dôležité: E-mail by nikdy nemal byť pred vašou prvou voľbou pre konfrontačnú komunikáciu. V skutočnosti by sa mal používať iba ako posledná možnosť.
Neposielajte konfrontačný e-mail niekomu, pokiaľ ste sa ho pokúsili skontaktovať každým iným možným spôsobom bez úspechu, alebo ak je problém taký naliehavý, že mu musí byť okamžite oznámené a jediný dostupný možnosť je e-mail. Konfrontačné e-maily by sa okrem toho mali používať iba na menšie problémy, nie na veľké udalosti, ktoré menia život (napríklad na prepustenie niekoho; v ideálnom prípade by sa to malo urobiť aspoň na Skype alebo na platforme, kde môžete vidieť niekoho tvár).
Toto odôvodnenie má dva hlavné dôvody. Po prvé, interakcia tvárou v tvár (aj keď je cez Skype alebo Google Hangout) umožňuje druhej osobe, aby sa do určitej miery naučila narážať na tváre a reč tela, čo vám môže pomôcť lepšie pochopiť váš názor. Po druhé, slová v e-maile môžu byť vyradené z kontextu veľmi ľahko (rovnako ako v kontexte samotného e-mailu) a nechcete, aby sa vám do tváre vynorila situácia (tá druhá osoba, ktorá ide na vášho šéfa, aby sa sťažovala) tvoj email).
Určite však budú chvíle, keď budete musieť používať e-mail, a verte mi, že v týchto situáciách je lepšie komunikovať prostredníctvom e-mailu ako vôbec.
2. Buďte čo najpriamejší a najkonkrétnejší
Najdôležitejšou súčasťou písania e-mailu je iba povedať, čo chcete povedať. Zobrať z toho svoj komentár alebo iné vedľajšie myšlienky (toto nemá byť román) a len sa dostať rovno k veci. Celý váš konfrontačný e-mail by mal byť iba pár viet a cieľom by malo byť čo najrýchlejšie presunúť komunikáciu offline a do skutočného života.
Čo to znamená? Nebojte sa okolo kríka, nehovorte zvracajte všetko, čo vám príde na myseľ, a určite sa ospravedlňujte za to, čo hovoríte. Stále to môžete urobiť bez toho, aby ste na to mysleli, ako príklad si pozrite nižšie uvedený e-mail, ktorý som poslal jednému z mojich prispievateľov.
Tiež, ak máte pocit, že neviete vysvetliť svoj prípad do šiestich viet alebo menej, možno je predmet príliš veľký a chlpatý na e-mail. Koniec koncov, nechcete minimalizovať citlivú situáciu. Krátka e-mailová adresa, ktorá vynechala termíny, kvalitu zadania, neprítomnosť alebo pokrok, je v poriadku - môžete si však len predstaviť, aké by bolo hrozné poslať e-mail, ktorý by povedal: „Hej, tak a tak, chcem ti len dať vedieť. zapisuje sa. V pohode. "
3. Ponuka na sprístupnenie rozhovoru
Ďalším problémom, ktorý sa objaví, keď niekomu čelíte prostredníctvom e-mailu, je skutočnosť, že online komunikácia je veľmi jednostranná. Niekto s vami nemôže okamžite nesúhlasiť; namiesto toho dostanú váš e-mail, prečítajú ho, odpovedia a podobne. Môže to chvíľu trvať, kým obe strany dostanú svoje body, a zvyčajne sa toho veľa nedosiahne.
Aj keď ste konfrontáciu odoslali e-mailom, mali by ste dať druhej osobe možnosť reagovať prostredníctvom iného média. Na konci listu je niečo ako: „Určite mi dajte vedieť, ak máte nejaké otázky, a ak by ste o tom chceli hovoriť ďalej, môžeme si na Skype absolútne vziať obed alebo hop.“
4. Premýšľajte pred odoslaním
Predtým, ako pošlete svoj e-mail cez internet, premýšľajte o sebe: Ak by to videli moji nadriadení, čo by si mysleli o tom, čo som povedal? Ak tak neurobíte, nebudete môcť odosielať e-maily, ktoré sú príliš tvrdé alebo ktoré vydávajú inú atmosféru, ako ste dúfali. Ak si myslíte, že váš šéf dostane nesprávnu správu pri pohľade na váš e-mail bez kontextu, potom je čas vrátiť sa na rysovaciu dosku.
Ak je to možné, skúste napísať svoj e-mail deň (alebo aspoň pár hodín) pred jeho odoslaním. Ak píšete svoju korešpondenciu uprostred hnevu, budete chcieť nejaký čas vychladnúť, kým táto osoba uvidí vašu správu. Niekoľko veľkých rozhodnutí sa prijíma v hneve a určite nechcete, aby bola ohrozená vaša povesť, pretože ste poslali jeden nie veľmi starostlivo formulovaný e-mail.
5. Buďte pripravení na odpoveď (alebo nie)
E-maily sú, samozrejme, obojsmerné; keď vysielate akúkoľvek konfrontáciu, uistite sa, že ste pripravení na všetky reakcie. Okrem toho venujte nejaký čas premýšľaniu o tom, čo budete robiť v rôznych scenároch, napríklad ak osoba na druhom konci neodpovedá alebo ak vás o 10 minút neskôr vyhodí do vzduchu.
Napríklad, ak autor, ktorý som poslal vyššie uvedený e-mail, aby neodpovedal do troch alebo štyroch dní, pošleme e-mail s následnou kontrolou s konečným termínom alebo ultimátom (niečo ako: „Ak sa od vás nepočujem do „Budem predpokladať, že už viac nemáte záujem písať o Prospekte “). To kladie trochu väčší tlak na druhú osobu, aby odpovedala.
A v prípade, že dostanete hrubú alebo naštvanú reakciu, venujte určitý čas (najmenej niekoľko hodín), kým odpoviete. Môže byť lákavé strieľať späť a tiež je veľmi ľahké, aby sa jedna správa zmenila na vojnovú zónu e-mailu. A opäť, vaším primárnym cieľom by malo byť dostať sa spoza štítu e-mailu a hovoriť veci tvárou v tvár.
