Od chaosu po kontrolu: ako viesť superproduktívne stretnutia

Ak ste niekedy viedli stretnutie, pravdepodobne ste tiež skúsili stiahnuť stretnutie, ktoré sa rýchlo obrátilo na chaotický.

Možno máte čo do činenia s extra hovorivým zväzkom - alebo s tým človekom, ktorý, ako sa zdá, má pozornosť štvorročného. Možno, že každý má skvelý nápad zdieľať - alebo možno bolo kráľovské dieťa konečne pomenované a je to všetko o čom môže hovoriť niekto.

Bez ohľadu na dôvod sa stretnutia môžu a môžu špirálu vymknúť spod kontroly. Ale ak máte na starosti zhromaždenie, chcete sa zdať na vrchole vecí a vyhnúť sa zbytočným stratám času s neefektívnymi stretnutiami.

Udržiavanie skupiny na správnej ceste sa dá ľahšie povedať, ako urobí, ale pomocou inteligentného plánovania a stratégií na niekoľko dní budete na ceste k cielenejším tímovým stretnutiam.

Začnite s plánom

Prvým krokom pri zavádzaní kontroly je príprava programu. A myslím tým dobrý, staromódny, prepracovaný program, ktorý je možné vopred poslať účastníkom vopred (a potom sa na stretnutí zobraziť alebo rozdať ako priateľské pripomenutie). Môže sa zdať príliš zrejmé, že si všetko zapíšem, ale ver mi, že pár detailov na papieri ti pomôže - a všetci ostatní - sústrediť sa na to, o čom skutočne je stretnutie.

Pri zostavovaní plánu premýšľajte o konečnom cieli, ktorý chcete dosiahnuť na stretnutí (napr. Ide o brainstormingové stretnutie alebo potrebujete dokončiť niektoré kľúčové akčné položky?). Potom sa obráťte, aby ste určili, čo je potrebné prediskutovať, aby sa dosiahol tento cieľ, aké otázky je potrebné zodpovedať a aké zodpovednosti je potrebné priradiť. Uistite sa, že niektoré z týchto voľných koncov majú svoje miesto na programe, takže každý vie, čo môže očakávať pred príchodom.

Okrem týchto bodov programu premýšľajte aj o ľuďoch, ktorí sa zúčastnia. Koľko ľudí tam bude? Poznajú sa navzájom? Aké sú ich osobnosti? Čo ich zvyčajne rozptyľuje? Pomôže vám to rozhodnúť sa, či je potrebné na začiatku relácie zabudovať čas navyše. Napríklad, ak viete, že vaši účastníci schôdzky sa budú chcieť zapojiť do osobných rozhovorov skôr, ako začnú, naplánujte si pár minút času, kým si všetci začnú chatovať zo svojich systémov, než začnete pracovať.

Uľahčenie zaostrenia

Ďalším krokom je vytvorenie priestoru na stretnutie, ktorý odrádza od rozptýlenia a prerušenia. Začnite s fyzickým priestorom a uistite sa, že miestnosť je uzavretá pred vonkajším hlukom a konverzáciami a bez vizuálnych rozptylov, ako je napríklad opakujúca sa obrazovka alebo materiály na stole. A tesne pred začiatkom schôdzky položte telefón a zatvorte prenosný počítač - to je pre ostatných jemné znamenie, že by mali robiť to isté.

Potom nastavte pôdu pre produktivitu. Uistite sa, že je program k dispozícii - buď vytlačením kópií, alebo jeho vytiahnutím na obrazovku - a určite zopakujte ciele stretnutia, zatiaľ čo vás všetkých vítame (napr. „Dnes sme tu, aby sme dokončili podrobnosti pre fundraisingovú udalosť. “). Nezabudnite tiež ľuďom pripomenúť, kedy má byť stretnutie zabalené. Jednoducho povedané: „Viem, že všetci musíme urobiť veľa, takže skúsme to udržať do 30 minút, “ pripomenú ľuďom, že chcete efektívne stretnutie rovnako ako oni.

Ak máte viac logistickej poznámky, ak máte ďalšie materiály na schôdzky, odovzdajte ich skôr, ako idete, nie na začiatku relácie. Počul som, že iní naznačujú, že tento prístup je rušivý, ale dozvedel som sa, že väčšina ľudí bude čítať dopredu a vykoľajiť stretnutia, ak budú mať príležitosť zistiť, čo sa chystá.

Vrátenie skupiny späť

Jasný program a čistý priestor na stretnutie prechádzajú mnohými krokmi pri udržiavaní správneho smerovania, ale bez ohľadu na to, ako starostlivo si naplánujete schôdzku, môže dôjsť k rozptyľovaniu. Tam prichádza do hry umenie prechodu. Predtým, ako pôjdete na schôdzku, uistite sa, že ste vyzbrojení niekoľkými zdvorilými, ale účinnými spôsobmi presmerovania konverzácie späť tam, kam chcete. Tu je niekoľko mojich obľúbených položiek:

The Bounce-Back : Ak niekto prejde na inú tému skôr, ako odpovie na jednu otázku, uznajte nový predmet, ale prineste diskusiu späť na danú tému: „To je určite oblasť, o ktorej musíme diskutovať, ale predtým, ako to urobíme, poďme zabaliť našu konverzáciu do tabuľky sedení. “

Parkovisko : Táto stratégia zahŕňa vedenie zoznamu tém, ktoré chcete uznať, ale v súčasnosti nie sú predmetom diskusie. Ak teda niekto preruší niečo mimo témy, môžete jednoducho povedať: „Je to skvelý rozhovor, ktorý si zaslúži svoj vlastný čas. Poznamenám si to neskôr, ale teraz sa vráťme k podrobnostiam udalosti. “Potom napíšte, aby ste sa vrátili na koniec schôdzky (alebo nastavte čas na to, aby ste si o tom pohovorili neskôr).

The Time-Keeper : Ak zistíte, že skupina trávi príliš veľa času rozprávaním o nesúvisiacich veciach, pripomeňte im, že sa všetci chcete odtiaľto dostať včas: „Skvelá konverzácia, ale zostáva nám len asi 10 minút, takže buďte nezabudnite zostať na trati. “

Zabaliť

Rovnako ako dobrú esej (áno, všetci si na ňu všetci pamätáme), mali by ste stretnutie zabaliť stručným zhrnutím. Jasne uveďte, čo sa vykonalo a všetky následné úlohy, ďalšie kroky alebo zodpovednosti. To nemusí byť podrobné - v skutočnosti by to nemalo trvať dlhšie ako minútu alebo dve -, ale pomáha to položiť úklonu na vaše stretnutie a povedať niečo ako: „Ďakujem všetkým. Dosiahli sme veľký pokrok vo finalizácii logistiky udalostí. Emily bude kontaktovať tieto informácie s koordinátorom udalosti a ja vám pošlem e-mailový zoznam konečných výsledkov každého. ““

Priznajme si to, keď dáte skupinu ľudí do malej miestnosti, môže byť ťažké stanoviť a udržať kontrolu. Prechod na nasledujúcu schôdzku s plánom, programom a niektorými kľúčovými riadkami, pomocou ktorých sa každý vráti naspäť, môže priniesť veľký rozdiel.

Povedz nám! Ako udržujete kontrolu nad svojimi stretnutiami?