Nikdy nedokončujete svoje zoznamy úloh? 5 stratégií na vyskúšanie

Väčšina z nás tam bola: Musíte dokončiť osem miliónov vecí, zdá sa však, že sa nič nestalo. Zoznam úloh zostavujete za zoznamom úloh a máte pocit, že do zoznamu pridávate viac položiek, ako odhlasujete. Znamená to, že ste v čase správaní strašne strach, alebo je to niečo iné?

Tu je hrozný (ale podivne potešujúci) fakt: Neuveriteľných 89% ľudí pravidelne nedokončí svoje zoznamy úloh. Takže sa nemusíte báť, nie ste sami!

Ďalším dôvodom, prečo sa nemusíte obávať: Existujú jednoduché stratégie, ktoré môžete využiť, aby ste urobili viac a spravili tak svoj zoznam úloh. Tu je prehľad najlepších tipov na zoznam úloh - pretože je čas stať sa jedným z tých 11%, ktorí skutočne dokončia to, čo plánujú.

1. Berte vážne pravidlo 1-3-5

V priebehu dňa je ľahké zachytiť všetky malé veci, ktoré sa objavia. Iste, naozaj ste chceli dokončiť túto gigantickú správu výboru, ktorá na vás váži celé týždne, ale vy ste len museli vyplniť svoj zoznam úloh 17 ďalšími vecami, ktoré si vyžadujú vašu okamžitú pozornosť.

Alebo áno?

Toto je miesto, kde sa hodí pravidlo 1-3-5: Zmapovaním jednej veľkej veci, troch stredných vecí a piatich menších vecí, ktoré chcete tento deň splniť (a, áno, vo všeobecnosti je to počet úloh, ktoré môžete primerane zvládnuť) urobiť za deň), budete okamžite vedieť, kde sú vaše priority (a čo môže čakať). A ak určovanie priorít je v skutočnosti vaším najväčším problémom, pokiaľ ide o produktivitu, pomôže vám to v tom lepšie sa zlepšovať.

Ak pracujete v zamestnaní, v ktorom sa veci skutočne objavia a je potrebné sa s nimi vysporiadať, nechajte jeden z vašich stredných a jeden alebo dva malé automaty otvorené každý deň, aby ste vyplnili najdôležitejšie okamžité potreby.

Aby sme to ešte uľahčili, vytvorili sme pre vás veľmi jednoduchú (a peknú) tabuľku na zmapovanie vašich 1-3-5 položiek, ktoré si môžete stiahnuť tu.

2. Použite metódu Eisenhower

Alex Honeysett robí veľké zhrnutie Eisenhowerovej metódy, ale podstatou je, že musíte začať chápať dve veci o každej z vašich úloh: Aká dôležitá je a aká naliehavá je to? Veľkou lekciou je, že to, čo je dôležité, nie je vždy naliehavé a naopak.

Myšlienka prioritizácie úloh môže byť skľučujúca (najmä ak neviete, kde by mali ležať vaše priority), takže tento systém vytvorí veľmi jednoduchú mriežku, na ktorej bude založený váš zoznam úloh. Hľadajte veci, ktoré sú naliehavé a dôležité, a urobte tie prvé. Nestrácajte čas staraním sa o veci, ktoré sa zdajú byť naliehavé, a neblokujte konkrétne kúsky času vo svojom rozvrhu pre tie, ktoré sú dôležité, ale v tom okamihu sa nemusia robiť. A čokoľvek, čo určíte, nie je naliehavé alebo dôležité? Urobte všetko pre to, aby ste to dostali zo svojho príliš úplného zoznamu úloh.

3. Zaväzujte sa iba k jednej aplikácii Zoznam úloh

Môj dobrý priateľ sa mi raz sťažoval na to, ako sa nikdy nedokázala priblížiť k dokončeniu svojho zoznamu úloh, a keď otvorila počítač, uvidela som dôvod: Mala deväť rôznych produktivity alebo zoznam úloh. aplikácie prebiehajúce súčasne na jej pracovnej ploche!

Mnoho ľudí sa mýli, keď si myslia, že výraz „tým viac je tým veselejší“ sa vzťahuje na aplikácie (najmä na tie, ktoré produkujú produktivitu), ale v prípade väčšiny ľudí to tak nie je. Polovicu dňa strávite správami so všetkým a neexistuje spôsob, ako sa naučiť o výhodách a aplikáciách každej jednotlivej aplikácie.

Namiesto toho venujte trochu času preskúmaniu možností aplikácie na zvýšenie produktivity (tu je dobrý zoznam, ako začať) a vyberte iba jednu, ktorej sa chcete zaviazať. Stiahnite si ju, prečítajte si informácie o funkciách a celý mesiac sa zaväzujte používať iba túto aplikáciu pre potreby zoznamu úloh. Budete šokovaní tým, o koľko viac sa dokážete urobiť, keď sa nebudete neustále zaujímať o toľko rôznych vecí.

4. Buďte konkrétni o tom, čo jednotlivé položky zoznamu úloh obsahujú

Nemali by ste prikladať rovnakú váhu vyplneniu správy, ktorá vám zaberie päť hodín, kým napíšete a pošlete e-mail, ktorý potrebuje iba dve minúty času. Namiesto toho rozdeľte kroky, ktoré každá položka v zozname úloh obsahuje, až kým všetci nevykonajú rovnaký čas a úsilie (jeden odborník navrhuje, aby každá úloha nemala trvať dlhšie ako 10 minút), a premýšľajte o nich ako o svojich vlastných úlohách. zoznam položiek.

V skutočnosti vizualizáciou toho, koľko práce všetko zaberie, je ľahšie naplánovať zodpovedajúcim spôsobom zvyšok svojho zoznamu úloh a denný rozvrh. Aj keď len poviete „napísať správu výboru“, môže sa to zdať ľahké. Vykreslenie šiestich krokov, ktoré s tým súvisia, vám umožní zablokovať správne množstvo času a prípadne presunúť ďalšie položky zoznamu úloh na neskorší dátum.,

5. Vytvorte zoznam „Hotovo“

Mám priateľa, ktorý sa drží klasického zoznamu úloh v oblasti papiera a pera, a jedným z dôvodov, prečo sa mu to tak páči, je to, že miluje vzhľad s tým, že položky sa po dlhom dni preškrtnú na list papiera. Tam je pocit úspechu, ktorý neexistuje s mnohými aplikáciami zoznamu úloh.

Vytvorenie zoznamu „Hotovo“ (viac o tom tu) vám nielenže dáva ten istý pocit úspechu, keď sa budete môcť obzrieť späť na všetko, čo ste v ten deň urobili, ale ak sa pozriete na zoznam a uvedomíte si, že naozaj nič nedosiahlo, je to tiež skvelý budiaci hovor, ktorý potrebujete preorientovať a prehodnotiť to, čo trávite deň robením.

Nezabudnite, keď skúšate akýkoľvek nový trik produktivity, ktorý vyžaduje určitý čas na prispôsobenie, takže ak sa zdá, že veci nefungujú po jednom dni, nevzdávajte sa. Doprajte každému novému zoznamu úloh aspoň mesiac. Budete strojom produktivity v žiadnom momente!