Už ste niekedy prestali premýšľať o tom, aké dôležité je písanie pre vašu každodennú prácu? S výnimkou niekoľkých polí je väčšina z nás zodpovedná za komunikáciu prostredníctvom e-mailu. A čo viac: Môžeme byť požiadaní, aby sme napísali návrhy, pridali stránky do príručky alebo vytvorili ťažkú textovú prezentáciu na predstavenie nového nápadu. Navyše, možno budete musieť predložiť vzorku písania pre budúce zamestnanie.
Takže aj keď nemusíte byť „spisovateľom“ v odbore, počet vecí, ktoré musíte každý deň prekonať písomne, nie je nepodstatný.
To znamená, že sa chcete nielen ubezpečiť, že správne používate „jeho“ a „je“, ale tiež chcete odškrtnúť niekoľko ďalších „spisovateľských“ polí.
Pretože ak tak neurobíte, skončíte s odosielaním takýchto e-mailov:
OK, môže to byť prehnané. Ale nie je to tak ďaleko.
Ako by ste to vyriešili? A ako opravíte písanie v budúcnosti (bez toho, aby ste museli robiť hodiny práce?). Ako sa stanete silnejším hovorcom a spisovateľom? V skutočnosti to nie je také ťažké - začnite pracovať v tomto kontrolnom zozname a stanete sa lepším spisovateľom v žiadnom momente.
Existujú tresty pri behu?
Ak si nie ste istí, prečítajte si nahlas a uistite sa, že vy - a kolega - môžete sledovať, čo sa snažíte povedať. Pokiaľ nie ste pokročilý spisovateľ s talentom pre dlhé a zložité riadky, rozhodnite sa pre krátke a priame vety.
Vo vyššie uvedenom príklade je prvá veta run-on (preto ste sa pravdepodobne cítili stratení od začiatku).
Takto by sa malo čítať:
Je to, čo hovoríte, jasné?
Prispôsobenie sa silným slovným slovám je skvelé, ale iba ak si myslíte, že ich používate správne. Je lepšie mať na starosti písanie slovami, ktoré poznáte, namiesto toho, aby ste hádzali veľké písmená a dúfali, že to bude vyzerať rozumne. A ak je to očividné zneužívanie - napríklad s kompartmentom vyššie - dobre, je to naozaj zlé.
Je písanie konverzačné?
Samozrejme, v závislosti od položky, nebudete chcieť ísť príliš príležitostne, ale tiež nechcete, aby vaše slová boli príliš strnulé alebo zneli extrémne formálne, najmä ak nechcete pokračovať v tejto fasáde počas celého obdobia môže to byť neustála výmena.
Použitie fráz ako „Chcem diskutovať“, „ak máte radi“, a nikdy nepoužívanie kontrakcií znamená upchatie písania, a pokiaľ to vaša práca absolútne nevyžaduje, narazíte na prístupnejší (čítaj: ľudská bytosť), ak pracovať na písaní konverzačne.
Máte potrebné prechody?
Prečítajte si to nahlas a skontrolujte, či skok z jedného odseku do nasledujúceho má zmysel a pekne tečie.
Aj keď je všetko v poriadku a je dobré otvoriť si pondelok ráno e-mail s poznámkou o víkende, je to zvláštne, keď sa dostane do stredu e-mailu - tak, ako je hore.
Používate správnu interpunkciu?
Poznáte rozdiel medzi bodkočiarkou a dvojbodkou? Používate stále čiarky (oxfordské čiarky, ak je to vaša preferencia)?
S tým súvisí niekoľko problémov: „Dúfam, že ste mali dobrý víkend: Zaujímalo by ma, či dokážeme nastaviť čas na telefonické rozhovory“ - ale na vrchole je nesprávne použitie hrubého čreva.
Skontrolujte svoje homofóny
Viete, tie slová, ktoré znejú rovnako, sú však napísané odlišne a majú rôzny význam. (Niekoľko príkladov: sú tam, ich.)
Alebo vo vyššie uvedenom príklade ste pravdepodobne chytili chybu, ktorú ste urobili.
Je vaša kapitalizácia správna?
Je to chúlostivé a mnoho ľudí mylne zarába veľké mená, keď sa majú zaraďovať iba vlastné mená.
Tím ani oddelenie nemusia byť v tomto e-maile kapitalizované. Sú to bežné podstatné mená - nie správne.
Je to dosť ľahké, však? Toto je tento e-mail, ako by vyzeral, keby spoločnosť Fictional Ben túto radu prijala:
Nemusíte byť najlepším spisovateľom - tu to nie je cieľom. Prakticky každé odvetvie si cení ľudí, ktorí vedia, ako spojiť gramaticky správne vety a jasne zdieľať svoje nápady. To z vás robí lepšieho e-mailu, lepšieho moderátora, lepšieho hľadateľa práce a celkovo lepšieho komunikátora.
