E-mail, rovnako ako všetky formy komunikácie, je osobnou záležitosťou. To, ako kontrolujete, spravujete a odosielate všetko od jednoplášťových plavidiel po elektronické strely, je často kombináciou preferencií a zvykov.
Ako už bolo povedané, existuje niekoľko zásad, ktoré by sme mali všetci dodržiavať, aby sme čo najlepšie využili našu e-mailovú komunikáciu, našu produktivitu a čas. Čítajte ďalej o troch bežných chybách v doručenej pošte, o tom, ako vás v práci ubližujú a ako urobiť zmenu v lepšej správe e-mailov.
Chyba č. 1: Ponechanie e-mailov vo vašej doručenej pošte
Začnem tým najkontroverznejším: necháte všetky svoje e-maily v doručenej pošte. Viem, že si myslíte, že je to rovnaké, či už necháte e-maily v doručenej po tom, čo ste ich riešili alebo nie, ale váš mozog prosí o odlišnosť. Štúdia z Princetonovho neurovedeckého inštitútu z roku 2011 zistila, že „keď je vaše prostredie preplnené, chaos obmedzuje vašu schopnosť sústrediť sa.“ Platí to aj pre vaše virtuálne prostredie; čím viac e-mailov môžete vidieť - aj tých, na ktorých už viac nezáleží - tým viac času váš mozog strávi podvedome premýšľaním o nich.
Výskum naznačuje, že zníženie neporiadku v doručenej pošte spôsobí, že vás menej rozptyľujú, produktívnejšie a lepšie spracúvajú informácie. Ak to nie je dobrý dôvod na uloženie týchto 3 679 starých e-mailov do vašej doručenej pošty, neviem, čo je.
Ako vykonať zmenu
Začnite používať doručenú poštu iba na novú poštu. Ak ste už dostali e-mail, mal by byť archivovaný, zaregistrovaný alebo odstránený (informácie o tom, kedy použiť, nájdete nižšie). Každý e-mail, ktorý potrebujete, môžete kedykoľvek vyhľadať.
Chyba č. 2: Odstránenie, kedy by ste mali archivovať alebo archivovať (a naopak)
Takže teraz, keď používate svoju doručenú poštu iba na novú poštu (hurá!), Otázka znie: Čo by ste mali robiť so všetkými e-mailovými správami, s ktorými ste skončili?
Možnosti sú: a) odstrániť alebo b) súbor v príslušnom priečinku (alebo archív pre používateľov Gmailu). Mnoho ľudí urobí chybu, že príliš zatáča do extrémov: buď vymaže všetky správy, alebo ich všetky ponechá. Pravda je, že najlepším riešením je zdravá rovnováha. Zhromažďovanie e-mailov, ktoré nepotrebujete, prispieva k kvóte ukladacieho priestoru vo vašom e-mailovom účte a sťažuje nájdenie e-mailov, ktoré ste si pri vyhľadávaní chceli ponechať. A nadmerné mazanie? Môžete skončiť ako môj priateľ, ktorý odstránil e-mail s potvrdením letu a takmer mu minul let.
Ako vykonať zmenu
Až budete hotoví s e-mailom, venujte dve sekundy premýšľaniu, či by ste k nemu mali mať v budúcnosti prístup. Ak nie: Čas na vymazanie. Ak áno: Archivujte alebo archivujte preč!
Chyba č. 3: Používanie doručenej pošty ako zoznamu úloh
Pre ľudí, ktorí nemajú radi zoznamy úloh, je ľahkým riešením (alebo si to myslia) použitie svojej doručenej pošty ako jedného. Teraz, keď ide o štandardné úlohy súvisiace s e-mailom, napríklad „Odpovedať na e-mailovú adresu Jerry o časoch stretnutí“, myslím si, že títo ľudia sú mŕtvi. Tieto úlohy by nemali byť vôbec na zozname úloh, mali by sa na ne odpovedať iba ako súčasť bežnej obchodnej činnosti.
Ale pre skutočné úlohy, ako napríklad „Vytvorenie návrhu pre nového klienta“ alebo „Platiť nájomné“, dôrazne odporúčame nájsť systém úloh, ktorý vám vyhovuje, a držať sa ho. Prečo? Pretože ak chcete, aby sa každý deň plnili najdôležitejšie úlohy, musíte mať možnosť uprednostniť a zamerať svoj zoznam úloh. Používanie priečinka doručenej pošty ako zoznamu úloh vám poskytne čas v rukách iných ľudí. S každým novým e-mailom prichádza nový projekt, či sa vám to páči alebo nie. Ale vedome pridať úlohu do zoznamu úloh je šanca určiť, či by ste to mali robiť práve teraz, namiesto inej práce.
Stále nie ste presvedčení? Jill Duffy, Leo Babauta a Jesse Garner to tiež robia vynikajúcimi príkladmi.
Ako vykonať zmenu
Prejdite si doručenú poštu a vytiahnite všetky potrebné akcie. Ak to bola jediná vec, vďaka ktorej sa tento e-mail stal hodnotným, archivoval, archivoval alebo odstránil e-mail hneď. A v poriadku, ak skutočne trváte na používaní doručenej pošty ako zoznamu úloh, vyskúšajte aplikáciu Mailbox, aplikáciu, ktorá vám môže pomôcť zmeniť e-maily na úlohy a dostať ich z doručenej pošty.
