Pred niekoľkými týždňami som písal o nepísaných pravidlách e-mailu a bol som unesený tým, koľko ľudí považuje za užitočné. Ukázalo sa, že existuje veľa pravidiel, z ktorých by sme všetci mohli mať úžitok z toho, že dostanú papier!
S ohľadom na to urobím niekoľko ďalších zoznamov, počnúc druhým najväčším bodom bolesti v kancelárii: stretnutia. Čítajte ďalej o povinných pravidlách toho, ako viesť úspešné stretnutie, a kolegovia z celého sveta vám poďakujú.
Pred naplánovaním schôdzky sa uistite, že skutočne potrebujete schôdzku. Dalo by sa to vyriešiť do 10 minút na telefóne alebo prostredníctvom e-mailu?
Každé stretnutie by malo mať účel: Buď sa musíte rozhodnúť, alebo dokončiť akciu spoločne. Aktualizácia sa môže takmer vždy uskutočniť prostredníctvom e-mailu.
Neplánujte viac času, ako potrebujete. Väčšina stretnutí je naplánovaná na celú hodinu, keď by mali byť 20 minút, 30 minút alebo 45 minút - max .
Začať včas. Nečakajte na nosičov - povzbudzuje ich to.
Koniec načas. Povedal: „Viem, že všetci musíme urobiť veľa, takže skúsme to udržať do 30 minút, “ pripomenú ľuďom, že chcete efektívne stretnutie rovnako ako oni.
Pozvite iba tých ľudí, ktorí tam skutočne musia byť. Čím viac ľudí na stretnutí, tým menej sa to stane.
Na každom stretnutí by mal mať niekto vopred jasne určený na jeho spustenie. Ak to nie ste vy, pomenujte niekoho iného (a uistite sa, že osoba vie, že má na starosti).
Na začiatku schôdzky upečte pár minút na chit-chat. Sme ľudia, nie roboti, a budovanie vzťahov s kolegami pomáha podnikať plynulejšie.
Ak chcete, aby si ľudia niečo vopred prečítali, je dobré poslať ho aspoň tri hodiny vopred a deň predtým je lepší. Odoslanie 20 minút predtým je zbytočné.
Zarezervujte si svoj priestor na stretnutie v predstihu, alebo si dajte 10 minút pred stretnutím, aby ste si na to prišli. Putovanie do hál s každým v ťahu stráca čas každého.
Stanovte si program a zdieľajte ho na začiatku schôdze, aby ste mali prehľad o všetkých.
Ak chcete, aby ľudia venovali pozornosť, nedávajte im niekoľko letákov na začiatku stretnutia. Začnú ich listovať a budú rozptýlení.
Počas schôdzky nekontrolujte svoj telefón ani e-mail. Každý môže povedať, čo robíte, a začnú robiť to isté.
Počas schôdzky sledujte ďalšie kroky. Po stretnutí by sa všetky pripomenuté položky mali poslať ako pripomenutie.
Akčná položka bez toho, aby ju niekto priradil, je bezcenná. Vo väčšine prípadov je potrebný aj konečný termín.
Ak niekto hovorí príliš veľa, prerušte ho (pekne). Podobne, ak niekto hovorí príliš málo, skúste ho zapojiť.
Ak konverzácia prejde mimo tému, je prijateľné a potrebné, aby ste sa k nej znovu pripojili. Jednoducho „Naplánujme si čas na diskusiu neskôr, ak je to užitočné, pretože nám zostáva len 10 minút“, funguje perfektne.
Ak je stretnutie dlhšie ako hodinu, naplánujte si prestávky a vopred o nich informujte účastníkov. Ak sa dozviete, že si môžu skontrolovať svoj e-mail do 45 minút, pomôže im to sústrediť sa teraz.
Sledujte reč tela. Ľahko môžete zistiť, či sa ľudia nudia, sú unavení alebo majú pocit, že sa strácajú čas, pokiaľ ich hľadáte.
Ak je to potrebné, priraďte zapisovač, aby ste sa mohli sústrediť na vedenie schôdzky.
Pravidelne posudzujte, či sú vo vašom kalendári vôbec potrebné opakujúce sa stretnutia, a ak áno, či formát, dĺžka a účastníci prispievajú k ich účinnosti. Ak nie? Zmeňte ich!
