Zdvihnite ruku, ak ste sa ocitli v jednej z nasledujúcich situácií v práci:
- Stretnutie, ktoré beží ďalej a núti vás, aby ste sa ukázali neskoro na nasledujúcom stretnutí, neboli schopní dokončiť projekt včas alebo vynechali udalosť po skončení práce.
- Stretnutie, ktoré je také dezorganizované, z toho vyplynie, že si myslíš, čo sa práve stalo?
- Stretnutie, ktoré sa skončí, je úplnou stratou času.
Vidím ruky všetkých vo vzduchu? Myslel som si. Každý jeden z týchto problémov by sa mohol vyriešiť jednou jednoduchou vecou: programom stretnutia .
Aký je tento magický koncept? Dokument, ktorý obsahuje tieto položky:
- Čo musíte vopred pripraviť alebo priviesť na stretnutie
- Kto sa zúčastňuje
- Prečo ste splnenie a akékoľvek ciele, ktoré chcete dosiahnuť
- O čom budete hovoriť, kto bude hovoriť o čom a koľko času bude mať každá téma na diskusiu
- Akékoľvek ďalšie kroky, ktoré chcete podniknúť po stretnutí
Pravdepodobne ste už niečo podobné použili predtým, ale menej formálnym spôsobom. Možno ste napríklad vyplnili časť poznámok v kalendári, aby ste dali ľuďom vedieť, na ktoré dokumenty by sa mali odvolávať. Alebo ste krátko poslali e-mail s popisom bodu utorkového stretnutia, na ktoré ste práve pozvali celú spoločnosť.
Mať podrobnejšie a konkrétnejšie rozloženie toho, ako by mala a mala vaše stretnutie ísť, môže byť také neuveriteľne užitočné. Jednak je to rozhodujúca dokumentácia - písomným podaním, o čom ste hovorili a rozhodnutí, ktoré ste urobili, máte niečo, na čo by ste sa mohli odvolať, ak by niekto (vrátane vášho šéfa) spochybnil vaše budúce rozhodnutia.
A pre ďalšiu vec, pomáha aj tej najtrhavejšej skupine ľudí, aby zostali organizovaní a sústredení, pričom ich tiež drží na zodpovednosti. Ľudia môžu prísť na konverzáciu pripravenú, čo znamená, že dokážete efektívne využívať obmedzený čas spolu, môžete mať istotu, že stretnutie bolo produktívne, a ľahšie si určíte ďalšie kroky.
A našťastie pre vás sme vytvorili šablónu programu, ktorú môžete vyplniť práve teraz, a ušetríte tak čas vypísaním vlastnej. Stačí otvoriť dokument, vytvoriť kópiu a nechať vyplniť ho vedúcim tímu.