3 tajomstvá pre vytváranie úžasných prezentácií - múza

Jedným z nástrojov obchodu pre konzultantov je PowerPoint. Prezentácie - tiež nazývané „paluby“ - sa používajú takmer v každej konzultačnej situácii vrátane záverečných správ (tu nie sú žiadne masívne dokumenty Word), formálnych prezentácií a podrobných analytických dokumentov.

A keď som ich v ich dobe vytvoril niekoľko sto (tisíc?), Naučil som sa niekoľko profesionálnych tipov na zostavenie prezentácií, ktoré sú presvedčivé, presvedčivé a skutočne pôsobivé. Vyskúšajte tieto stratégie pre ďalší PowerPoint, aby ste ohromili svojich klientov - alebo svojho šéfa.

1. Použite pyramídový princíp

Predtým, ako začnete s budovaním prezentácie, je dôležité premýšľať o štruktúre. Pretože prezentácie sa často poskytujú zaneprázdneným ľuďom, ktorých veľa myslia, je veľmi dôležitá svieža a stručná komunikácia. A ak si vopred neurčíte svoju celkovú štruktúru, je nepravdepodobné, že vaša prezentácia povedie ľahko zrozumiteľný príbeh, ktorý chcete.

Princíp pyramídy je metodika, ktorú používa veľa poradenských firiem na usmerňovanie štruktúrovanej komunikácie. V zásade by dobrá prezentácia informácií mala vychádzať zo súhrnu najvyššej úrovne až po podrobnejšie informácie - rovnako ako tvar pyramídy. Váš balíček by mal najprv začať odpoveďou alebo odporúčaním a potom nasledovať podpornými argumentmi a faktami: „Odporúčam X a Y. Odporúčanie X podporuje fakty 1, 2 a 3…“

Mať túto štruktúru na pamäti je silné z niekoľkých dôvodov. Po prvé, umožňuje vám vyjadriť svoje body publiku skôr, ako začnú klásť otázky, a pomáha im zamerať sa na to, čo je dôležité počas prezentácie. Uľahčí to však aj vytváranie prezentácie, pretože nemusíte znovu objavovať koleso a nemusíte sa obávať, ako najlepšie usporiadať svoje posolstvo.

2. Nastúpte na vlak Tagline

Pravdepodobne už používate tituly vo svojich prezentáciách v PowerPointe, ale vedeli ste, že by ste mali používať aj taglines? Taglines sú v podstate „tematické vety“, ktoré sumarizujú kľúčové posolstvo pre každú snímku do jednej vety. Zvyčajne umiestnené hneď za nadpisom by mali pomôcť pri komunikácii vášho príbehu počas prezentácie a zabezpečiť, aby čitatelia mohli rýchlo stráviť obsah snímky.

Aký je rozdiel medzi názvom a nadpisom? Názov hovorí, čo je na snímke, zatiaľ čo slogan vysvetľuje, čo sa má zo snímky naučiť. Názov by teda mohol byť v súlade s „Zhrnutím“ a slogan by mohol znieť „Po vykonaní podrobnej analýzy v celej organizácii sme identifikovali päť kľúčových príležitostí, ktoré viedli k potenciálnym úsporám približne 100 miliónov dolárov.“

Chceš vedieť, či máš pravdu? Naskenujte svoje snímky a pozerajte sa iba na slogany. Mali by sa skombinovať do efektívneho príbehu o obsahu, ktorý prezentujete, a nenechať žiadne mätúce medzery.

3. Pridajte doplnkové snímky

Viete (alebo aspoň dúfam, že áno), že udržiavanie jednoduchých a prehľadných snímok je rozhodujúce pre vytvorenie prezentácie, ktorú môžu ľudia sledovať. Ale najmä ak vysvetľujete analýzu alebo viete, že vaše publikum bude skutočne chcieť, aby údaje zálohovali vaše nároky, môže to vyzerať tak, že musíte svoje snímky zabaliť množstvom informácií, aby ste boli presvedčiví.

Zastaviť.

Aj keď viete, že potrebujete veľa podporných informácií o tom, čo hovoríte publiku alebo očakávate otázky týkajúce sa vašej analýzy alebo projektu, nepreťažujte tým všetky svoje hlavné snímky. Zaručujem, že vaše publikum premôže a nedostanú konečnú správu, ktorú sa snažíte sprostredkovať.

Namiesto toho začleňte na koniec balíčka snímky doplnkov so všetkými podpornými materiálmi, ktoré sa nehodia do rozprávania vašej prezentácie, ale môže to byť užitočné. Môžu obsahovať všetky druhy vecí - údaje, posudky, mapy procesov, ďalšie mapy - všetko, čo by mohlo byť užitočné pri zálohovaní toho, čo hovoríte, ale nemusíte nevyhnutne rozprávať príbeh. Ak ich vložíte do prílohy, budete mať k dispozícii informácie, na ktoré sa môžete obrátiť, ak sa vyskytnú otázky, ale vaše publikum nebude v detailoch zmätené a nebude chýbať celkový obraz.

Skombinujte tieto tipy s radami Alexa Cavoulacosa na vytvorenie krásnych snímok programu PowerPoint a vy budete mať knockout prezentáciu hneď.