Cítite sa ohromení? 6 spôsobov, ako prevziať kontrolu nad svojím pracovným zaťažením

Či už sa snažíte urobiť dojem na svojho nového šéfa alebo nastrelíte na povýšenie, môže byť ťažké povedať nie pre ďalšiu prácu. Koniec koncov, chcete, aby všetci videli váš pracovitý prístup, prijímajúci výzvy a prístup k všetkému. Bohužiaľ, každý nový projekt, s ktorým súhlasíte, sa blíži s blížiacim sa termínom - a predtým, ako to budete vedieť, môžete sotva udržať hlavu nad vodou.

Ak máte pocit, že projekty začínajú prepadávať cez trhliny, alebo jednoducho nemôžete dať to najlepšie, pretože ste príliš rozptýlení, venujte nejaký čas riešeniu situácie, kým váš zoznam úloh získa to najlepšie z vás. Tu je niekoľko spôsobov, ako zvládnuť obrovské pracovné zaťaženie a dostať sa späť na správnu cestu.

1. Vytvorte rozvrh

Dodržiavajte hlavný rozvrh všetkých svojich konečných termínov nastavením kalendára na iCal alebo Google Calendar alebo pomocou pekného plánovača (milujem nastavenie týždenných prenosných počítačov Moleskine). Vidieť všetko na jednom mieste vám môže pomôcť pri určovaní priority vášho času, pretože presne viete, čo sa chystá, dni a týždne vopred.

Ale nezastavujte sa tam - trik v organizovaní vášho času je rozdeliť vaše projekty na mini-ciele, ktoré sa ľahšie dosiahnu. Malé dosiahnuteľné ciele vám pomôžu prepadnúť sa cez ťažké projekty a zostať na správnej ceste.

Napríklad plánovanie veľkej pracovnej udalosti vyžaduje, aby ste koordinovali niekoľko skupín v kancelárii aj mimo nej. Namiesto stanovenia jedného veľkého termínu v deň udalosti ho naplánujte na menšie úlohy v priebehu týždňov pred podujatím, napríklad uistite sa, že vaše stravovacie zariadenie má svoje menu, dokončí správny počet účastníkov a kontroluje a tlačí podklady. Splnenie týchto mini-cieľov pozdĺž cesty zabezpečí, že na poslednú chvíľu nezostane nič.

2. Zostaňte upozornení

Nastavenie vášho hlavného plánu je iba polovica bitky - druhá polovica ho skutočne používa. Ak nemáte vo zvyku kontrolovať svoj kalendár každý deň, možno bude potrebné trochu posunúť správnym smerom, takže po nastavení konečných termínov si tiež nastavte niekoľko upozornení. Vyskakovacie okno na vašom počítači alebo telefóne môže byť rýchlou pripomienkou toho, čo sa práve chystá (pozrite si aplikácie ako 2Do, Wunderlist a Todoist), alebo ak používate plánovač papiera, nastavte vizuálne výstrahy pomocou funkcie Post-Its, ktorá vám pripomína o tom, čo sa deje počas nasledujúceho týždňa.

Tieto výstrahy môžu zahŕňať kontrolné body pre veľké termíny (napr. V polovici obdobia, na ktoré sa vzťahuje váš projekt, môžete nastaviť budík, aby ste sa uistili, že požiadate svojho nadriadeného o preskúmanie návrhu vašej správy) alebo len všeobecné každodenné pripomenutia (napríklad nastavenie upozornení na pondelok a stredu, aby ste si mohli byť istí, že ste na správnej ceste skôr, ako vám na konci pracovného týždňa dôjde čas).

3. Usporiadajte to

Ak pracujete na viacerých projektoch súčasne, vaša doručená pošta môže rýchlo explodovať do ohromného množstva informácií. A keď nemôžete zastaviť tok prichádzajúcich e-mailov, môžete si svoje úlohy usporiadať a oddeliť.

Skúste do priečinka doručenej pošty pridať priečinky a farebné kódovanie, aby ste v prípade potreby našli dôležité informácie. Vytvorte napríklad samostatný priečinok pre každú konkrétnu úlohu, na ktorej pracujete, ktorá vám umožní ľahko vyhľadávať konverzácie alebo súbory, ktoré potrebujete.

Ak sa chcete posunúť o krok ďalej, môžete dokonca v programe Outlook nastaviť pravidlo na odosielanie e-mailov z určitých adries alebo s určitými frázami v predmete do určených priečinkov, ktoré ste vytvorili. Gmail nastaví to isté, ak nastavíte filter. Každá z týchto metód vám umožňuje vopred usporiadať doručenú poštu, takže nemusíte tráviť drahocenný čas preosievaním neporiadku!

4. Dajte Little Stuff z cesty

Máte na starosti opakujúce sa správy alebo tabuľky, ktoré musia ísť von týždenne alebo mesačne? Ak chcete ušetriť čas a energiu (a uvoľniť cenný priestor vo svojom už preplnenom zozname úloh), vytvorte šablónu pre každú správu namiesto toho, aby ste začínali od nuly.

Stále dostávate e-maily s podobnými otázkami? Vytvorte v službe Gmail konzervované odpovede alebo si na pracovnej ploche ponechajte dokument programu Word s odpoveďami na bežné problémy (napr. Ako používať webovú stránku FTP, na koho sa obrátiť v prípade zákazníckych služieb alebo dátumy nadchádzajúcich obchodných výstav). Ak máte niečo, z ktorého môžete ľahko vystrihnúť a prilepiť, zníži sa časová náročnosť odpovedania na bežný e-mail.

Ak urobíte malé veci čo najskôr a čo najefektívnejšie, získate viac priestoru na prácu na zložitých projektoch.

5. Udržujte aktuálne

Odložte pár minút predtým, ako odídete večer, aby ste sa obzreli späť na svoj rozvrh a aktualizovali ho podľa svojho denného postupu (aj keď to robíte každý týždeň, je veľká pomoc!). Nedokončili ste úlohu? Presuňte ho do nasledujúceho dňa alebo do nasledujúceho časového úseku, ktorý ste naplánovali pre konkrétny projekt. Pomáha tiež naplánovať si každý deň voľný čas (alebo iba raz týždenne), čo vám umožní byť flexibilnejší, ak nespĺňate mini-cieľ a potrebujete zmeniť rozvrhnutie.

Sledovanie toho, čo robíte každý deň, vám môže nielen pomôcť cítiť sa ohromení, ale tiež vám môže pomôcť odhadnúť, koľko času skutočne potrebujete pre daný projekt alebo úlohu. A s vedomím, že presne identifikujete, koľko si môžete vziať v budúcnosti!

6. Hovorte o zdieľaní

Ak si začnete uvedomovať, že niektoré z vašich minicielov sa nedarí, pretože nie je dosť času, pretože iné projekty majú prednosť alebo že nové povinnosti neprestávajú pristávať na vašom stole, môže nastať čas hovoriť so svojimi dozor nad redistribúciou časti vašej práce.

To je ďalší dôvod, pre ktorý je nevyhnutný podrobný harmonogram vašich projektov naplánovaný na deň a týždeň: Ak máte jasnú predstavu o tom, čo je potrebné urobiť a v akom časovom rámci, váš šéf ľahko uvidí, čo je na vašej doske. Potom spolu môžete určiť, čo je najdôležitejšie, aby ste zostali na zozname okamžitých úloh a čo je možné vytlačiť alebo delegovať na niekoho iného.

Áno, môže byť ťažké sa pustiť, ale vždy je dôležitejšie zdieľať pracovné zaťaženie so zvyškom tímu a robiť si konečné termíny, ako sa pokúsiť dokázať, že to zvládnete všetko a nie celkom.

Nakoniec, keď začnete cítiť, že ju strácate, nadýchnite sa. Pamätajte si, že kontrola spočíva v tom, aby ste sa sami organizovali a boli úprimní v tom, čo zvládnete.