Najlepší šéfovia majú politiku otvorených dverí - nie? Čo to však v praxi znamená? Znamená to byť dobrým manažérom, že váš tím môže prísť, sadnúť si a „vybrať si mozog“, kedykoľvek chcú?
Neznie to veľmi efektívne - a to preto, že to tak nie je. Dostupnosť vyžaduje veľa času a energie, dva z vašich najcennejších a obmedzených zdrojov. Je dôležité uznať, či náklady a výnosy z toho, že sa toľko dá vašim zamestnancom, stojí za to. Je možné, že ich nadmerné zapojenie ich nielenže frustruje, ale tiež vám bráni mať čas na tvorivé myslenie a riešenie úloh mimo dohľadu nad ostatnými.
Našťastie dnes môžete začať so štyrmi krokmi na nápravu tejto situácie a obnovenie správneho štýlu správy:
Krok 1: Vynulujte problém
Je ľahké povedať: „môj tím ma potrebuje“ a zapojiť sa do práce všetkých. Je ťažšie ustúpiť a preskúmať, či si môžete dovoliť trochu ustúpiť.
Sebapoznanie začína samodiagnostikou. Ak chcete zistiť, či ste príliš k dispozícii, položte si nasledujúce otázky:
- Rozptýlia sa vaši zamestnanci, keď vstúpite do miestnosti na oddych?
- Myslíte si, že pravidelne pracujete neskoro a cez víkendy, aby ste svoju prácu vykonali?
- Prídete ráno a nájdete radu zamestnancov čakajúcich pri vašich dverách?
Ak ste na ktorúkoľvek (alebo všetky) tieto otázky odpovedali áno, ste príliš k dispozícii.
Krok 2: Zmeňte svoje návyky
Teraz, keď viete, že vy aj vaši zamestnanci môžete mať úžitok z menšej angažovanosti, stanovte hranice vytváraním časov, keď ste v kancelárii so zatvorenými dverami. (Pracujete v otvorenom nastavení? Blokujte čas vo svojom kalendári ako DND, aby ste vytvorili rovnaký efekt.)
Ale nekončí to. Spolu s rozvrhnutím času na prácu na stole dávajte svojim zamestnancom rovnakú zdvorilosť. Je pravda, že chcete zostať v kontakte so svojimi zamestnancami, aby ste maximalizovali príležitosti na uznanie dobre vykonanej práce, poskytnutie kritickej spätnej väzby a identifikáciu oblastí záujmu - nemusíte však byť neustále v tvári.
Jedna rýchla oprava tohto je začatie plánovania týždenných stretnutí jeden na jedného s každou z vašich priamych správ. Je potrebné objasniť, že je čas skontrolovať akékoľvek naliehavé problémy a položiť akékoľvek otázky - či už ide o aktuálny projekt alebo nadchádzajúcu iniciatívu spoločnosti. Počas tejto doby nezabudnite dať svojej osobe úplnú, nerozdelenú pozornosť. Keď strávite 15 až 30 minút diskusiou o práci, dostanete sa ďalej, než zodpovedaním jednorazových otázok počas celého dňa, keď sa ponáhľate z jednej veci na druhú.
Krok 3: Zostaňte na téme
Keď už hovoríme o pozornosti, príliš veľa manažérov, ktorí preťažili svoju dostupnosť, kompenzujú nedostatočným posluchom alebo plnou pozornosťou. (Ak ich zamestnanci vždy hľadajú, kedykoľvek inde odpovedia na e-maily?). Obmedzte tieto nadmerné konzervácie objasnením toho, ktoré témy sú (a nie sú) vhodné pre váš tím.
Napríklad som raz mal výkonného asistenta, ktorý si zvykol so mnou niekoľkokrát po celý deň zdieľať hlboko osobné problémy, ktoré sa netýkajú práce. Po niekoľkých dňoch tohto správania som urobil dve zmeny. Najprv som usporiadal toto týždenné stretnutie jeden na jedného, aby som prešiel cez svoje projekty, a požiadal som, aby v tom čase priniesla všetko, čo súvisí s jej prácou (čo nebolo naliehavé). Po druhé, požiadal som ju, aby na týchto stretnutiach zoskupila svoje obavy a obmedzila ich na témy súvisiace s kanceláriou. Fungovalo to. Prestala ku mne prichádzať s osobnými problémami a my sme si vytvorili silnejší pracovný vzťah.
Teraz to neznamená, že sa nikdy nemôžete dostať z témy. Nie ste robot a nie je to ani váš tím, a mali by ste s nimi rozvíjať vzťahy nad rámec ich zoznamu úloh. Nastavením jasných hraníc vo vhodnom čase na to, aby ste hovorili o svojich vzťahoch, ich zoznamovacích životoch, frontoch Netflix a ich víkendových plánoch, môžete ušetriť veľa prerušení. Je to také jednoduché, ako hovoriť od 9:00 do 12:00, pracujem na dodržaní termínov projektu, takže sa prosím obracajte, iba ak je to skutočne dôležité.
Krok 4: Urobte malé kroky na posilnenie (a preškolenie) vašich zamestnancov
Už dlho ste mali na starosti svojich zamestnancov, povedali ste svojim zamestnancom, že sa môžu objaviť kedykoľvek počas pracovného dňa a e-mailom vám kedykoľvek poslať voľno. Máte pravdu, keď si myslíte, že nemôžete poslať iba e-mail s textom: „Odteraz ku mne prosím prichádzajte iba s naliehavými otázkami a nechajte ma samú prácu zvyšok času.“
Namiesto toho povzbudzujte zmenu bit-by-bit. Keď váš tím príde s otázkou, namiesto okamžitej odpovede sa opýtajte, čo by urobil. Ak k vám niekto príde v čase, ktorý ste si dali do kalendára ako „DND“, opýtajte sa, či potrebuje okamžitú pomoc alebo sa môže vrátiť neskôr.
Ak sa konverzácia obrátila smerom k osobnej osobe, buďte priamo informovaní o svojej potrebe dodržať termín alebo sa zaoberať iným problémom. Ak však chcete pokračovať v konverzácii, nezabudnite si nastaviť čas na rozprávanie, pokiaľ možno v nepracovnom prostredí, napríklad pri káve alebo pri obede.
Politika otvorených dverí a aktívne počúvanie sú vynikajúce stratégie riadenia. Dokonca aj osvedčené postupy prijaté do extrému však spôsobujú neefektívnosť a neúčinnosť. Niekde vo vesmíre šéfa existuje rovnováha medzi spravodlivým zapojením a nadmernou prácou. Ale vedieť, že je to v poriadku a produktívnejšie, urobiť si čas na zatvorenie dverí - doslova a obrazne - je skvelý začiatok.
