E-mail: Nájde cestu do všetkých kútov nášho života. Osobný e-mail. Pracovný e-mail. Školský e-mail. Druhý osobný e-mail (na spam). Podnikateľský svet je hlavným e-mailovým ovládačom, ktorý generuje viac ako 108 miliárd e-mailov denne.
S e-mailom dominujúcim vo vašich rozhovoroch vo všetkých aspektoch vášho života - najmä v profesionálnom živote - budete posielať každý deň veľa žiadostí. Od požiadania niekoho v účtovníctve o spustenie správy pre vás až po prosbu s niekým iným v oblasti grafického dizajnu, ktorý vám pomôže sformátovať návrh, pravdepodobne odošlete veľa e-mailov so žiadosťou o láskavosť.
Ak však vaša žiadosť nie je osobne, je pre príjemcu príliš ľahké ignorovať vašu správu, až kým nezmizne v zabudnutom zabudnutí - alebo, čo je horšie, úplne ju odstrániť.
Ak teda potrebujete láskavosť, ako napíšete e-mail, na ktorý dostanete odpoveď? Krátka odpoveď znie: opatrne. Tu je niekoľko rád, ktoré vám pomôžu s vypracovaním správy, ktorá skutočne upúta pozornosť vášho čitateľa - a odpoveď, ktorú potrebujete.
Použite predmet podľa vášho výhoda
Prvé veci ako prvé: Predmet je tu z nejakého dôvodu. Použite ho, aby ste príjemcovi jasne dali vedieť, prečo ste do jeho doručenej pošty práve pridali ďalší e-mail, a okamžite zvýšite šance, že ho skutočne otvorí.
Nejasný riadok s predmetom (napríklad „Máte otázku“) nie je užitočný a môže byť nepríjemný - a nechcete, aby niekto otvoril váš e-mail v podráždenom stave, keď niečo potrebujete. Namiesto toho rešpektujte čas svojho príjemcu a informujte ho konkrétne o tom, prečo ste poslali oznámenie. Napríklad: „Potrebujete kontrolu: Úpravy programovej brožúry.“
Potrebujete pomoc pri písaní skvelého predmetu? Pozrite si tieto tipy.
Pozdravte svojho čitateľa pred vykonaním dopytov
Často dostávam e-maily od študentov, ktoré sa okamžite začnú zaoberať žiadosťou, dopytom alebo otázkou bez toho, aby som sa obťažoval najprv povedať: „Dobré ráno“ alebo dokonca jednoducho „„ Ahoj “. požiadavky, nerobte to ani e-mailom.
Nemusíte sa púšťať do dlhého radu príjemných vecí, ale skôr, ako začnete svoju žiadosť, neuškodí vám niečo osobné: „Ahoj Randi! Aký bol tento víkend 10 K? V sobotu som na teba myslel a poslal ti dobré vibrácie. “Alebo:„ Dobré ráno, Jacobe. Aký bol tvoj víkend? Bolo to skvelé záhradnícke počasie - dúfam, že ste to dokázali vyťažiť maximum! “
Tieto pozdravy sú krátke a jednoduché, ale ukazujú príjemnú úroveň skutočného záujmu o príjemcov. Pamätáte si, čo som už povedal o tom, že nechcete, aby bol váš čitateľ pri otváraní e-mailu podráždený? Je ťažké byť naštvaný niekým, kto napíše komentár alebo položí otázku týkajúcu sa niečoho, čo je pre vás dôležité. Váš príjemca je koniec koncov človek s pocity a záujmami mimo kancelárie. Najlepší spôsob, ako sa spojiť s človekom a dostať ho na palubu, je niekedy pekný.
Pamätajte, čo ste sa naučili v angličtine
Ak je vaša žiadosť naliehavá, môže byť lákavé vystreliť e-mail v zhone s textovými skratkami, narýchlo napísanými vetami a odseknutými odsekmi bez akejkoľvek zmysluplnej interpunkcie. Ak sa ocitnete v tomto stave, zastavte sa. Zhlboka sa nadýchni. Keď žiadate o pomoc, posledná vec, ktorú chcete urobiť, je sťažiť niekomu porozumieť vašej žiadosti. Ak váš príjemca nedokáže pochopiť váš e-mail, ublížil si len šanci získať pomoc, ktorú potrebujete.
Napríklad odsekovaný text bez zodpovedajúcich čiariek prinúti čitateľa čítať a znova čítať sekcie, aby sa ubezpečil, že rozumie tomu, čo sa snažíte komunikovať. To si vyžaduje viac času a môže to byť veľmi frustrujúce - dve veci, ktorým sa chcete vyhnúť. Oprava je jednoduchá: napíšte úplné vety. Rozdeľte dlhé odseky na menšie odseky. Používajte čiarky vhodne.
A jeden posledný interpunkčný tip: Ak máte tendenciu ukončiť vety reťazcom výkričníkov, zastavte prosím. Pokiaľ neohlásíte, že váš tím práve vyhral obchod s bajónmi dolárov, vaša veta si nevyžaduje celý rad výkričníkov.
Nepíšte román
Áno, pri odosielaní žiadosti prostredníctvom e-mailu musíte vykonať určitú jemnosť zahrnutím pozdravu, úplných viet a príslušnej interpunkcie. Je však úplne možné tieto veci splniť a vašu žiadosť predložiť iba v niekoľkých vetách, nie v niekoľkých odsekoch.
Niektorí odborníci na kariéru tvrdia, že e-maily by mali mať päť alebo viac viet. K dispozícii je dokonca aj nástroj, ktorý vám môže pomôcť obmedziť vaše e-maily na vetu podľa vášho výberu.
V závislosti od zložitosti vašej žiadosti nemusíte byť vždy schopní držať sa návrhu s päť vetami, mali by ste však napísať svoj prvý návrh a potom zvážiť, či môžete skrátiť akýkoľvek materiál, aby sa ľahšie čítal. Potom sa pozrite na konečný produkt a opýtajte sa sami seba, či je žiadosť jasná alebo či by sa mohla vyriešiť efektívnejšie telefonicky alebo osobne.
Napríklad:
Vidíš? Leštené, ale k veci. Namiesto písania odsekov o dôvodoch, prečo by Randi bola ideálnym kandidátom, autorka poskytla jasné a stručné vysvetlenie toho, čo chce, po čom nasledovala žiadosť o ďalšiu diskusiu.
Neodosielať e-mail
Ja viem - prečítali ste si celý stĺpec o vytvorení efektívneho „požiadať“ e-mailom, a teraz vám hovorím, aby ste nešli zaslať. Čo je obchod?
Zadanie tohto e-mailu nebolo zbytočné. Niekedy vám pri písaní a úprave žiadosti môžete pomôcť pri premýšľaní prostredníctvom vašej správy, aby ste mali jasno v tom, čo sa chcete spýtať, ako svoju žiadosť podporíte a ako môžete riešiť otázky alebo obavy, ktoré z nej vyplývajú. To môže byť hodnotné cvičenie, ktoré vás pripraví na osobné stretnutie.
Niektoré žiadosti sú úplne vhodné e-mailom. Ak však máte dôležitú žiadosť a priamy prístup k osobe, ktorá vám môže pomôcť, opýtajte sa sami seba, či by bola osobná konverzácia výhodnejšia ako elektronická žiadosť. E-mailom neexistuje žiadny kontext, tón hlasu, výraz tváre alebo emócie. Niekedy, keď sedíte naproti človeku a dovolíte mu, aby videl svoju úprimnosť, vaše pocity, váš úsmev alebo vaše zdesenie - viete, veci, ktoré z vás robia človeka - môže vašu správu predať oveľa lepšie, ako to, čo bolo najviac premyslene vytvorené (ale postrádané) -of-humanity) e-mail.
Nie som anti-technology. Píšem veľa e-mailov a trávim priveľa času prenasledovaním králikov prostredníctvom Twitteru. Ale ak skutočne potrebujem odkup alebo pomoc osoby, verím, že môžem a mal by som vynaložiť úsilie, aby zodvihol telefón alebo chodil do svojej kancelárie, aby vysvetlil, čo chcem a prečo si myslím, že mi táto osoba môže pomôcť.
Udržujte svoju žiadosť stručnú, do bodu a leštenú - či už elektronickú alebo osobne - a budete mať oveľa väčšiu šancu získať pomoc, ktorú potrebujete.
