Ako člen Gen Y už, dúfajme, poznáte tie najdôležitejšie pravidlá e-mailovej etikety: Držte to krátke a milé a do e-mailu nedávajte nič, čo by ste nechceli poslať svojej babičke, svojmu šéfovi, alebo váš významný iný.
Ale niekedy nie je lepšou časťou o písaní e-mailov obsah vôbec - je to, ako ho začať a ukončiť. Najmä na pracovisku to nie je vždy také jednoduché, ako je to od „Váženého Joea“ a odhlasovania „Vďaka, Kelly.“
Takže keď vymýšľate správu vedúcemu pracovníkovi, výkonnému pracovníkovi alebo dokonca svojmu šéfovi, tu je návod, ako sa uistiť, že vyvíjate najlepšie kybernetické nohy vpred - od začiatku do konca.
1. E-mail od koho?
Najprv prvé: Je čas ukončiť používanie e-mailového účtu „[email protected]“. Naozaj. Nie je to roztomilé alebo kreatívne, je neprofesionálne. Ak používate e-mailový účet z akéhokoľvek iného dôvodu, ako je chatovanie s priateľmi z vašej univerzity, použite adresu, ktorá obsahuje vaše prvé a posledné iniciály alebo meno a ponechajte ich pri tomto. Pri používaní čísiel 0 alebo 1 vo svojej e-mailovej adrese buďte tiež opatrní; môže byť ťažké rozlíšiť ich od veľkých písmen O alebo malých písmen L.
2. Vyvarujte sa pozdravu Gaffes
Výber prvého slova e-mailu je jednoduchý - „drahý“ alebo „ahoj“, obidve fungujú takmer v každej situácii. Ale potom to môže byť zložitejšie. Pri pravidelnej komunikácii na pracovisku je oslovenie osoby podľa jej krstného mena obyčajne v poriadku a používanie titulov môže spôsobiť, že budete vyzerať príliš formálne, dusno alebo mladiství.
Existujú však výnimky: niektorí vedúci na vyššej úrovni uprednostňujú „pána“ alebo „pani“, takže stojí za to udržať si ucho, aby ste počuli, ako sa na neho ostatní ľudia bežne obracajú. A je to bezpečná stávka, keď sa prvýkrát stretávate s lekárom alebo profesorom, že by radšej boli oslovení ako Dr.
Pri odosielaní e-mailov na hľadanie práce je najlepšie použiť tituly. Ak však nepoznáte pohlavie osoby, s ktorou ste kontaktovaní, hádajte - choďte iba s krstným menom. Áno, Christina „Chris“ Brown vám môže odpustiť, že ste jej zavolali pánovi, ale posledná vec, ktorú chcete urobiť, je zahanbiť sa skôr, ako sa dostanete do srdca e-mailu.
Nakoniec, ak pre príjemcu nemáte konkrétne meno (napr. Posielate dopyt na centrálnu HR adresu), postačí jednoduché „ahoj“.
3. Zatvorte s láskavým dovolením
Možno máte obľúbenú uzatváraciu linku e-mailu, ale pri odhlasovaní by ste mali vždy zvážiť svoj vzťah s korešpondentom a dôvod e-mailu. Tu je rýchly pohľad na niektoré bežne používané taglines a správu, ktorú sprostredkujú:
S pozdravom: Toto je univerzálny záverečný sentiment a 100% vhodný vo väčšine situácií, ale možno ho vnímať ako trochu upchatý alebo nekompromisný spôsob korešpondencie s niekým, koho dobre poznáte.
S pozdravom: Táto fráza je profesionálna, ale s určitým teplom. Je bežné, že e-mailové správy firiem sú menej formálne, napríklad medzi spolupracovníkmi, ktorí spolupracujú trochu často. Toto sa môže skrátiť na „Pozdravy“, keď niekto posiela e-mail známemu.
Najlepšie: O tomto odhlásení sa často diskutuje a vníma sa ako všetko od úprimného po trite, v závislosti od filtra príjemcu. Je to jednoducho skrátená verzia „S pozdravom“ a môže vyvolať pozitívne pocity. Môže to však byť považované za nesprávne, ak nemáte predchádzajúci osobný vzťah s osobou, ktorej posielate e-maily.
S úctou: Toto je formálne vyslanie, ktoré je vhodné pri posielaní e-mailom generálnemu riaditeľovi, predsedovi predstavenstva alebo výkonnému riaditeľovi spoločnosti.
Dobre: Toto je určite spoločenské, nie profesionálne. Posiela správu priateľskosti a skutočného záujmu - ale s úrovňou známosti, ktorá sa najlepšie zachováva mimo profesionálnej korešpondencie.
Srdečné pozdravy: Toto je formálnejšia verzia „láskavo“, ale stále je najvhodnejšia pre sociálne e-maily.
S pozdravom: Toto zatváranie sa často považuje za trochu upchané pre e-mail. Toto zatváranie sa môže najlepšie využiť na formálnejšiu korešpondenciu, napríklad tlačený list.
4. Urobte svoj podpis užitočným
Uistite sa, že na riadku s podpisom sú uvedené základné údaje: vaše celé meno, názov, názov spoločnosti a kontaktné informácie vrátane telefónnych čísel a e-mailu. Logo spoločnosti môže byť tiež esteticky atraktívnym doplnkom.
Pri odosielaní e-mailov súvisiacich s hľadaním zamestnania použite svoje meno a kontaktné informácie. Zamyslite sa však nad tým, aké kontaktné informácie poskytnete - ak nechcete, aby potenciálni zamestnávatelia zavolali na linku, ktorú recepčná niekedy vyzdvihne, potom toto číslo nevydávajte. A ak profesionálne používate Facebook, Twitter a LinkedIn, je dobré uviesť aj tieto informácie.
V rámci podpisu sa niekedy zobrazia e-maily vrátane úvodzoviek alebo vtipných bokov. Predtým, ako si budete myslieť, že je tento druh inovácie potrebný, však postupujte opatrne. Firemné e-maily musia obsahovať iba to, čo je: business. Váš podpis nie je miestom, kde by ste mohli ovplyvniť svoje osobné presvedčenie alebo záujmy.
Keď idete na e-mail, nezabudnite venovať svojej otváracej a zatváracej linke toľko pozornosti, ako zvyšný obsah. Nedovoľte, aby obaly, ktorým sa dá vyhnúť, obťažovali alebo rozptyľovali príjemcu skôr, ako sa dostane k najdôležitejšej časti vášho e-mailu - správe.
