31 tipov na zníženie množstva e-mailov - múza

E-mail: Máme to radi, nenávidíme ho, radi nenávidíme. Ale pretože to skoro nikam nejde, sme tu, aby sme vám pomohli čo najlepšie využiť.

Od tipov na napájanie prostredníctvom pretečenej doručenej pošty až po stratégie, ktoré vám v prvom rade pomôžu získať ich menej, až po inteligentné spôsoby, ako zaistiť, aby e-maily, ktoré odosielate, mali veľký vplyv, máme všetko, čo potrebujete, aby ste doručenú poštu premenili na komunikačný powerhouse.

Ak chcete: Udržujte priečinok doručenej pošty prázdny

1. Najjednoduchším spôsobom, ako prestať dostávať toľko emailov, je odhlásiť sa z odberu tých desiatok spravodajcov, ktorých si chcete prečítať, ale nikdy to neurobíte. Unroll.me je absolútne najjednoduchší spôsob, ako identifikovať tých, ktorí fajčiari vo vašej doručenej pošte - a hromadne sa prihlásiť na odber.

2. Ak dostávate veľa nechcenej pošty od jednotlivcov, môžete tiež vyskúšať BoxBe. BoxBe používa to, čo sa nazýva prispôsobený „zoznam hostí“, aby zabezpečil, že dostanete e-mail od ľudí, na ktorých vám záleží, zatiaľ čo skríning správ od kohokoľvek iného do samostatného „čakacieho zoznamu“. Každý, kto nie je na vašom zozname hostí, dostane žiadosť o overenie ich správy pred jej doručením do vašej doručenej pošty.

3. Skúste použiť e-mailovú automatickú odpoveď, a to nielen vtedy, keď ste mimo kanceláriu. Vaša automatická odpoveď nemusí byť dlhá alebo podrobná, ale rýchla správa „Ahoj, dostal som tvoj e-mail a dostanem ťa späť, keď budem môcť!“, Môže dychtivým beaverom zabrániť v odosielaní následných e-mailov. mali ste šancu reagovať. Tu je návod, ako to nastaviť.

4. Odolajte požiadavke odpovedať na každý e-mail správnym spôsobom. Ako vysvetľuje Alexandra Franzen, „veľa„ urgentných “e-mailov má sklon vyriešiť sa bez vašej pomoci. Rozhodnutím neodpovedať okamžite vychovávate ľudí, aby boli viac sebestační - a zároveň vytvárali rozumné a realistické očakávania o tom, ako rýchlo budete schopní odpovedať. “

5. Zabráňte následným e-mailom tak, že správy ukončíte jasnými pokynmi namiesto otázok. Namiesto toho, aby ste povedali: „Mali by sme sa znova pripojiť budúci týždeň?“ Skúste: „Zavolám vám utorok ráno, aby ste sa znova pripojili.“ Ak to nebude fungovať, váš príjemca vám to oznámi - ale inak ste zabránili zbytočné tam a späť.

Ak chcete: Znížte čas, ktorý trávite e-mailom

1. Chcete, aby vaše e-maily boli krátke a produktívne? Zaviažte sa, že každú správu pominiete päť viet - alebo menej. K dispozícii je dokonca aj stránka, ktorá bola vytvorená s cieľom pomôcť: päť.sentenc.es! Vysvetľuje: „Zaobchádzajte so všetkými e-mailovými odpoveďami, ako sú textové správy SMS, pomocou stanoveného počtu písmen na odpoveď. Pretože je príliš ťažké spočítať písmená, počítame namiesto toho vety. “Potrebujete poradiť, ako veci udržať krátke, ale stále zdvorilé? Elliott Bell má niekoľko skvelých tipov.

2. Ak zistíte, že stále posielate e-mailom rovnaké správy, uložte šablóny do priečinka Koncepty (tu je 27, ak chcete začať), alebo využite laboratórium Gmailu „Canned Responses“, ktoré vám umožní uložiť ľubovoľný počet odpovedí a jednoducho ich vložiť. do vašich e-mailov. (Pozrite sa, ako ho nastaviť, so súhlasom spoločnosti Gadgetwise.)

3. Odosielate z telefónu veľa e-mailov? Vyskúšajte automatický text, nástroj, ktorý vám umožní zadať prispôsobenú skratku, ktorá sa potom rozšíri do úplného textu. Napríklad zadaním „rl8“ sa môžete rozšíriť na „Bežím neskoro“, čo je užitočné, keď bežíte na stretnutie. (Tu je návod, ako ho nastaviť.)

4. Pokiaľ vaša práca nevyžaduje okamžitú reakciu na e-maily, nastavte každý deň len niekoľkokrát, aby ste skontrolovali doručenú poštu. Tento čas sa môže líšiť každý deň, musí to byť iba úmyselné (napríklad dnes odložím 9-10:00, aby som prešiel mojou doručenou poštou, potom sa na to znova pozriem od 4-5).

5. Pridajte do svojej doručenej pošty dve značky (alebo filtre v Gmaile): „rýchla odpoveď“ a „vyžaduje sústredený čas“. Ak viete, že máte k dispozícii nepretržitý blok nepretržitého času, začnite otvorením priečinka zameraného času a rozhodnite sa, ktoré z nich máte najviac. je potrebné riešiť. A nabudúce budete mať niekoľko minút času na čakanie na autobus alebo v rade na kávu, namiesto kontroly Instagramu otvorte priečinok „Rýchla odpoveď“.

6. Nastavte si svoj e-mail tak, aby ste sa zaoberali jedným e-mailom a vyplnili ho alebo ho odstránili. Namiesto toho sa dostanete späť do zoznamu e-mailov. (V prípade služby Gmail to môžete urobiť pomocou možnosti Automatické vylepšenie v službe Gmail Labs.) Toto skracuje čas, ktorý by ste strávili rozhodnutím, ktorej správe venovať ďalšiu pozornosť!

7. Potrebujete sa v krátkom čase dostať cez veľa e-mailov? Vyskúšajte e-mailovú hru, ktorá vám dá päť minút na to, aby ste prešli čo najviac e-mailov a odmenili vás bodmi. Zameriava sa tiež na riešenie 10 až 20 e-mailov naraz, vďaka čomu sa vaša schránka v doručenej pošte bude cítiť väčšia.

Ak chcete: Usporiadajte si doručenú poštu

1. Neukladajte všetky svoje e-maily vo svojej doručenej pošte - buď ich odstráňte, uložte alebo ich archivujte, keď sa s nimi bude zaobchádzať. Štúdia z Princetonovho neurovedeckého inštitútu z roku 2011 zistila, že „keď je vaše prostredie preplnené, chaos obmedzuje vašu schopnosť zamerať sa.“ To platí aj pre vaše virtuálne prostredie; čím viac e-mailov môžete vidieť - aj tých, na ktorých už viac nezáleží - tým viac času váš mozog strávi podvedome premýšľaním o nich.

2. Pre ľudí, ktorí nemajú radi zoznamy úloh, je ľahkým riešením (alebo si to myslia) použitie svojej doručenej pošty ako jedného. Ale pre skutočné úlohy, ako napríklad „Vytvorenie návrhu pre nového klienta“ alebo „Zaplatiť nájomné“, je čas nájsť systém úloh, ktorý vám vyhovuje. Používanie doručenej pošty ako zoznamu úloh vám dáva čas do rúk druhých ľudí - s každým novým e-mailom prichádza nový projekt bez ohľadu na to, či sa vám to páči alebo nie. Ale vedome pridať úlohu do zoznamu úloh je šanca určiť, či by ste to mali robiť práve teraz, namiesto inej práce.

3. Pomocou služby Gmail môžete nechať niektoré e-maily automaticky preskočiť doručenú poštu. Napríklad, ak platíte za káblové pripojenie automaticky, môžete ho automaticky archivovať a pridať označenie „Finančné“. Nemusíte ho nikdy vidieť, ale ak ho potrebujete, viete, kde ho nájdete. Keď už hovoríme o hľadaní vecí …

4. Predtým, ako odošlete akýkoľvek e-mail, prečítajte si ho kvôli vyhľadávaniu. Na čo by ste hľadali tento e-mail neskôr? Sú tieto slová v e-maile? Možno budete chcieť zmeniť „Poznámky zo stretnutia s Jackom“ na „Poznámky z augusta stretnutia s Jackom Smithom z Amazonu.“

5. V skutočnosti existuje veľa príkazov na vyhľadávanie, vďaka ktorým je vyhľadávanie starého e-mailu oveľa a oveľa jednoduchšie. Tu je ukážka, ako nájsť akýkoľvek e-mail podľa témy, témy, odosielateľa a ďalších.

Ak chcete: Nechajte svoju doručenú poštu chladnejšou

1. Prajete si niekedy, aby ste do svojej doručenej pošty mohli vkladať rýchle poznámky? Príhodne pomenované poznámky pre Gmail vám umožňujú pripevňovať poznámky a štítky k akejkoľvek e-mailovej správe - pripnúť poznámky k vláknu e-mailu, v hornej časti zobrazenia odoslaných e-mailov alebo skutočne kdekoľvek inde v doručenej pošte.

2. Doplnok služby Gmail Rapportive je sen sieťového pracovníka: Doplnok zobrazuje informácie o sociálnych sieťach vašich kontaktov priamo vo vašej doručenej pošte, takže sa s nimi môžete spojiť na LinkedIn, Facebooku a Twitteri bez toho, aby ste opustili Gmail. Môžete tiež zobraziť punčový zoznam posledných e-mailov od nich a zaznamenať súkromné ​​poznámky, ktoré sa majú priložiť k ich adresám vo vašom účte.

3. Rovnako ako Gmail na steroidoch, aj Gmelius je rozšírenie prehliadača pre prehliadače Chrome, Firefox a Opera, ktoré výrazne vylepšuje vaše skúsenosti so službou Gmail pomocou všetkého od vyčisteného rozhrania (žiadne ďalšie reklamy!) Až po možnosť blokovať sledovače e-mailov s cieľom chrániť vaše súkromie. Ďalšou obľúbenou funkciou je automatické tlačidlo „Zrušiť prihlásenie“, ktoré nahradí tlačidlo Gmailu „Spam“ vždy, keď Gmelius zistí zoznam adries.

4. Poznáte tie e-maily, o ktorých viete, že sa k nim dostanete až neskôr, ale obávate sa, že zabudnete? Doplnok Boomerang, ktorý je momentálne k dispozícii pre Gmail a Outlook, je ideálny na ich riešenie. E-mail si môžete naplánovať tak, aby zmizol a vrátil sa neskôr, až budete pripravený vyriešiť svoju doručenú poštu, až do tej doby. Boomerang vám tiež umožňuje naplánovať zasielanie e-mailov neskôr a nastaviť opakujúce sa e-maily.

5. Vyskúšajte službu Labs Gmail, ktorá vám umožní vyskúšať doplnkové funkcie služby Gmail, ako napríklad „vrátiť späť“ a prezerať si kalendár priamo v doručenej pošte. Prejdite do nastavení Gmailu a potom kliknite na „Labs“.

6. Zistili ste, že podpisujete alebo odosielate veľa dokumentov a zmlúv? Hellosign pre Gmail vám umožňuje podpísať dokumenty a vyplniť formuláre bez toho, aby ste opustili doručenú poštu - skutočný záchranca pre tých z nás, ktorí nenávidia skenery, tlačiarne a faxy.

Ak chcete: Nechajte si čítať vaše e-maily

1. Povedzte, že prvých 50 znakov každej správy je stručné a akčné, ako je to možné, hovorí Fast Company . Lákavý otvárač zvyšuje pravdepodobnosť, že vaši príjemcovia budú čítať stále.

2. Dlhé bloky textu vyzerajú skľučene na čítanie, takže premýšľajte o tom, ako zlepšiť čitateľnosť textu. Využite guľky, zoznamy, tučné písmo a krátke, ľahko odumreté odseky. Máte ťažkosti s jeho znížením? Mohlo by to byť znamenie, že sa snažíte priveľa pokryť.

3. Ak narazíte na viac ako jeden bod alebo vo svojom e-maile kladiete viac ako jednu otázku, uistite sa, že tieto položky vynikajú od zvyšku rozprávania tak, že ich napíšete tučným písmom, zvýrazníte ich alebo ich usporiadate do zoznamu s odrážkami. Kontrast prirodzene priťahuje pozornosť príjemcu na mäso správy (kúsok, ktorý si nemôžete dovoliť nechať ujsť!).

4. Spýtajte sa na čo najkonkrétnejšie otázky. „Čo si myslíte o návrhu?“ Nie je dobrá otázka. „Môžeme pokračovať v návrhu dodávateľa na 20 000 dolárov v piatok?“ Je lepšie.

5. Dúfate, že chytíte svojho šéfa alebo niekoho dôležitého v menej rušný deň, ale nepoznáte jeho alebo jej rozvrh? Vyhnite sa e-mailom v utorok a vo štvrtok. Ide o dni s najvyššou hlasitosťou pre doručenú poštu ľudí a nechcete, aby sa vaša dôležitá správa stratila v mori spravodajcov, ponúk a inej korešpondencie.

6. Urobte z vášho predmetu počet - niečo, čo príjemcovi poskytne jasnú predstavu o tom, čo bude v e-maile. (Bonus: Pomôže vám to tiež ľahko vyhľadať správu v priečinku Doručená pošta, ak by jej príjemca zavolal, aby prediskutoval, a nie aby písal späť e-mailom.)

7. Vedci z Carnegie Mellon zistili, že najúčinnejšie e-maily obsahujú riadky, ktoré sa týkajú jednej z dvoch vecí: zvedavosti (skvelé, ak ste v marketingu) alebo užitočnosti (pravdepodobne najlepšie pre nás ostatných). jednominútové video sa dozviete viac.

8. Chcete sa skutočne ubezpečiť, že sa vaše správy prečítajú? Rozšírenie Chrome MailTrack vám umožňuje zistiť, či a kedy ľudia čítali vaše e-maily. A ak si všimnete, že tu sedí neprečítané? Vyskúšajte tieto tipy a sledujte správny postup.