Konečne! 23 nepísaných pravidiel e-mailu

Až keď som pomohol svojmu vysokoškolskému bratovi hacknúť (er, nastaviť) svoju doručenú poštu a vysvetliť niektoré nuansy tejto všadeprítomnej metódy komunikácie, uvedomil som si, koľko nepísaných pravidiel e-mailu sa za tie roky vyvinulo.

Niektoré z nich sú celkom zrejmé, ale oplatí sa ich opakovať (pretože stále vidím ľudí, ako ich občas porušujú). A iní nie sú okamžite intuitívni - ale ak sa budú všeobecne dodržiavať, pomôžu nám všetkým lepšie odosielať e-maily a reagovať na ne.

Takže ich vkladám písomne. Prezrite si zoznam a opakujte po mne: „Slávnostne prisahám, že sa budem riadiť zásadami e-mailu navždy.“

Váš predmet by mal byť vždy opisný. „Úvod“ nie je dostatočne opisný. „Úvod: Alex (Muse) // Jennifer (XYZ Co)“ je lepší.
Každý e-mail uchovávajte čo najkratší; šetrí vám to čas a čo je dôležitejšie, rešpektuje čas príjemcu.
Čím rýchlejšie budete reagovať, tým kratšia bude vaša odpoveď.
Ak príjemca neočakáva tento e-mail, vždy uveďte jeden riadok kontextu. To platí rovnako pre prvotné e-maily („Toto je miesto, kde sme sa stretli“), ako aj pre e-maily niekomu, s ktorým pravidelne spolupracujete („Tento e-mail je o ďalšej fáze projektu, na ktorom spoločne pracujeme“).
Do e-mailu vložte svoje „opýtajte sa“ alebo „akčné položky“ ako prvé a nevyjadrite ich explicitne. Príjemcovi by malo byť okamžite jasné, čo chcete.
Ak existuje konečný termín, povedzte to. Ak žiadosť nie je naliehavá, povedzte to.
Ak nepotrebujete odpoveď a e-mail je iba pre FYI, povedzte to.
Dajte čo najpresnejšie otázky. „Čo si myslíte o návrhu?“ Nie je dobrá otázka. „Môžeme pokračovať v návrhu dodávateľa na 20 000 dolárov v piatok?“ Je lepšie.
Ak je to možné, použite guľky alebo číslované zoznamy. Tieto sa ľahšie presúvajú ako bloky textu.
Ak je niečo skutočne dôležité, tučne.
Vo svojich e-mailoch nepreceňujte tučne.
Používajte čitateľné písma. Comic Sans nie je čitateľné písmo.
Ak dostanete žiadosť od niekoho iného, ale nemôžete okamžite odpovedať, odpovedzte a dajte mu vedieť, keď sa k nej dostanete. Tým ušetríte vaše prihlasovacie e-maily a pomôžte druhej osobe naplánovať.
Vždy CC minimálny počet ľudí potrebných na vykonanie práce. Čím viac ľudí v e-mailovom reťazci, tým menší je pocit zodpovednosti.
„Odpovedať všetkým“ používajte, len keď je to skutočne potrebné. Nikto nemá rád tú osobu, ktorá upcháva doručenú poštu celého oddelenia.
Ak je niekto v e-mailovej diskusii, ktorú už nemusí používať, v ďalšej odpovedi presuňte túto osobu na BCC a v prvom riadku e-mailu to uveďte. („Sam, vďaka za predstavenie Mary a mňa - presuniem ťa do BCC a vezmem odtiaľto.“)
Vždy robte dvojité vstupy. Ak tak neurobíte, ľudia sa od vás začnú báť.
Ak chcete prediskutovať inú tému, nezneužite vlákno jednej témy. Namiesto toho začnite nové vlákno e-mailu s príslušným predmetom a príjemcami.
Neskladaj sa. Nikto nepotrebuje e-mail s 20. správou „Aj to vyzeralo skvele!“.
Ak posielate e-maily na obchodné účely, v zápatí uveďte svoje kontaktné informácie a názov. Čím jednoduchšie, tým lepšie.
Ak posielate e-mailom veľmi zaneprázdnenú osobu, je úplne prijateľné a do istej miery sa očakáva, že pôvodný e-mail pošlete späť s ňou s následnou správou po týždni alebo dvoch. Väčšina zaneprázdnených ľudí vyžaduje aspoň jedno z nich. Nerobte viac ako tri.
Nie je prijateľné sledovať e-mail do 48 hodín, pokiaľ to nie je skutočne naliehavé. Mnoho ľudí považuje e-mail za formu korešpondencie a môže mať jednoducho vyššie priority, ako keď na vás okamžite odpovie.
Ak dostanete alebo chcete poslať rozzúrený e-mail, počkajte naň. Ak je to naliehavé, namiesto toho telefonujte.