Používate e-mail nesprávne (a 3 ďalšie kancelárske nástroje) - múza

Od pier, cez občerstvenie, až po kancelárske klebety - keď sedíte päť metrov od svojho spolupracovníka, zdieľanie všetkého je hračkou. A napriek tomu, aby ste prediskutovali konečné podrobnosti prezentácie, ktorú spolu dáte do 30 minút, pošlete jej e-mail? Na tomto obrázku je niečo zlé.

E-mail, konferenčné hovory, online kalendáre a chatové aplikácie nám pomáhajú zostať v kontakte a sledovať, keď sme ďaleko od seba. Tento nástroj je však rovnako účinný ako ruka, ktorá ho má. Vedieť, kedy používať každú z aplikácií, ktoré máte k dispozícii a ako z nich vyťažiť maximum, často spôsobuje rozdiel medzi premárnenými hodinami a dodanými produktmi.

V spoločnosti Blinkist pracujeme na zefektívnení čítania a učenia, takže racionalizácia je v našej DNA. Keď sme si všimli, že komunikácia sa stáva neúčinnou aj v našom malom tíme, rozhodli sme sa zistiť, čo sa deje, čo nám bránilo pracovať v našich silách. Zistili sme, že optimalizáciou toho, ako používame naše každodenné nástroje, by sme mohli urobiť oveľa viac.

Ďalej uvádzame štyri bežné nástroje, ktoré pravdepodobne zneužívate, a ako môžete svoj formulár opraviť.

1. E-mail

Fumble

Tak jednoduché, ako je e-mail, existuje veľa spôsobov, ako sa to pokaziť: použitie e-mailu ako prostriedku na dlhé diskusie a na jednoslovné odpovede, ktoré by sa mohli pre začiatočníkov nixovať alebo prenášať osobne. A ako lákavé je používať váš e-mailový reťazec ako miesto pre rozsiahlu argumentáciu s dokumentáciou, e-mail nie je miestom pre kritické diskusie o podrobnostiach projektu. V týchto prípadoch robíte komplikácie a zdržiavate svoje činnosti a aktivity vašich príjemcov.

Oprava

Pri dôležitých alebo naliehavých úlohách sa stretávajte tvárou v tvár, aby ste mohli riešiť problémy priamo a získať odpovede rýchlejšie. Tým, že to budete robiť naživo, nebudete chrániť len svoj čas, ale pomáhate aj svojim spolupracovníkom. Ak každý vie, že naliehavé správy nikdy nedoručia prostredníctvom e-mailu, nie je dôvod na neustále obnovovanie doručenej pošty a ľudia sa môžu namiesto toho sústrediť na to, aby sa veci spravili.

Mysli na e-mail ako na spôsob, ako začať diskusiu alebo nastaviť program, takže keď si sadneš so svojím tímom, aby sa kúzlo stalo, môže.

2. Konferenčné hovory

Fumble

Konferenčné hovory sú krásne - môžete ich robiť kedykoľvek a kdekoľvek - ale pretože sa môžu cítiť príležitostnejšie ako osobné stretnutia, môžu spôsobiť aj problémy s efektívnosťou.

Po prvé, pretože sa cítia neformálne, pre príliš veľa ľudí je ľahké sa do nich zapojiť. Výsledkom je, že namiesto toho, aby sa mohli venovať kritickej práci, ktorú môžu urobiť, je váš tím uväznený v stretnutí pochybných užitočností.

Po druhé, je ľahké prehliadnuť, že hoci sa môžu zdať príležitostnejšie, môžu byť veľmi psychicky zdaňované. Konferenčné hovory si vyžadujú prípravu a intenzívne počúvanie, ktoré z vášho denného prídelu sústredenia urobí veľké sústo. Naplánujte si jeden príliš skoro ráno, a to môže zamerať vaše zameranie na deň. Zaúčtujte ho za niekoľko hodín a budete sa zaoberať dňom, ktorý je určený očakávaním pracovnej doby v noci.

Oprava

Najskôr nezabudnite, že nie každý musí byť pozvaný. Namiesto toho zapojte ľudí, ktorí sú informovaní o projekte a sú kľúčovými prispievateľmi. Nechajte jednu osobu na stretnutí si zapísať poznámky a podeliť sa o zvyšok tímu, aby sa ostatní mohli sústrediť na prácu.

Nezabudnite si vybrať čas hovoru rozumne. Ak je to možné, neplánujte konferenčné hovory prvou vecou ráno alebo neskoro v noci. Nájdením času medzi tým budete chrániť svoje zameranie.

3. Rozhovor

Fumble

Medzirezortný chat, najmä pre spoločnosti, ktoré sa nachádzajú na viac ako jednom poschodí alebo na rôznych miestach, je veľmi užitočným náhradníkom osobného kontaktu: Deje sa v reálnom čase, umožňuje okamžitý prenos súborov a uľahčuje spontánnosť. Ale rovnako ako pri konferenčných hovoroch, aj samotné čnosti chatu sú jeho nedostatky.

Hlavným problémom pri kancelárskych rozhovoroch je to, že ľudia sa cítia slobodnejšie písať otázky súvisiace s manžetou, pretože ich technicky neprerušujú - príjemca si stále môže zvoliť, či odpovie alebo nie. Ide o to, že sme reaktívni tvorovia a máme pocit, že musíme zastaviť to, čo robíme, a venovať sa ľuďom, ktorí nás pingujú. Aj keď je váš úmysel nadviazať kontakt prostredníctvom rozhovoru nenápadný, máte malú kontrolu nad tým, či je práca vášho kolegu prerušená. Ak uvidí upozornenie na správu, je pravdepodobné, že to bude vyzerať. Aj keď neodpovie priamo, časť jej zamerania sa teraz odkloní od vašej poznámky alebo otázky.

Oprava

Vo všeobecnosti by sa rozhovor mal používať iba na rýchle otázky, ktoré vám bránia v napredovaní vo vašej práci, alebo na nastavenie času so spolupracovníkom, ktorý vám umožní hovoriť o väčšom probléme. Čokoľvek iné, vložte e-mail, aby ste nerušili svojich kolegov.

A ak ste na konci príliš veľkého počtu rozhovorov? Vypínajte upozornenia rovnako ako v prípade e-mailov. Mnoho chatových služieb tiež umožňuje užívateľovi zostať „neviditeľným“, čo je pekný spôsob, ako zostať zapojený (najmä ak ste súčasťou neustále aktualizovaného skupinového chatu) bez toho, aby ste sa cítili povinní odpovedať.

4. Kalendáre

Fumble

Ľudia, ktorí zneužívajú svoje kalendáre č. 1, sa správajú ako zoznamy úloh. Ak sa pozriete na svoj kalendár a uvidíte niečo, čo sa podobá „vyzdvihnúť mlieko“ alebo „naplánovať strih“, je načase prehodnotiť, ako ho používate.

Ďalšie zneužitie kalendára ho nedokáže použiť na ochranu vášho času, nie iba na jeho organizáciu. Keď vás osloví návrh nového projektu a váš kalendár vám povie, že sa doň zmestíte, nezabudnite, že to nevyhnutne neznamená, že by ste mali. Najdôležitejšie je pozrieť sa na vaše ciele a hodnoty.

Oprava

Snažte sa, aby váš kalendár zostal posvätným miestom pre stretnutia a udalosti, ktoré sú buď viazané na konkrétny dátum a čas, alebo do ktorých sú zapojení aj iné osoby ako len vy. Svoje kalendárové postupy môžete začať meniť zoznamom úloh pre úlohy, ako je zavolať lekára alebo vyzdvihnúť kvety. Preškrtnutie malých úloh je nesmierne uspokojivé a zaradením do zvládnuteľného zoznamu získajú iný charakter - ten, ktorý vám umožní vidieť ich ako vhodné medzi dôležitými udalosťami, než aby sa stali udalosťami samy sebe.

A nezabudnite vždy zosúladiť nové príležitosti s vašou úlohou a cieľmi. Čokoľvek, čo sa nezhoduje tu a teraz alebo s vami, ktoré si prajete, nepatrí do doku (alebo do kalendára).

Pomocou niekoľkých jednoduchých vylepšení môžete použiť nástroje, ktoré máte k dispozícii, aby ste urobili viac. Podeľte sa o tieto tipy po kancelárii a celé vaše pracovisko bude oveľa efektívnejšie, ako ho budete vedieť!