Je váš Kalendár Google preplnený množstvom mikroprojektov? Trvá vám Trello hodiny? Vytvorili ste toľko zoznamov, že ich už nemôžete udržiavať rovno?
Nepochybujem, že nastavujete svoj rozvrh s najlepšími úmyslami, ale ak sa vám zdá, že vaše pokusy zostať organizované sa nevyplácajú, je pravdepodobné, že používate nesprávny druh plánovacieho nástroja.
Väčšina dnešných populárnych plánovacích nástrojov slúži jednému z troch účelov. Uistite sa, že používate tú správnu pre prácu, ktorú sa snažíte vykonať.
1. Základný zoznam úloh
Vieš, čo je zoznam úloh. Tento druh rozvrhu je vynikajúci pre jednotlivých členov tímu alebo pre nelineárne projekty, kde poradie plnenia úloh nie je veľmi dôležité.
Nástroje ako Wunderlist a Any.do sú úžasné pre tých, ktorí hľadajú niečo jednoduchšie, pretože majú čisté používateľské rozhranie a sú dostupné na viacerých zariadeniach. Vytvárajte a ukladajte svoje zoznamy vo webových aplikáciách alebo ich spravujte na cestách z telefónu.
Použite ho, keď vaša priorita dokončí nesúvisiace ciele
Zoznamy úloh sú jednoduché a priame, čo znamená, že ich môžete rýchlo plánovať a upravovať bez toho, aby ste vyhodili akúkoľvek inú časť dňa. Ak vaše denné úlohy nie sú navzájom závislé, pomôže vám to spomenúť si, čo musíte urobiť, bez toho, aby ste si museli zorganizovať príliš veľa času.
Takže, ak sa tešíte na víkend a chcete si kúpiť potraviny, choďte na beh, stretnite sa s priateľmi a pošlite pár e-mailov; najlepšou stávkou je zaznamenať všetky tieto nesúvisiace položky do vášho šikovného zoznamu úloh.
2. Kanbanský rozvrh
Nástroje Kanban sa zameriavajú na pomoc pri organizovaní úloh do vedier. V ideálnom prípade, keď sa úloha presunie z jedného vedra do druhého, priblíži sa k dokončeniu. Napríklad tieto vedrá môžu byť fázami procesu alebo podúlohy v rámci väčšej úlohy, ktorú musíte dokončiť.
Časový rozvrh Kanban je to, čo vidíte používané nástrojmi ako Trello a Google Keep. Umožňujú vám ľahko presunúť položky, nastaviť termíny a pripomienky a zdieľať vašu časovú os s ostatnými.
Použite ho, keď vaša priorita prechádza mnohými štruktúrovanými fázami
Korčekový systém vám pomôže vizualizovať fázy v procese a sledovať jednotlivé projekty, keď sa pohybujú v týchto fázach. Môže to nielen pomôcť pri spravovaní vašich projektov, ale môže vám tiež pomôcť pri zisťovaní neefektívnosti vo vašom procese.
Ak máte vzdialený tím zamestnancov, ktorí pracujú na rôznych aspektoch toho istého projektu - a ktorí sledujú pokrok skôr pomocou výstupov než harmonogramom - je to tak.
3. Ganttov program
Ganttove plány zdôrazňujú včasnosť a termíny. S týmto typom môžete naplánovať, ako dlho by mal každý krok procesu trvať a ako sa každý krok týka krokov, ktoré nastanú pred a po ňom.
Ľudia, ktorí pracujú na základe termínov, často uprednostňujú používanie Kalendára Google alebo Instagantt z Asany. Obidva tieto nástroje vám umožňujú farebne označiť vaše projekty (ktoré považujem za mimoriadne užitočné). Zahŕňajú tiež funkcie drag and drop, takže môžete ľahko usporiadať svoje úlohy, ak by sa vyskytlo niečo neočakávané.
Použite ho, keď je vaša priorita konečná
Zameranie Ganttovho plánovania na aktuálnosť vám pomôže rozobrať čiastkové úlohy vášho väčšieho projektu a vyčleniť pre každý z nich správne množstvo času. Rozdelením času potrebného na dokončenie projektu budete môcť efektívnejšie plánovať každý krok procesu a vyhnúť sa tak stresu v blížiacom sa termíne.
Ak sa chcete uistiť, že všetci členovia tímu dokončujú včas podúlohy dlhého projektu, budete chcieť použiť tento postup.
Urobte si láskavosť a venujte pár minút (dnes) napísaniu niektorých najdôležitejších aspektov vášho rozvrhu. Nemysli na nástroj na správu úloh, ktorý momentálne používaš: Len si napíš, čo je dôležité pre tvoju každodennú prácu.
Potom sa pozrite na svoj zoznam a zistite, aký harmonogram by bol pre vás najlepší. Potrebujete systém, ktorý uspokojí viac vašich termínov, alebo potrebujete jednoduchší zoznam, ktorý nebude trvať hodinu, kým sa naplánuje každý týždeň?
Len nezabudnite naplánovať čas, aby ste ma tweetli a povedali mi, ako funguje váš nový systém.
