Už ste niekedy mali jeden z tých dní, keď ste po deviatich hodinách zabalených v kancelárii ešte stále nevyrazili z vášho zoznamu úloh hlavnú položku? Keď máte pocit, že by ste mohli byť produktívni - iba keby ste pracovali v tichej schránke bez rozptýlenia a neboli ste každých 30 sekúnd bombardovaní e-mailami, telefonickými hovormi a výpadkami spolupracovníkov?
Ale samozrejme to tak nie je. Väčšina z nás mladých odborníkov je usadená v malých, preplnených kabínach, obklopená desiatkami ďalších mladých profesionálov v malých, preplnených kabínach, a preletená prebiehajúcimi digitálnymi rozptýleniami našich telefónov, počítačov a ostružín.
Je to sotva najlepšie prostredie, v ktorom pracovať. Ako teda môžeme naladiť rozptýlenie v kancelárii, pracku a skutočne to urobiť? Tu je šesť jednoduchých riešení.
1. Uvoľnite sa z e-mailu
To, že každý deň dostanete veľa e-mailov, neznamená, že musíte byť prepojení s programom Outlook (alebo Entourage alebo Gmail). Ak budete mať svoj e-mail neustále na obrazovke, môžete sa stať menej produktívni.
Jedna jednoduchá zmena: svoj e-mail nenechajte otvorený na monitore celý deň. Namiesto toho vypnite všetky svoje výstrahy a vynakladajte spoločné úsilie, aby ste skontrolovali iba správy v naplánovaných časoch (kontrolujem svoje údaje raz za hodinu). Ak ste z toho nervózni - ak je váš šéf častým e-mailom alebo ak máte klienta, ktorý potrebuje skutočne okamžité odpovede - môžete si prispôsobiť, ako vás program Outlook upozorní tak, aby vás upozornili iba na veľké veci.
2. Nezdvíhajte telefón
To, že zvoní, neznamená, že musíte odpovedať. Ak ste vyhradili hodinu, aby vám zahodili správu pre svojho šéfa a dostanete hovor z neznámeho čísla, nechajte ho v hlasovej schránke. Pokiaľ neočakávate hovor, neoplatí sa prerušiť vaše zameranie. Verte mi, ak je to dôležité, volajúci zanechá správu a môžete kedykoľvek zavolať späť.
Ušetrite tým aj stres z nepripravenosti na hovor - ak ste už hodinu posúvali čísla a miesto konania volalo o oneskorenej zásielke, budete viac rozčúlený, ak vyzdvihnete teraz, ako keby ste prestali, znova zaostrite a zavolajte neskôr potom, čo ste našli informácie o zásielke.
3. Signál pre vašich spolupracovníkov
Sociálna atmosféra je jednou z najlepších vecí, ktoré sa týkajú práce v kancelárii - je však tiež jednou z najrušnejších. Jedným zo spôsobov, ako tomu čeliť, je zriadenie systému so svojimi spolupracovníkmi, aby ste všetci vedeli, keď sa navzájom neobťažovať. Je to ľahké, keď máte kancelárske dvere, ktoré môžete zavrieť - ale ak tak neurobíte, vymyslite si vlastný signál, ktorý hovorí: „Neprerušujte ma teraz.“
Môže to byť rovnako jednoduché ako nasadenie slúchadiel (aj keď nepočúvate hudbu) alebo nalepenie obľúbeného stolného príslušenstva na váš monitor. Nezabúdajte, že to funguje iba vtedy, ak sa sprístupníte aj celý deň - niekedy ľudia potrebujú vašu pozornosť.
4. Buďte fyzicky organizovaní
Teraz nemusíte nutne uschovávať svoj kancelársky papier bez farebného kódu alebo farebný kód, ale ak ste organizovaní - nech to funguje pre vás akýmkoľvek spôsobom - a nájdete veci, budete produktívnejší. (Môj stôl môže vyzerať ako krabica poštových bankoviek vybuchnutých po celom povrchu, ale mám systém, prisahám!) Nikto nemá rád stratu 10 minút hľadaním stretnutí z minulého týždňa, keď máte písať. tento týždeň.
To je tiež miesto, kde technológia môže skutočne pomôcť. Považujem za oveľa jednoduchšie archivovať veci digitálne, takže sa snažím všetko skontrolovať a uložiť na zdieľaný disk mojej spoločnosti. Ak teda telefonujem s klientom a potrebujem opätovne skontrolovať zmluvu, môžem ju len vytiahnuť na obrazovke - nemusím ju čakať, kým som zakorenil okolo svojej skrinky doprava zložky.
5. Rozrušte sa!
Ľudia sa často zameriavajú na odstránenie rozptýlenia, ako je Facebook, weby s online nakupovaním a streamovanie médií na pracovisku. Ale rovnako ako by váš šéf rád videl, ako sa skrývaš nad klávesnicou a pozeráš sa na túto tabuľku počas všetkých ôsmich (alebo viacerých) hodín denne, nebude to pre vás prínosom.
Nedávna štúdia v skutočnosti ukázala, že „prehliadanie webu môže v skutočnosti osviežiť unavených pracovníkov a zvýšiť ich produktivitu v porovnaní s inými činnosťami, ako sú osobné hovory, textové správy alebo e-maily, nehovoriac o priamej spolupráci bez odpočinku.“
Tak choďte do toho: Strávte 15 minút doháňaním svojho klebetu Gawkera alebo prezeraním nových príchodov do JCrew. Prestávka vás urobí ešte produktívnejšou, keď sa sústredíte späť na úlohy, ktoré sú po ruke.
6. Udržujte pracovný denník
A čo je najdôležitejšie, zistite, ako najlepšie osobne pracujete. Skúste si zapísať všetko, čo robíte počas dňa a ako dlho to trvá - pravdepodobne budete prekvapení.
Začal som viesť pracovný denník, aby som vedel zistiť, koľko svojho času zaberali administratívne úlohy a koľko času sa venovalo dlhodobým projektom. Ale nakoniec mi to ukázalo aj moje pracovné vzorce - napríklad, že mám najviac práce vykonanej v popoludňajších hodinách. Uvedomenie si toho mi pomohlo stanoviť lepší rozvrh: Teraz pracujem neskoro namiesto toho, aby som prišiel skoro, a zvyčajne môžem zabaliť do môjho dňa oveľa väčšiu produktivitu.
Nie je vždy ľahké vyladiť rozptýlenie, ale len premýšľajte: čím produktívnejší ste, tým rýchlejšie sa dostanete z priestoru kabíny a do kancelárie - kde môžete zavrieť dvere.
