Ak ste niekedy pracovali v kancelárii, viete, že stretnutia sú čiernymi ovcami pracovných úloh. Milujeme ich nenávidieť a snažíme sa ich navždy eliminovať, a napriek tomu ich stále máme - znova a znova, kým nenájdeme otázku, prečo v nich trávime toľko času.
Každý má svoje tajomstvá, pokiaľ ide o orientáciu v zložitej krajine stretnutí (a niektoré z nich sú lepšie ako iné.)
Preto som zavŕšil stratégie na zníženie zaťaženia schôdzkami (a zvýšenie vašej produktivity) od štyroch úspešných vedúcich spoločností. Kto vie, môžete vyskúšať niektorú z týchto taktík vo vlastnej kancelárii!
1. Vytvorenie časového harmonogramu „Bez stretnutia“
Toto je najstarší a najjednoduchší trik v knihe pre každého, kto sa snaží naplánovať prácu na hlavu.
A pracoval pre Andrew Fingerman, generálny riaditeľ spoločnosti PhotoShelter:
„Už viac ako rok som odmietol usporiadať schôdzky pred poludním. Dopad na moju produktivitu bol ohromujúci. Ako niekto, kto má tiež ADHD, som zistil, že ráno sú nevyhnutné pre prácu, ktorá si vyžaduje moju najvyššiu úroveň kritického myslenia. Takže, ak sa niekto zúfalo potrebuje stretnúť so mnou ráno, takmer vždy odmietnem a namiesto toho sa pýtam, či si môžeme vybrať čas popoludní. Jedinou podmienkou, pre ktorú jaskyňu ja, je, ak sa stretnutie dokonale prispôsobí mojim najvyšším prioritám. “
V spoločnosti Muse sme prijali podobnú stratégiu implementáciou „Víťazných stredísk“, kde v stredu od 9:00 do 13:00 nemá nikto v spoločnosti dovolené naplánovať stretnutia.
„Najčastejšie sťažnosti boli, že ľudia nemali dosť konzistentného času na premýšľanie, pretože stretnutia sa prerušovali tak často, “ hovorí naša viceprezidentka pre ľudí a talent, Toni Thompsonová. "Existuje niekoľko stretnutí, ľudia mi povedali, že sa nemôžu zastaviť, ale ak úsilie zníži dokonca 70% neproduktívnych stretnutí a nahradí tie s vysokou produktivitou, tvorivosťou a zdravím zamestnancov, oplatí sa to."
2. Stretnutia iba jeden deň v týždni
Mattan Griffel je spoluzakladateľom a generálnym riaditeľom spoločnosti One Month. Aby vyriešil svoje problémy so schôdzkami, rozhodol sa, že namiesto blokovania určitých časov blokuje každý deň okrem jedného.
V rozpore s vlastným systémom Muse sa Griffel stretáva výlučne v stredu: „Nerobím z toho veľa. Ak niekto v utorok požiada o uchopenie kávy, spýtam sa, či namiesto toho pracuje streda. Ak je táto stredu úplne rezervovaná, opýtam sa na nasledujúcu stredu (niekedy musím rezervovať dve alebo tri stredy von), “hovorí v nedávnom článku Forbes . Prekvapivo jednoduché, že?
Výsledkom je, že zistil, že to nie sú len obrovské bloky času na zameranie sa na iné úlohy, ale že „nútenie ľudí čakať do stredy často odfiltruje nedôležité stretnutia. Vylúčia to ľudí, ktorí chcú nejaký čas, ale nie sú ochotní čakať na to alebo pracovať v rámci vášho rozvrhu. To je pre mňa skvelé, pretože sa s nimi nechcem stretávať. “
3. Pravidelná revízia kalendára
„Pravidelne prehodnocovame stretnutia štvrťročne, aby sme v prípade potreby prehodnotili harmonogramy stretnutí, “ hovorí Dinah Alobeid, riaditeľka komunikácie v skleníku. To znamená, že v každej štvrti sa každý v spoločnosti pozrie na svoj kalendár a rozhodne, či sa určité diskusie môžu presunúť na iný kanál.
Môžete to ľahko urobiť podľa vlastného rozvrhu. Na pomoc pri zúžení toho, ktoré stretnutia sa uskutočňujú a ktoré sa nevyskytujú, Alobeid navrhuje skrátiť časový rámec: „Začnite s 30-minútovými stretnutiami a podľa možnosti ich skrátte na 20 minút; to isté platí aj po 60 minútach, prečo nevyskúšať 45? “Možno zistíte, že môžete dosiahnuť toľko v kratšom čase, ak nie prostredníctvom e-mailu alebo dokumentu Google.
Tiež hovorí: „Trávte čas v pondelok zmapovaním toho, čo chcete dosiahnuť tento týždeň a ktoré stretnutia sa musia uskutočniť, aby ste dokončili prácu a posunuli určité projekty vpred.“ Ak sa necítia v súlade s vašimi prioritami, odstráňte ne.
4. Uskutočnenie čistenia stretnutia
Alex Villa, hlavný prevádzkový riaditeľ spoločnosti Healthify, sa vyššie uvedeným podujatím venuje ešte viac organizovaním „čistenia stretnutí“ vo svojej spoločnosti:
„Je to špecifický časový bod každých šesť až deväť mesiacov, keď odstránime 100% opakujúcich sa schôdzí a stanovíme pravidlá, podľa ktorých ich možno pridať späť.“
Čo presne teda znamená priviesť stretnutie späť do kalendára pre Villa a jeho tím? „V prípade jednorazových stretnutí a stretnutí s klientmi môžete schôdzu ponechať alebo odstrániť podľa vlastného uváženia. Odstránené stretnutia nie je možné pridať späť najmenej na dva týždne. Po týchto dvoch týždňoch môžete schôdzku znova pridať, iba ak ju väčšina účastníkov aktívne požiada o jej vrátenie (lobovanie za vaše vlastné schôdzky je zakázané!) “
Odpoveď v jeho spoločnosti bola neuveriteľne pozitívna, napriek tomu, že bola taká zastrašujúca: „Každý ju miluje a nemôže sa dočkať, až všetko zmaže. Bez toho, aby ste si uvedomili problém, začnete mať nepríjemnú situáciu, keď nikto nechce byť tým, ktorý hovorí: „Toto stretnutie nie je užitočné, môžeme ho iba zrušiť?“ Nakoniec prechádzame cyklom optimálneho výkonu, v ktorom ľudia vytvárajú rovnováhu medzi schopnosťou spolupracovať a zároveň majú čas na svoju individuálnu prácu. “
Aj keď sa tento plán môže stať zložitým pre všetkých vo vašom tíme, stojí za to otestovať menšie stretnutia. Porozprávajte sa so svojimi spolupracovníkmi o odstránení akýchkoľvek neodkladných nahlásení na pár týždňov a zistite, či to nemá negatívny vplyv na vašu prácu.
Riešenie preťaženia schôdzkami skutočne vedie k stanoveniu priorít vašej pracovnej záťaže, a preto sú uvedené stratégie také efektívne.
