Vaše zoznamy úloh sa, žiaľ, nezmenia až do dňa, keď zomriete. Takže, ak ste si mysleli, že nirvanu v oblasti produktivity dosiahnete iba vtedy, keď sú vaše zoznamy prázdne a váš kalendár je otvorené plátno, nie je pravdepodobné, že sa tak stane - aspoň pokiaľ máte prácu, rodinu, priateľov a život, ktorý sa dá riadiť.
Ak ste ako väčšina ľudí, máte dosť robustných zoznamov vecí, spolu s takmer konštantnou záplavou nových úloh a ohromujúcim pocitom, že to všetko je potrebné urobiť teraz .
Mnoho ľudí sa snaží vysporiadať sa so svojimi horskými úlohami tak, že ich zoradí podľa priority a začne na vrchole. Vyzerá to logicky - ale vlastne to dostali späť. V skutočnosti predtým, ako premýšľate o prioritách, musíte zvážiť tri faktory, pretože každý z nich obmedzuje váš výber toho, čo by ste mali (a dokonca môžu) robiť ďalej.
Ak sa cítite ohromení a nie ste si istí, kde začať, odložte si zoznamy „s najvyššou prioritou“, zvážte tieto tri faktory a využite ich, aby vám pomohol usporiadať svoje nadbytočné možnosti do lepšie zvládnuteľného súboru voľby.
Obmedzenie č. 1: Kontext
Ak nie ste na správnom mieste, nemáte správny nástroj alebo nemáte pred správnou osobou, ktorá je povinná konať, nemôžete vykonať túto akciu. Premýšľajte o tom - niekedy ste boli v práci, na schôdzke a zrazu si pamätáte, že musíte kúpiť šampón? Pokiaľ toto stretnutie neopustíte, „kúpte si šampón“ sa v tom okamihu nedeje. Patrí do zoznamu s názvom „Errands“, keď ste vonku. (Ak si nie ste ako môj manžel, ktorý si myslí, že život šampónu je možné večne predĺžiť tak, že doň strelí vodu a zriedi ju, keď bude takmer prázdna.)
Kontext bude vždy vašim prvým obmedzením. Určite môžete zmeniť svoj kontext, aby ste sa dostali na správne miesto, nástroj alebo osobu, aby prijali opatrenia, ktoré sa práve vyskytli. Ale pokiaľ tak neurobíte, vaše voľby sú najskôr obmedzené týmto faktorom.
Metóda Davida Allena Začíname pracovať vám navrhuje, aby ste svoj zoznam úloh primárne triedili podľa kontextu, ako sú napríklad @Computer, @Home alebo @Errands. To vám šetrí čas tým, že vám bráni zapisovať si rozhodnutia, ktoré nemôžete urobiť - pretože nie ste v správnom kontexte.
Obmedzenie č. 2: Čas, ktorý je k dispozícii
Druhým faktorom, ktorý prichádza do hry, je koľko času máte. Ak máte veľký projekt, na ktorom musíte pracovať, ale musíte sa odskočiť na najbližšiu schôdzu alebo vyzdvihnúť svoje deti do 10 minút, pravdepodobne to nie je dobré využitie vašej snahy ju začať. Môže to trvať tak dlho, aby ste sa dostali do jeho rytmu skôr, ako sa budete musieť uvoľniť.
Ak je teda faktor času, hľadajte možnosti, ktoré zodpovedajú vášmu dostupnému času. Možno za tých 10 minút nie je najlepšie, aby ste skontrolovali svoju doručenú poštu a napoly prečítali veľa e-mailov, ktoré budete aj tak musieť znova prečítať. Možno namiesto toho budete mať väčší úžitok z toho, že idete von a budete dýchať čerstvý vzduch, alebo z tohto rýchleho hovoru, keď viete, že dostanete niekoho hlasovú schránku.
Obmedzenie č. 3: Zdroje
Tretím faktorom, ktorý treba zvážiť, je to, ako vyzerá vaša energia. Neviem o vás, ale v piatok popoludní po dlhom a rušnom pracovnom týždni nie je čas ponoriť sa do všetkého, čo si vyžaduje veľkú duševnú šírku pásma. Namiesto toho robím rozhodnutia, ktoré zodpovedajú tomu, ako vyzerá moja mentálna a fyzická energia. Nehovorím, že nie sú časy, ktoré potrebujem, aby som sa „vzbudil“ a aj tam, ale rád by som si bol vedomý toho, čo si vyberiem, a aby som si to vyrovnal, keď si myslím, že vždy, keď si myslím, že prinesiem svoje najlepšie ja, Môžem.
Vytiahnutie priorít
Na začiatku sme povedali, že si vyhradíme „prioritu“ - ale teraz, tu sa to vracia. Aj keď kontext, časová dostupnosť a zdroje obmedzia váš výber o tom, s ktorými úlohami by ste sa mali v budúcnosti zaoberať, stále nie sú dosť na to, aby vám pomohli rozhodnúť sa, ktorá vám prinesie najvyššiu hodnotu. Tu svieti priorita - stáva sa vašou stratégiou.
Ak si myslíte, že rozhodnúť sa na základe priority znamená, že musíte mať svoj život a prácu „na to prišli“, uľahčím vám to. Musíte len vedieť, čo ste sa zaviazali - úplne. Najprv zaznamenajte do zoznamu všetko, čo ste dosiahli, osobne alebo profesionálne, čo by mohlo, alebo by malo byť, aby ste verili, že ste sa rozhodli proti úplnému súpisu toho, čo ste sa zaviazali.
Potom položte tieto dve jednoduché prioritné otázky:
Často si uvedomíte, že polovica projektov a úloh, ktoré ste prevzali, sa nemôže realisticky splniť v čase, ktorý máte, ani nemá význam ich prevziať teraz, alebo len malé riziko, že ich v budúcnosti zaparkujete. Takéto veci sú pre mňa v zozname „Možno jedného dňa“. Nevzdal som sa toho nápadu - hovorím len „nie teraz“.
Skúste položiť tieto dve otázky v nasledujúcom e-maile, ktorý vás vyzve, aby ste niečo urobili. Alebo nasledujúcu knihu, ktorú si poviete, by ste si mali prečítať. Alebo nasledujúcu schôdzku, na ktorú ste požiadaní. Môže vám to len pomôcť prebudiť sa pri výbere ľahšie, s vedomím, že dokážete urobiť iba toľko vecí a že robíte to najlepšie, čo môžete.
