Ak ste novým v oblasti riadenia, pravdepodobne sa dá povedať, že ste zápasili s delegáciou. Keďže výkon vášho tímu sa priamo odráža na vás, musíte sa uistiť, že so všetkým zvládnete všetko, však?
Hádam, že nemáš taký čas. Navyše, tím ľudí, ktorých spravujete? Máte ich z nejakého dôvodu.
Viem, viem - je ťažké sa zbaviť kontroly. Delegovaním úloh na ľudí okolo vás však môžete pomôcť stať sa produktívnejšími, poskytnúť im príležitosti na rast a umožniť im, aby sa stali neoddeliteľnou súčasťou úspechov vašej spoločnosti - všetky časti vašej práce ako manažéra. Navyše, ako bonus, budete mať čas, aby ste sa stali šéfom.
Ak ste nadšený kontrolór, je čas ustúpiť a zbaviť sa niektorých tých nepríjemných úloh z vášho taniera. Tu je návod, ako sa pripraviť na úspešnú delegáciu.
Ospravedlňujte sa
Ak váhate delegovať, pretože si nemyslíte, že niekto iný môže splniť úlohu „správne“, svoju prácu ako šéfa ste neurobili. Súčasťou popisu vašej práce je výučba, vedenie a školenie vašich zamestnancov, aby získali zručnosti potrebné na plnenie úloh, ako aj (alebo lepšie ako) vás.
Alebo sa možno obávate, že príliš veľa úloh bude mať za následok, že vaša pozícia nebude relevantná - čo by ste mali robiť s prázdnym zoznamom úloh?
Neboj sa ani tejto situácie. Je nevyhnutné, aby ste mali čas na komplexný obraz: vedenie projektov vášho tímu, pomoc pri dosahovaní väčších cieľov, prijímanie správnych ľudí a plynulý priebeh procesov. Navyše, keď máte nejaký voľný čas, budete ho môcť stráviť trénovaním členov tímu jeden na jedného, čím sa z dlhodobého hľadiska zefektívni každý. Pamätajte, že aj keď sami neskončíte úlohy a projekty, ste pre konečný výsledok rozhodujúci.
Vyberte správnu osobu pre úlohu
Toto je pravidlo č. 1, pokiaľ ide o delegovanie: Priradenie úloh na základe najlepších schopností každej osoby alebo - podľa potreby - na základe zručností, ktoré sa ľudia snažia rozvíjať. Napríklad, ak delegujete rozhodnutia o prichádzajúcom konferenčnom podujatí, vyberte osobu, ktorá dôsledne pribúda logistiku a ktorá je s predajcami dobrá, alebo ju priraďte osobe, ktorá požiadala o príležitosť prevziať väčšiu úlohu pri plánovaní udalostí.
Je tiež dôležité zohľadniť súčasné pracovné zaťaženie vašich zamestnancov. Možno, že niekto nebol nejaký čas podaný veľká úloha a nevyzeral úplne angažovaný. Ak ju poveríte ďalším dôležitým projektom, naplní jej čas zmysluplnou prácou a poskytne jej šancu žiariť, čo môže poskytnúť toľko potrebné zvýšenie produktivity. Na druhú stranu, ak je niekto preťažený projektmi, nebude robiť najlepšiu prácu bez ohľadu na to, aká veľká je.
Keď má zamestnanec, ktorého vyberiete, zručnosti (a čas) na delegovanú úlohu, s väčšou pravdepodobnosťou uspeje - a budete sa cítiť oveľa istejšie, že ju necháte prevziať.
Ukážte im veľký obraz
Predtým, ako začnete rozdávať úlohy, je dôležité presne porozumieť tomu, čo zadávate. To však neznamená, že sa musíte rozhodnúť, ako bude daná úloha splnená (to je to, čo delegujete!), Ale mali by ste odpovedať na nasledujúce otázky: Čo konkrétne požadujete? Prečo je to potrebné urobiť? Aký je najlepší výsledok? Aký je konečný termín pre hotový výrobok?
Potom poskytnite tieto informácie osobe, ktorú ste vybrali. Zamestnanci sú oveľa úspešnejší, keď vidia celkový obraz, pretože presne chápu, ako ich časť zapadne do celkového cieľa. Odtiaľto sa môžu rozhodnúť, ako vyriešiť túto úlohu, aby plne splnili vaše (a spoločnosť) očakávania.
Poskytnite dostatok informácií
Po odovzdaní úlohy odolajte nutkaniu na mikromanáž. Viem, že je to lákavé, najmä keď si všimnete niečo, čo by ste urobili inak, ale pamätajte: Nie ste ten, kto to robí.
Je tu jemná čiara. Aj keď by ste mali zodpovedať otázky a ubezpečiť sa, že sa práca dokončuje, nemali by ste sa zaoberať malými vecami (aspoň ešte nie) - najmä ak sa vás na ne nepýtajú. Napríklad, ak ste niekoho požiadali, aby napísal správu, zastavte sa a uvidíte, ako to chodí. Ak sa vás spýta, odkiaľ obvykle odoberáte predajné čísla, je to informácia, ktorú môžete zdieľať, ktorá bude užitočná, pretože ju nasmeruje správnym smerom. Keď však „len kráčate“, nenarážajte na jej čísla, ani nezačnite diskutovať o druhej vete vo štvrtom odseku tretej strany.
Akonáhle budete poverený, je len na vás, aby ste sa uistili, že váš zamestnanec nepoužíva vaše vedenie ako barla. Zamestnanci sa niekedy nervózne rozhodujú a obracajú sa s vami na každom kroku, ale pripomínajú im (a sebe), prečo ste im na prvom mieste pridelili projekty: Pretože ste vedeli, že odvedú skvelú prácu. Znamená to, že máte úplnú dôveru vo svoj tím a že pocit dôvery posilní ich motiváciu k úspechu.
Pokračujte so spätnou väzbou
Keď bude všetko povedané a hotové, je dôležité poskytnúť spätnú väzbu o hotovom produkte vašich zamestnancov. Počúvali vaše pokyny? Splnili termíny? Odfúkol vás projekt a prinútilo vás zaujímať sa, prečo ste ho skôr nedelegovali? Alebo možno máte niekoho, kto zaostal a mohol použiť nejakú konštruktívnu kritiku. Nech je výsledok akýkoľvek, musíte sa prihlásiť po každom projekte, aby ste vysvetlili svoje myšlienky.
Mali by ste využiť aj príležitosť požiadať o spätnú väzbu o svojich delegačných schopnostiach. Poskytli ste dostatočné usmernenie? Skutočne ste nechali svojich zamestnancov, aby sa s touto prácou zaoberali sami? Čo môžete nabudúce urobiť inak? Jediným spôsobom, ako môže byť proces delegovania ľahší, je otvorene komunikovať o tom, čo sa stalo, a čo by sa mohlo urobiť lepšie.
Delegovanie môže otvoriť hodiny navyše, čo vám a vášmu tímu umožní zvýšiť produktivitu exponenciálne. Tak, ako by ste si chceli udržať kontrolu nad každou poslednou úlohou, dajte svojmu tímu šancu vystúpiť na tanier. Hej, mohli by ťa prekvapiť! A pamätajte: Keď uspejú, urobili ste svoju prácu správne.
