Ako používať ovládacie prvky verzie programu Microsoft Word 2003

Anonim

Program Microsoft Word 2003 poskytuje formálny spôsob implementácie verzie pre vytváranie dokumentov. Funkcia kontroly verzie aplikácie Word 2003 vám umožňuje jednoduchšie a efektívnejšie uchovávať predchádzajúce verzie vašich dokumentov.

Verzia už nie je podporovaná v neskorších vydaniach programu Word

Predtým, než budete pokračovať, je dôležité vedieť, že táto funkcia verzie nie je dostupná v neskorších vydaniach programu Microsoft Word, počnúc programom Word 2007. Tiež by ste si mali byť vedomí, čo sa stane, ak otvoríte súbor s riadenou verziou v neskorších vydaniach programu Word.

Z lokality podpory spoločnosti Microsoft:

Ak uložíte dokument obsahujúci verziu vo formáte súboru Microsoft Office Word 97-2003 a potom ho otvoríte v programe Office Word 2007, stratíte prístup k verziám. Výstraha: Ak otvoríte dokument v programe Office Word 2007 a uložíte dokument buď vo formátoch Word 97-2003 alebo Office Word 2007, stratíte všetky verzie natrvalo.

Ukladanie dokumentov s rôznymi názvami súborov

Pravdepodobne ste postupne ukladali verzie dokumentu s rôznymi názvami súborov. Existujú však nevýhody tohto prístupu. Môže sa stať ťažké spravovať všetky súbory, takže vyžaduje starostlivosť a plánovanie. Táto metóda tiež využíva značné množstvo úložného priestoru, pretože každý jednotlivý súbor obsahuje celý dokument.

Verzie v programe Word 2003

Existuje lepšia metóda ovládania verzie programu Word, ktorá zabraňuje týmto nevýhodám a zároveň vám umožňuje zachovať koncepty vašej práce. Funkcia Verzie programu Word umožňuje zachovať predchádzajúce iterácie vašej práce v tom istom súbore ako váš aktuálny dokument. To vám ušetrí, že budete musieť spravovať viac súborov a súčasne ušetriť úložný priestor. Nebudete mať viac súborov a pretože šetrí iba rozdiely medzi konceptmi, ušetrí niektoré z množstva diskových priestorov, ktoré si vyžadujú viaceré verzie.Existujú dva spôsoby použitia verzie programu Word 2003 pre dokument:

  • Uložte verziu manuálne kedykoľvek.
  • Máte program Word automaticky uložiť verziu dokumentu po jeho zatvorení.

Ak chcete ručne uložiť verziu, skontrolujte, či je dokument otvorený:

  1. kliknite súbor v hornej ponuke.
  2. kliknite verzia…
  3. V dialógovom okne Verzie kliknite na položkuUlož teraz… Zobrazí sa dialógové okno Uložiť verziu.
  4. Zadajte všetky pripomienky, ktoré chcete zahrnúť do tejto verzie.
  5. Po dokončení zadávania komentárov kliknite na položkuOK.

Verzia dokumentu sa uloží. Pri ďalšom ukladaní verzie uvidíte predchádzajúce verzie, ktoré ste uložili, uvedené v dialógovom okne Verzie.

Automaticky ukladať verzie

Môžete nastaviť program Word 2003 na automatické ukladanie verzií po zatvorení dokumentov podľa týchto krokov:

  1. V hornej ponuke kliknite na položku Súbor.
  2. klikniteVerzia … Otvorí sa dialógové okno Verzie.
  3. Začiarknite políčko "Automaticky uložiť verziu na zavretie".
  4. klikniteZavrieť.

Poznámka: Funkcia verzie nefunguje s webovými stránkami vytvorenými v programe Word.

Zobrazenie a odstránenie verzií dokumentov

Pri ukladaní verzií dokumentu môžete získať prístup k týmto verziám, odstrániť ktorékoľvek z nich a obnoviť verziu dokumentu do nového súboru.Zobrazenie verzie dokumentu:

  1. kliknite súbor v hornej ponuke.
  2. klikniteverzia… Otvorí sa dialógové okno Verzie.
  3. Vyberte verziu, ktorú chcete otvoriť.
  4. klikniteOtvorené.

Zvolená verzia dokumentu sa otvorí v novom okne. Môžete prechádzať dokumentom a interagovať s ním tak, ako by ste robili bežný dokument.

Zatiaľ čo môžete vykonať zmeny v predchádzajúcej verzii dokumentu, je dôležité poznamenať, že verzia uložená v aktuálnom dokumente nemôže byť zmenená. Akékoľvek zmeny vykonané v predchádzajúcej verzii vytvoria nový dokument a vyžadujú nový názov súboru.

Ak chcete odstrániť verziu dokumentu:

  1. kliknite súbor v hornej ponuke.
  2. kliknite verzia… otvorte dialógové okno Verzie.
  3. Vyberte verziu, ktorú chcete odstrániť.
  4. Kliknite na tlačidlovymazať Tlačidlo.
  5. V dialógovom okne potvrdenia kliknite na položkuÁno ak ste si istí, že chcete túto verziu odstrániť.
  6. klikniteZavrieť.

Odstránenie predchádzajúcich verzií dokumentu je dôležité, ak plánujete jeho distribúciu alebo zdieľanie s inými používateľmi. Pôvodný verzovaný súbor obsahuje všetky predchádzajúce verzie, a preto sú tieto sú prístupné pre ostatných so súborom.

Redakcia Choice