E-mail. Je to jednak veľké pohodlie, ale aj nepretržité rozptýlenie. Ale bez ohľadu na to, ako sa v súčasnosti cítite, jedna vec je istá - je to nevyhnutná nevyhnutnosť. Je pravdepodobné, že to nedokážete zvládnuť počas jedného pracovného dňa bez toho, aby ste zložili jeden (v poriadku, pravdepodobne oveľa viac ako jeden) e-mail.
A ak chcete byť profesionálni a jasne sa vyjadriť, je to efektívne, a to nenúti vašich spolupracovníkov, aby si jednoducho položili hlavy na svoje pracoviská z čistého frustrácie? Existuje niekoľko rôznych pravidiel o etiketách, ktoré by ste mali mať na pamäti.
"Áno áno áno. To všetko som už počul miliónkrát, “pravdepodobne premýšľate. Ale aj napriek tomu, koľkokrát boli tieto body kladené domov, som ochotný sa staviť, že ste sa za posledný týždeň - aspoň jeden deň - zaviazali k spoločnému faux pasu.
Netreba dodávať, že si myslím, že všetci by sme tu a tam mohli použiť obnovovací prostriedok. Tu je užitočný zoznam, ktorý vám pomôže opísať všetky tie pravidlá e-mailovej etikety, o ktorých viete, že sa im nepodarí implementovať.
Základy
Keď staviate dom, začnete suterénom. Skôr ako sa ponoríme do konkrétnych častí vášho e-mailu, pozrime sa na základy.
Aj keď ignorujete alebo zabudnete každú ďalšiu časť tohto článku, uistite sa, že ste zaškrtli tieto políčka.
- Ak posielate z osobnej adresy - napríklad pre žiadosť o zamestnanie alebo informačný pohovor - uistite sa, že vaša adresa stále znie profesionálne. Chcete urobiť správny dojem a „[email protected]“ to nezmení.
-
Ak ste dostali naštvanú správu alebo sa cítite rozzúrení, na pár minút od počítača odstúpte. Vypálenie niečoho v horúcom momente bude mať za následok iba problémy.
-
Zahrňte priateľský pozdrav a záver. Vďaka tomu sa celá vaša správa bude cítiť omnoho kompletnejšia, vyleštenejšia a profesionálnejšia.
-
Skorigovať. Dosť bolo povedané.
načasovanie
Efektívne načasovanie je jednou z tých vecí, na ktoré je príliš ľahké zabudnúť, keď robíte maximum, aby ste prešli cestou doručenej pošty.
Ale ak ste niekedy dostali okamžitú jednoslovnú odpoveď na premyslenú a zdĺhavú správu, alebo ste čakali týždne na odpoveď, na ktorú ste netrpezlivo čakali, myslím, že budete súhlasiť s tým, že načasovanie si zaslúži trochu viac pozornosti.
- Spravidla odpovedzte na e-maily hneď, ako to budete vedieť. Nechcete, aby ľudia viseli.
-
Ak si správa zaslúži trochu viac času a myslenia, nevystreľte napoly zadok, okamžitú reakciu, aby ste ju dostali z taniera. Namiesto toho odpovedzte a potvrďte, že ste ho dostali - a oznámte odosielateľovi, že si budete musieť chvíľu premyslieť.
-
Skvelý tip, ktorý vám pomôže udržať vaše odpovede pod kontrolou? Spoluzakladateľ múzea Alex Cavoulacos odporúča, aby čím rýchlejšie budete reagovať, tým kratšia by mala byť vaša odpoveď.
príjemcovia
Zdanlivo nekonečné e-mailové reťazce. Spolupracovníci, ktorí vás naďalej informujú o správach, ktoré s vami nemajú absolútne nič spoločné. Tí spoluhráči, ktorí zrejme nemajú potuchy, pre čo je to užitočné pole BCC.
Sú to všetko veci, o ktorých ste pravdepodobne znali - aspoň keď ich spáchajú iní ľudia. Ale poďme na teba na chvíľu sústrediť pozornosť. Porušili ste niektorý z týchto pravidiel etikety, pokiaľ ide o váš zoznam príjemcov?
- Pri používaní odpovede „Odpovedať všetkým“ postupujte opatrne a používajte ju iba vtedy, keď je potrebné aktualizovať každého v tomto vlákne. Varovali vás.
-
Nebojte sa používať BCC, najmä v tých prípadoch, keď nechcete, aby boli všetky adresy alebo príjemcovia viditeľné pre všetkých.
-
Toto je užitočné pravidlo, ktoré treba mať na pamäti: Keď uvediete niekoho v poli „To“, môžete očakávať odpoveď. Na rozdiel od toho, ak túto osobu CC spojíte, jednoducho ho necháte v slučke vo svojej správe ostatným.
-
S tým všetkým sa hovorí, že čím menej ľudí môžete zahrnúť do e-mailu, tým lepšie. Príliš veľa kuchárov v kuchyni bude pravdepodobne viesť k zmätku a prekríženým drôtom.
Predmet správy
Aká je prvá časť vašej správy, na ktorú ľudia budú hľadieť? To je jednoduché: váš predmet.
Ako už viete, skvelý riadok s témou dokáže zázraky pre váš e-mail ako celok. Zlý predmet? Povedzme, že to môže inšpirovať veľké priťaženie vašich príjemcov.
- Urobte z predmetu konkrétny predmet, namiesto spoliehania sa na nejasné frázy, ako je „Checking In“. To umožňuje vašim príjemcom okamžite získať informácie o vašej správe. Navyše to uľahčí jeho nájdenie, keď ho budete neskôr potrebovať.
-
Drž to krátke. Aj keď chcete, aby to bolo konkrétne, neznamená to, že musí ísť o samostatný odsek. Pokúste sa držať menej ako 10 slov - čokoľvek dlhšie, ako je možné, môže byť jeho vlastnou vetou.
-
Nezáleží na tom, do akej miery sa ponáhľate, pole poľa úplne nevynechajte. Nikto nemá rád, keď videl tento zlovestný „žiadny predmet“ vo svojej doručenej pošte.
Telo e-mailu
Tu je to - mäso a zemiaky vašej správy. Ostatné polia sú dôležité, ale práve tu jasne ozrejmíte, prečo ste s danou osobou v prvom rade.
Áno, komunikácia na pracovisku je čoraz častejšia. To však neznamená, že chcete, aby sa vaše e-maily transformovali na celkom neorganizované správy. Uistite sa, že dodržiavate tieto pravidlá etikety a vaše správy sú určite vyleštené a profesionálne.
- Toto je ďalšie miesto, kde budete chcieť byť čo najjasnejší a výstižnejší. Pravdepodobne by ste mali zvážiť iba zlaté pravidlo e-mailu. Koniec koncov, ak niečo vysvetľuje strany textu, pravdepodobne by ste to mali robiť lepšie osobne alebo telefonicky.
-
Dodržiavajte všetky tradičné pravidlá písania, ktoré ste sa naučili v škole. To znamená správnu štruktúru vety, veľké písmená, interpunkciu a odolávanie pokušeniu rozhadzovať vašu správu pomocou emodži.
-
Uistite sa, že vaša správa obsahuje jasné položky týkajúce sa žiadosti alebo akcie. Či už požadujete názor spolupracovníka na niečo alebo hľadáte podrobnosti o časti projektu, musíte mať solídny dôvod na odoslanie e-mailom - a tiež musíte tento dôvod explicitne uviesť.
-
Ak sa od príjemcu nevyžadujú žiadne kroky a vy jednoducho posielate e-mailom informácie o aktualizácii, objasnite to tiež. Ľudia musia odísť z vašej poznámky vedieť, čo sa od nich očakáva.
-
V prípade potreby použite odrážky alebo číslované zoznamy. Všetci sme zaneprázdnení a vďaka určitému formátovaniu je oveľa ľahšie prehľadávať vašu správu a získať najdôležitejšie informácie.
-
Tučne dôležité informácie, aby vynikli, ale nepoužívajte všetky viečka, vďaka ktorým bude vyzerať, že kričíte.
-
Použite čitateľné písmo a vyvarujte sa príliš veľkého množstva farieb písma. Chcete, aby vaša správa bola čo najjednoduchšia na čítanie.
prílohy
Potrebujete niečo priložiť k svojmu e-mailu? Je to často dodatočná myšlienka a skončíte len s tým, čo je potrebné, tesne predtým, ako zasiahnete „poslať“.
Prílohy však nie sú divokým západom e-mailového sveta. Nie, stále existuje niekoľko pravidiel týkajúcich sa etikety, ktoré chcete zaistiť.
- Pred pripojením čokoľvek sa uistite, že je to skutočne potrebné. Nemá zmysel priložiť jednostránkový dokument Word obsahujúci dve vety.
-
Ak máte pochybnosti, priložte svoj súbor ako PDF, aby ste sa nestretli s problémami s kompatibilitou.
-
Ak potrebujete poslať veľkú prílohu, nezabudnite ju najprv zipsom alebo komprimovať.
-
Pred vypracovaním tela e-mailu si zvyknite pripojiť svoj súbor. Týmto spôsobom sa môžete vyhnúť obávanej následnej správe „Prepáčte, zabudol som prílohu!“.
Ak si prevraciate oči a vyhlasujete, že ste to všetko predtým počuli, neobviňujem vás. Je však pravdepodobné, že tieto často sa opakujúce pravidlá o etikete nedodržíte raz za čas.
Preto zvážte toto vaše priateľské pripomenutie, aby ste sa vymanili z autopilota a venovali väčšiu pozornosť svojim správam. Vaši spolupracovníci vám poďakujú.
Máte nejaké ďalšie pravidlá alebo pravidlá pre domáce zvieratá, ktoré sa majú pridať do zoznamu? Dajte mi vedieť na Twitteri!
