Zavolajte mi blázon, ale vždy som radšej spal pred kofeínom. Ale s nevyspytateľnými rozvrhmi a pevnými termínmi nie je pre konzultanta ľahká úloha stráviť šesť alebo viac hodín spánku - stačí sa opýtať niektorého z mojich stravovacích sód a kolegov závislých od kávy. Medzi náročnou prácou a ešte náročnejším domácim životom som trávil veľa času skúšaním rôznych hackov produktivity, aby som vytlačil čo najviac z každého dňa.
Môj obľúbený nástroj na vykonávanie vecí? 10 minútový časovač v telefóne.
Moje „pravidlo 10 minút“ je celkom jednoduché: Každá úloha na zozname úloh by nemala trvať dlhšie ako 10 minút. Ak to trvá dlhšie ako 10 minút, mali by ste ho rozdeliť na menšie úlohy alebo ho delegovať na niekoho iného. Kľúčom k tomuto pravidlu je jeho presadenie, čo znamená, že časovač na telefóne musí byť nastavený tak, aby sa na 10-minútovú značku vypol. Úroveň rýchlosti a zamerania, ktorá tým prináša váš deň, nie je ničím ohromujúcim.
Keď prvýkrát vyzývam svoje tímy, aby uviedli pravidlo 10 minút do činnosti, zvyčajne sa stretávam so skepticizmom. Otázky ako: „To je šialené - môžem skutočne zostaviť tento veľký model Excel v 10-minútových prírastkoch?“ A „Hovoríte mi, že to robíte aj vo svojom domácom živote, berúc 10-minútové sprchy a robíte 10-minútové cvičenia? “Oplývajú. (Mimochodom, odpoveď na obe tieto otázky je „áno!“)
Chcete to skúsiť? Tu sú tri tipy, ako zaistiť, aby pravidlo 10 minút fungovalo pre vás.
1. Delegovať
Najúčinnejším spôsobom, ako nájsť ďalší čas vo svojom dni, je zďaleka outsourcing vecí na zozname úloh, ktoré môže niekto iný urobiť za 10 minút alebo menej. Mám napríklad veľmi úspešného a váženého kolegu, ktorý tvrdí, že jeho úspech je v tom, že „hovorí„ áno “všetkým, ale v skutočnosti vykonáva iba úlohy, ktoré dokáže len najlepšie.“ Deleguje všetko ostatné.
Delegovanie nie je také ľahké, ako sa zdá. Môže byť ťažké vzdať sa úlohy, keď sa obávate, že práca inej osoby nebude taká dobrá ako tá vaša. Je užitočné si zapamätať, že „hotovo je lepšie ako dokonalé“ a jediný spôsob, ako sa v kariére posuniete vpred, je vzdať sa vecí, ktoré ste zvládli, a prijať nové výzvy. Ďalším posunom v myslení, ktorý mi pomohol, bolo uvedomiť si, že delegovanie vytvára príležitosti pre ostatných. Teraz aktívne premýšľam o tom, aké úlohy a projekty môžem vytvoriť pre svoj tím, ktoré im pomôžu učiť sa, rásť a napredovať v ich kariére (čo tiež pohodlne pomáha vyčistiť môj tanier). (Tu je niekoľko ďalších tipov na delegovanie.)
Jednou z výziev, s ktorými sa stretávam najviac u ľudí, ktorí majú problémy s delegovaním - najmä s osobami na pozíciách na základnej úrovni - je to, že zabudli, že sa môžu a mali by delegovať. Ak sa necítite dobre, keď požiadate nadriadeného alebo nadriadeného, aby niečo urobil, skúste to: Začnite tým, že poukážete na to, čo robíte, a položte svoju „žiadosť“ ako žiadosť o pomoc. Napríklad namiesto „Potrebujem, aby ste zavolali vedúcim tímu, “ môžete povedať: „Pracujem na získavaní údajov pre túto analýzu - bolo by pre vás možné, že by ste mi pomohli zavolaním ostatným vedúcim tímu?“
Ako manažér vám môžem povedať, že sa príliš často stretávam s prosbou svojich tímov, aby niečo delegovali na mňa, a páči sa mi to, keď pre mňa vytvárajú príležitosti na pomoc.
2. Nájdite jednoduchú 10minútovú úlohu
Spočiatku môžete byť skeptickí, ale jednoduchou zmenou spôsobu usporiadania úloh uvidíte, že takmer všetko sa dá rozdeliť na 10 minútové úlohy. Potrebujete preskúmať novú tému? Začnite s 10 minútami v článkoch o skenovaní správ od spoločnosti Google, potom s 10 minútami s poznámkami o všetkom, čo viete, a s niekoľkými najčastejšími otázkami, na ktoré musíte odpovedať, a potom s 10 minútami povolajte ľudí, aby vám poradili, ako odpovedať na otvorené otázky (bonusové body boli ste dosť dôvtipní, aby ste si všimli, že telefonický hovor je formou delegácie!).
Voila! Práve ste stlačili úlohu, ktorá by sa inak mohla predĺžiť na hodiny až 30 minút.
Tento prístup funguje aj po hodinách. Mám kolegu, ktorého zaujalo desaťminútové pravidlo a ako jej to pomohlo počas pracovných hodín, že sa rozhodla vyskúšať ho doma. Na niekoľko rán vytiahla svoj časovač, aby si naplánovala predpracovanú rutinu, as 10-minútovou sprchou, 10-minútovými raňajkami atď. Zistila, že dokázala skrátiť svoj štandardný čas „prípravy“, obchodovanie namiesto toho pre vyhľadávaný spánok. Nikdy si nemyslela, že sa dá osprchovať za 10 minút - kým to nevyskúšala a neuvedomila si, že je to vlastne celkom jednoduché!
3. Použite tento časovač
Používanie vášho časovača je kritickou súčasťou pravidla, takže na to nezabudnite. Ako každý v podnikateľskom svete vie, „robíme to, čo meráme.“
Platí to aj pre pravidlo 10 minút - musíte použiť časovač alebo hodiny, aby ste zistili, ako dlho na veci míňate. Smartphony to uľahčujú vďaka vstavaným aplikáciám časovača, ale všetky hodiny s minútovou rukou to dokážu. Nech už robíte čokoľvek, hádajte - pretože ak je vaša približne 10 minút vždy 20, maximalizujete svoju produktivitu.
Niekedy strávite na úlohe menej ako 10 minút (viac času späť - yay!) A niekedy zazvoní budík a budete stále v telefóne (nie, nenavrhujem, aby ste jednoducho zavesili) keď sa alarm vypne). Necítite sa zle z behu - jednoducho si to poznamenajte pre nabudúce.
Napríklad, ak má jeden zo spolupracovníkov tendenciu hrabať sa, predhovorte svoju ďalšiu konverzáciu tým, že jej poviete, že máte 10 minút na brainstorming. Čo ak naozaj potrebujete viac času? To je tiež v poriadku: Sledovanie stráveného času vám poskytne prehľad o tom, ako pracujete, aby ste nabudúce mohli naplánovať svoj deň lepšie.
Desaťminútové pravidlo v akcii
Jeden z mojich obľúbených príkladov tohto pravidla v akcii nastal pred niekoľkými rokmi, keď tím, na ktorom som pracoval, dostal obávaný telefonický hovor od 16:00 od klienta, ktorý presmeroval prácu, ktorú by sme mali predstaviť nasledujúce ráno. Ugh, toľko na relaxačný večer!
Jednalo sa o dve veľké práce, a tak sme rozdelili náš tím zo štyroch na polovicu. Každý z našich dvoch pod-tímov mal približne rovnaký počet snímok programu PowerPoint na prepracovanie s podobným množstvom analýzy, takže by nám to malo trvať približne rovnaké množstvo času na dokončenie.
Povedal som svojmu spoluhráčovi, že som naozaj chcel skončiť o 18:00, aby sme mohli ísť na večeru, a on súhlasil, ale mal pochybnosti o našej schopnosti to urobiť. Vyrovnali sme teda stránky delené dvoma hodinami, ktoré zostali počas dňa, a zistili sme, že ak by sme mohli dosiahnuť rýchlosť 10 minút na stránku, mali by sme dosť času na jej dokončenie - plus nárazník na všetko, čo sa dokázalo byť obzvlášť zložitý. Po opätovnej aktivácii sme stránky rozdelili, nastavili časovač a začali sa točiť. Aby sme z toho urobili hru, držali sme na tabuli tabuľku, koľko stránok každý z nás dokončil pod alebo nad 10-minútovú značku.
O 18:00 sme boli hotoví - a cítili sme sa v tom naozaj dobre. Ďalší tím, ktorý nepoužil pravidlo 10 minút? Skončili okolo 9.
Úlohou je pokračovať. Pre svoju ďalšiu úlohu, dnes, vytiahnite časovač a vyskúšajte si to sami. Hodiny tikajú!
