Ako sa vysporiadať s ľuďmi, ktorí neodpovedajú - múza

Máte niekedy pocit, že kričíte do čiernej diery, keď pošlete e-mail alebo necháte niekoho hlasovú schránku? Svoju žiadosť vložíte do vesmíru - a potom si sadnete za stôl so skríženými prstami a dúfajúc, že príde včasná odpoveď.

Vďaka mojej práci vo svete PR som to všetko videl, pokiaľ ide o nezodpovedané správy. Spravoval som korešpondenciu s klientmi CEO (známymi aj pre tých, ktorí sú neustále zaneprázdnení), s vedúcimi pracovníkmi a právnymi tímami klientov svojich klientov (aka s tými, ktorí si myslia, že nie som dôležitý), as médiami (aka s tými, ktorí nie sú chcieť rokovať s PR ľuďmi). A po ceste som sa veľa naučil, ako získať odpovede, keď ich potrebujete.

Bez ohľadu na príčinu oneskorenia, tu je niekoľko rád, ako prinútiť tých zaneprázdnených (a áno, nepríjemných) pomaly reagujúcich, aby venovali pozornosť.

Vytvorte pripojenie

V prvom rade, keď sa spojíte s inou osobou, musíte mu dať dôvod, aby vám pomohol.

Začnite tým, že sa vyhnete chybám, ktoré okamžite odpojia prijímač. Dobré napísanie jeho mena je dobrým príkladom: viem, že je to základné, ale nemôžem vám povedať, koľko e-mailov dostávam pre Ashely alebo Ashleighovú - a keď áno, zistím, že som okamžite naštvaný a je menej pravdepodobné, že odpoviem rýchlo. Pokúste sa tiež neznie ako predajné ihrisko (napríklad „rád by som s vami hovoril o …“) - s tým sa nikto nechce zaoberať.

Namiesto toho uchopte pozornosť svojho kontaktu tým, že pre neho urobíte všetko relevantné. Rád hovorím všetko, čo je možné, „vy“ - napríklad namiesto toho, aby som povedal: „Potrebujem, aby si sa pozrel na tieto formuláre, “ povedal: „Váš klient potrebuje schválenie týchto formulárov.“ Je to jednoduchý, ale efektívny trik.

Môžete sa tiež obrátiť na ľudí hraním s ich osobnosťou alebo horúcimi tlačidlami. Napríklad niekto, kto má trochu ega, pravdepodobne najlepšie odpovie na potvrdenie jeho dôležitosti (napr. „Uvedomujem si dôležitosť vášho času, takže navrhujem, aby sme na 10-minútovú výzvu na prediskutovanie prípadová štúdia. “).

Uľahčite rýchlu odpoveď

Aj keď má váš kontakt záujem o pomoc, niekto, kto je zaneprázdnený, nebude mať čas na burinu prostredníctvom spleteného e-mailu alebo na počúvanie dlhej hlasitej hlasovej schránky. Nezabudnite teda zefektívniť svoju správu a uľahčiť mu rýchlu reakciu pomocou nasledujúcej taktiky.

Majte informatívny riadok

Pomocou predmetu okamžite označte svoju potrebu a pomôžte prijímateľovi uprednostniť vašu požiadavku. Od niečoho ako „Na kontrolu“, „Vyžaduje sa spätná väzba“ alebo „Prosím odpovedzte do utorka“, je rýchly spôsob, ako vyjasniť vaše očakávania od začiatku.

Dostaňte sa priamo k veci

Nestrávte veľa času správou s nerelevantnými informáciami alebo dobrotami. Buďte zdvorilí s rýchlym: „Dúfam, že sa dnes ráno správam dobre, “ a potom sa pustite do predstavenia a dôvodu spokojnosti prijímača. Udržujte to tiež jednoduché (napr. „Váš klient X a ja spolupracujeme na Y a ja sme boli informovaní, že ste najlepším kontaktom pre Z“).

Uveďte termíny zadaní

Ak chcete zabrániť tomu, aby bol váš e-mail alebo hlasová schránka vložený do hromady „vždy, keď sa k nemu dostanem“, opýtajte sa na konkrétne otázky alebo dajte položky akcie a uveďte časový rozvrh, kedy by ste radšej odpovedali. U niektorých projektov a klientov som našiel úspech s vyhlásením: „Poskytnite spätnú väzbu do piatka. V tom čase aktualizujem a pošlem tento dokument zvyšku tímu na kontrolu. “Je to pekný spôsob, ako naznačiť:„ Ak sa k nemu nedostanete včas, stratili ste v tejto veci svoje slovo. . "

Poskytnite odporúčanie

Ak hľadáte odpoveď na otázku alebo riešenie problému, vždy uveďte niekoľko rôznych možností a odporúčanie. Ak tak urobíte, osoba, s ktorou ste kontaktovaní, musí menej premýšľať a môže rýchlo reagovať „Áno, vaše odporúčanie je v poriadku“ alebo „Poďme s možnosťou č. 1“.

Sledujte inteligentne

Takže ste príjemcovi uľahčili odpovedanie a stále nedostávate odpoveď. Teraz čo? Je čas na následné kroky. V tejto fáze môže byť zložité vyrovnať sa s užitočnosťou a nepríjemnosťou, ale je možné sledovať správnu komunikáciu.

Po počiatočnom e-maile môžete rýchlo skontrolovať, čo má zmysel podľa vášho termínu. Tento e-mail by mal obsahovať váš pôvodný e-mail s krátkou vetou v hornej časti, ktorá pripomína váš kontakt s pôvodnou žiadosťou a lehotou. Nezabudnite tiež pripojiť všetky potrebné materiály.

Druhý e-mail a stále nedostávate odpoveď? Čas na telefonický hovor. (Počkajte najmenej 24 hodín po odoslaní následného e-mailu, pokiaľ niečo nepotrebujete skôr.) Či už ste osobu zavolali na telefón alebo nechali hlasovú schránku, buďte stručný. Pripomeňte mu pôvodný e-mail, kto ste a čo potrebujete.

Bez ohľadu na to, ako sledujete, vždy odchádzajte s ďalším krokom, ktorý je vo vašich rukách - „Zajtra vás znova sledujem“ alebo „Ak sa od vás do konca dňa nepočujem, budem zahrnutie zvyšku spätnej väzby tímu a odoslanie klientovi. “

A nezabudnite sledovať všetky pokusy o kontaktovanie osoby - ich referencovanie vám môže pomôcť ukázať vašu naliehavosť a môže sa ukázať ako užitočné, ak ste nútení priniesť zálohu, ktorá vám pomôže.

Vytiahnite veľké zbrane

V tejto súvislosti, ak ste sa s niekým pokúsili niekoľkokrát skontaktovať bezvýsledne, skúste skopírovať ďalšie strany podľa vašich požiadaviek. Odpovedzte na svoj pôvodný e-mail (znova) a pridajte text „Iba som sa chcel prihlásiť na nižšie uvedený e-mail. Mali ste šancu …? “A skopírujte svojho šéfa, klienta alebo kohokoľvek iného, koho si myslíte, že ho podnieti. Nie je to moja najobľúbenejšia vec, ktorú môžete urobiť, a môžete trochu podráždiť prijímač, ale určite vám to poskytne štipku.

Vaša posledná možnosť je nájsť iný kontakt, ktorý môže odpovedať na vašu otázku alebo prinútiť pôvodného prijímača, aby odpovedal. Môže to byť interný kontakt, s ktorým máte dobrý vzťah alebo niekto, kto má väčšiu moc. Upozornenie: Keď sa natiahnete v tejto situácii, nikdy nebudete chcieť viniť pôvodný kontakt. Namiesto toho to jednoducho zafixujte ako „Potrebujem to uviesť do pohybu ASAP - môžete mi pomôcť?“

Kto vedel, že e-mail alebo hlasová schránka môžu byť také komplikované? Bez ohľadu na to, v akom odvetví ste, korešpondencia s ostatnými je takmer vždy nevyhnutnosťou a, nanešťastie, vždy budú existovať pomalé pokusy. Ale s týmito tipmi by ste mali byť schopní včas získať odpovede, ktoré potrebujete (alebo aspoň v určitom okamihu). Teraz choďte von a získajte odpovede!