LinkedIn minulý rok zverejnil prieskum, ktorý ukazuje, že naše profesionálne zoznamy úloh naliehavo potrebujú zmenu. Ukázalo sa, že nie sme takí dobrí pri „robení“ vecí, ktoré si hovoríme, že musíme urobiť. V skutočnosti takmer 90% odborníkov pripustilo, že do konca priemerného pracovného dňa nedokážu splniť všetky úlohy uvedené v zozname úloh.
Takže ak ste chorí z toho, že sa každý deň vyrovnávate s rovnakými výčitkami, je čas to zmeniť. Tu je päť trikov, ktoré vám pomôžu zvýšiť vašu produktivitu a pomôcť vám v tom, aby ste sa dostali do zoznamu.
1. Uchovávajte jeden zoznam úloh pre prácu
Buďme úprimní: Ak ste chceli získať kompletný prehľad o všetkom, čo ste v súčasnosti mali urobiť pre prácu, je pravdepodobné, že nemôžete nájsť všetko na jednom zozname. Namiesto toho tu máte niekoľko príspevkov, uložených konceptov v e-mailoch, lepkavých textových súborov alebo textových súborov v počítači a prípadne aplikáciu alebo dve v telefóne.
Aj keď je všeobecne dobrým zvykom oddeliť prácu a hru, je nevyhnutné mať pre svoje pracovné úlohy jediné miesto. Vyberte si spôsob výberu a začnite konsolidovať. Môže to byť kdekoľvek: ručne písaný zoznam v rámci dôveryhodného plánovača, dokument, ktorý uchovávate na pracovnej ploche, alebo aplikáciu v telefóne .
Uistite sa však, že môžete svoj zoznam pridať odkiaľkoľvek - to znamená, že ak používate aplikáciu pre stolný počítač, budete chcieť nastaviť systém na zaznamenávanie úloh, ktoré vznikli mimo vášho počítača, napríklad priradenia, ktoré získate počas stretnutia. Osobne by som si ich rád zapísal do poznámok a potom ich odstránim alebo vymažem, keď ich prenesiem do hlavného zoznamu.
2. Postupujte podľa pravidla 1-3-5
Teraz, keď máte komplexný zoznam všetkého, čo musíte urobiť pre svoju prácu, by ste mali definovať denný zoznam úloh. V ktorýkoľvek daný deň predpokladajte, že dokážete vykonať iba jednu veľkú vec, tri stredné veci a päť malých vecí. (Poznámka: Ak trávite väčšinu dňa na schôdzach, možno bude potrebné, aby ste to trochu prehodnotili.) Pred opustením práce venujte niekoľko minút definovaniu vašich 1-3-5 na nasledujúci deň, takže ste pripravení ráno zasiahnuť zem. Ak je vaša pozícia taká, v ktorej každý deň prináša veľa neočakávaných úloh, skúste jednu strednú a dve malé úlohy nechať prázdne, aby ste sa pripravili na poslednú chvíľu od vášho šéfa.
Áno, viem, že môže byť ťažké zúžiť zoznam úloh na 1-3-5 - je však dôležité uprednostniť. Či sa vám to páči alebo nie, máte len toľko hodín za deň a vy budete len robiť konečný počet vecí. Nútiť sa zvoliť zoznam 1-3-5 znamená, že to, čo urobíte, bude to, čo ste sa rozhodli urobiť - a nie to, čo sa práve stalo.
Plánovanie dopredu, ako je toto, tiež znamená, že budete môcť viesť informovanejšie rozhovory so svojím manažérom, keď na vás upustí niečo nové, čo je potrebné urobiť okamžite, ako aj nástroje na zmenu priority vašej ďalšej práce. Napríklad, keď vám na koleno dopadne prekvapujúca prezentácia, skúste: „Iste, môžem to získať do 15:00, ale správy Q1 nebudú pripravené až zajtra, pretože som na tom dnes naplánoval prácu . "
Prezrite si náš zoznam úloh 1-3-5!
3. Vykonajte jednu významnú úlohu pred obedom (ak je to možné, váš najobľúbenejší).
Priznám sa, že toto je pre mňa ťažké, ale funguje to. Vezmite jednu z vašich veľkých alebo stredných úloh a ráno ju pred e-mailom vyriešte, aj keď to môžete. Nie je lepší pocit, ako zložiť ťažkú úlohu pred obedom. Autor Brian Tracy to nazýva „jesť svoju žabu“, upravený podľa známeho citátu Marka Twaina: „Jedzte prvú živú žabu ráno a po zvyšok dňa sa vám nestane nič horšie.“
Moja spoluzakladateľka Kathryn často definovala večer svoje žaby, aby sa pripravila na ďalší deň; s tým je pripravená sa s nimi vysporiadať ráno, a to jej bráni tlačiť menej príjemné úlohy na mnoho dní.
4. Použite svoj kalendár ako zoznam úloh
Ak zistíte, že vždy preceňujete, koľko môžete za deň urobiť, efektívnym prístupom je dať svoj kalendár presne ako stretnutie. Skôr než načrtnúť svoje denné úlohy do zoznamu, naplánovať ich a nechať každý dosť času. Odoslanie informácií o potvrdení W2 HR môže trvať 15 minút, kým príprava stratégie Q1 pre váš tím môže vyžadovať niekoľko hodín. Dôležité je byť realistický.
Keď vyskúšate tento prístup, nezabudnite tiež blokovať čas v kalendári, aby ste dohnali e-maily, brainstorming alebo iné dôležité úlohy, ktoré sa však nedajú doručiť. Napríklad, skúste blokovať hodinu ráno a hodinu popoludní, aby ste pracovali v doručenej pošte - a potom nemusíte tráviť čas medzi pokusom spracovať e-maily v okamihu, keď prídu, keď ste skutočne plánovali pracovať. na niečo iné.
5. Znížte stretnutia, aby ste predĺžili produktívny čas
Nakoniec, ak zistíte, že naozaj nemôžete urobiť to, čo si myslíte, že by ste mali byť schopní za deň, napriek všetkým vyššie uvedeným radám - zvážte, či by ste mohli trpieť stretnutím.
Ako raz povedal ekonóm John Kenneth Galbraith, „stretnutia sú nevyhnutné, ak nechcete robiť nič.“ Viaceré prieskumy uskutočnené v tejto oblasti v skutočnosti dospeli k podobným záverom, že niekde medzi štvrtinou a polovicou času stráveného na stretnutiach je strata, nehovoriac o tom, že počas sedenia nemôžete urobiť svoju ďalšiu prácu. dole hovoriť s niekým iným.
Riešenie: Obmedzte svoje stretnutia. Pred naplánovaním schôdzky si premyslite, či by sa to dalo vyriešiť najprv e-mailom alebo telefonickým hovorom, alebo sa na niekoľko minút objavte v kancelárii niekoho iného. Ak sa vyžaduje stretnutie, uveďte zoznam hlavných bodov programu, aby ste určili potrebných účastníkov a najkratší čas, ktorý môžete naplánovať. A áno, je úplne v poriadku naplánovať 20-minútové stretnutie, nie je potrebné zaokrúhliť na 30! Ak musíte mať schôdzky, skúste ich zoskupiť, aby ste počas dňa nechali veľké neprerušené časové obdobia, aby sa vykonala skutočná práca.
Áno, reorganizácia a plánovanie vpred sú obidve investície vopred - ale len si pomyslite, ako šťastní budete, keď skutočne preškrtnete celý zoznam úloh. Usporiadajte sa, usporiadajte všetky svoje úlohy na jednom mieste, minimalizujte rozptýlenie a začnite tento zoznam (veľkosti jedného dňa) dobíjať!
