Keď môj spolupracovník upozornil na starší článok o produktivite e-mailov od Georgea Kao, ktorý znova robil kolá, uvedomil som si, že boj s doručenou poštou je skutočný. Práve som sa vrátil z trojtýždňovej svadby v Japonsku, takže viem z prvej ruky, aké je to pravda. Je tu skutočný talent na správu vašej doručenej pošty, a ak nie presne umenie, potom vzdelanie. Počas našej cesty by sa môj manžel, ktorý sa v podstate usiluje vždy o nulovú poštu, pozrel na môj telefón, videl ikonu pošty a číslo, ktoré sa niekde pohybuje okolo 400, a bol by z toho strach.
"To ma zdôrazňuje, " povedal a prakticky som videl, ako sa mu na čele šnúrky potia. Ale bol som na dovolenke! A ja som mal mimo kanceláriu odpovedať - pre svoj pracovný účet a moju osobnú adresu! Nikto odo mňa neočakával nič a ja som sa pohodlne tvárila po svojom návrate nad týmto stále rastúcim počtom.
Detail doručenej pošty, hoci občas zdĺhavý, je, samozrejme, tiež náročný. Nezáleží na tom, či svoje správy kontrolujete v pondelok ráno po odpojení celý víkend alebo v polovici popoludní v náhodný štvrtok. Ak neviete do niekoľkých sekúnd, či správa vyžaduje odpoveď - nieto, zaslúži si - odpoveď, pravdepodobne strácate cenné pracovné minúty a snažíte sa ju zistiť.
Podnadpis Kaovej skladby „Ako sa pravidelne dostať do priečinka Doručená pošta Zero“ mi pripomenul dôležitosť jednoducho vedieť, na čo mám reagovať a kedy. Toto povedomie môže znamenať rozdiel medzi pretečenou poštou a úhľadnou a upratanou. Tu sú rýchle tipy, ktoré vám pomôžu pri rozhodovaní.
1. Vyhľadajte stopy
Niekedy sú zrejmé. Jeden z mojich kolegov posiela pomerne málo e-mailov týkajúcich sa udalostí, štúdií a správ, ale vždy poznamenáva: „Nebojte sa archivovať.“ Najprv som sa cítil, akoby som bol možno hrubý tým, že neodpovedám najmenej perfunctory of replies (“Thanks!”), ale rýchlo som si uvedomil, že jej očividná nota o archivovaní znamenala, že nechcela ani nepotrebovala odpoveď.
Ak nemáte takú priamu stopu, prečítajte si ju znova a naozaj premýšľajte o tom, ako by vaša odpoveď ovplyvnila poznámku. Ak by to tak nebolo - povedzme, že osoba vo vašom oddelení jednoducho zdieľa projekt, na ktorom pracuje, a momentálne nemáte čo zvyšovať hodnotu, nezasiahnite odpoveď iba pre potvrdenie prijatia.
2. Vysvetlite otázku
Rovnako ako v prípade vyššie uvedeného, bude to často jednoduché. Ak máte jasnú otázku, na ktorú máte odpovedať, je zrejmé, že je potrebná odpoveď, a možno aj rýchla, alebo odpoveď do 24 hodín. Pretože nie každý, kto sa s vami skontaktuje, má zaručené, že bude písať najreprezentatívnejšie alebo najaktuálnejšie e-maily, možno budete musieť preosiať jednotlivé odseky, aby ste zistili, či je tu niečo, na čo by ste mali odpovedať.
Ak ste zistili, že niet pochýb, ale máte svoje vlastné otázky, odpovedzte na objasnenie všetkými prostriedkami. Ak má potenciál zachrániť budúce nedorozumenia, oplatí sa to sledovať a pridať k doručeným.
3. Hovorte - ak chcete, aby vás niekto počul
Toto je najzložitejšie zo strapca, ale akonáhle sa dostanete na kĺb, stane sa to ako druhá príroda. Mnohokrát dostanete e-maily, ktoré vás očividne nežiadajú. Môžete dostať odpoveď na niečo, čo ste odoslali, spätnú väzbu na projekt, ktorý ste dokončili, radu na riešenie situácie, na konkrétny cieľ oddelenia. Ak nemáte nič nové na pridanie do konverzácie alebo ak môžete čisto vziať komentár a pokračovať vo svojej práci, môžete sa cítiť v pohode, že neodpovedáte.
Ak sa na druhej strane cítite nútení vyjadriť sa - kvôli objasneniu alebo rozpracovaniu rozhodnutia, ktoré ste urobili, alebo poskytnutiu nového prehľadu -, samozrejme, mali by ste stlačiť tlačidlo odpovede. To môže platiť najmä v prípade, ak je vaše pracovné prostredie také, ktoré podporuje nezávislé myslenie a prispieva k diskutovaným témam.
Malo by byť samozrejmé, že informačné bulletiny, hromadné e-maily alebo čokoľvek, čo sa javí ako voliteľné čítanie, nevyžadujú odpoveď. Ak to považujete za užitočné, môžete vytvoriť priečinky podľa návrhov spoločnosti Kao a usporiadanie vašej doručenej pošty a jej údržba sa bude cítiť automaticky.
Ďalšia vec, ktorú treba vziať do úvahy, je táto: Vložte sa na miesto odosielateľa. Ak by si bol ty, kto poslal túto správu, hľadáš odpoveď? Aj keď určite existujú časy, aby ste sa poďakovali, ak pravidelne komunikujete s niekým alebo máte veľa spätných a následných zmien - niektoré z nich vyžadujú premyslenejšiu odpoveď - pravdepodobne môžete bezpečne opustiť e-mail a postarať sa o to, aby ste neodoslali e-mail. zbytočná dvojslovná odpoveď niekomu, kto sa rovnako ako vy snaží pravdepodobne dosiahnuť nulovú hodnotu doručenej pošty.
