Posledných pár mesiacov som sa snažil zostaviť harmonogram svojej organizácie na rok 2015. Najdôležitejšou vecou, ktorú som musel urobiť, bolo zabezpečiť, aby som vedel, kedy sa všetky naše udalosti odohrávajú. Ale predtým, ako som ich mohol zapísať do svojho kalendára, musel som najprv zistiť, aké udalosti som naozaj potreboval naplánovať.
V prípade neziskových organizácií sú udalosti, ktoré hostíte, primárnym spôsobom interakcie vašej komunity s vašou organizáciou. Preto je dôležité, aby vás dobre zastupovali. Rýchlo zvrhnutá udalosť bude vyzerať - a spôsobí, že sa zdá, že vaša organizácia nie je kompetentná. Aby ste zaistili usporiadanie najlepších možných udalostí, je dôležité, aby ste uprednostnili svoje udalosti a naplánovali ich, aby boli čo najefektívnejšie.
Počas posledných 10 rokov, ktoré som strávil prácou pre neziskové organizácie, som vyvinul štyri kľúčové otázky, ktoré si položím skôr, ako sa rozhodnem naplánovať udalosť.
1. Čo potrebuje naša organizácia od tohto podujatia?
Prečo vlastne uvažujete o usporiadaní tejto udalosti? Snažíte sa získať peniaze? Ak áno, koľko? Pokúšate sa spoznať nových priaznivcov alebo nadviazať nové spojenia? Ak to nie je fundraiser, možno sa snažíte prilákať nových klientov alebo vzdelávať ľudí, ktorí už sú súčasťou vašej organizácie, o novej iniciatíve.
Ak vám táto udalosť nerobí nič, prečo to robíte? Musíte sa presvedčiť, aký podiel má vaša organizácia na výsledkoch udalosti skôr, ako na ňu venujete čas a zdroje. Pomôže vám to tiež určiť prioritu udalosti v kontexte všetkých vašich ďalších aktivít.
2. Čo potrebujú vaši hostia od tohto podujatia?
Aj keď by ste mali zvážiť svoje potreby ako prvé, udalosť je v skutočnosti o vašich hosťoch. Aby ste dosiahli svoje ciele (ktoré ste načrtli pomocou vyššie uvedenej otázky), musíte prilákať účastníkov, aby s vami komunikovali správnym spôsobom.
Porozprávajte sa s minulými a potenciálnymi hosťami o tom, čo sa im páči na vašich udalostiach a čo by sa im v budúcnosti páčilo. Páči sa im pocit „zasvätených“ alebo verejne uznávaných pre ich veľkorysosť? Niektorí by mohli povedať, že majú radi hlasné a živé udalosti; iní môžu uprednostňovať pokojnejšiu noc. Bonusnou výhodou tejto stratégie je to, že ľudia, s ktorými sa zhovárate, budú určite chcieť vidieť, ako ste sa poradili pri vašej ďalšej udalosti.
3. Ako to urobíme?
Teraz, keď máte pocit, čo vaši hostia budú potrebovať, musíte premýšľať o tom, ako im dať to, čo chcú. Napríklad, ak vaši hostia potrebujú lepšie porozumieť vášmu programu, možno sa rozhodnete nechať klienta hovoriť pri podujatí o jeho skúsenostiach s týmto konkrétnym programom, alebo môžete ukázať video a distribuovať materiály na čítanie o svojom modeli. Alebo, ak máte hlavný cieľ získavania finančných prostriedkov a zábavné publikum, možná je živá aukcia tou správnou cestou.
Pretože je to iba obrys, nemusíte sa príliš ponoriť do detailov alebo sa ešte úplne zaviazať k čomukoľvek. Ak si však uvedomíte, že nemáte kapacitu na uskutočnenie akcie, ktorá bude vyhovovať potrebám vašej organizácie a hostí, teraz je čas to zistiť. Túto myšlienku nemusíte nevyhnutne vyradiť, ale táto otázka vám pomôže zistiť, či potrebujete zmenšiť veľkosť alebo získať ďalšiu pomoc.
4. Ako sa líši táto udalosť od ostatných udalostí?
Nie je nič horšie ako ísť na tú istú udalosť dvakrát za rok - a pre hostiteľa nemôže byť nič drahšie. Ak sa v tom istom roku chystáte na obed, večeru a golfové zájazdy pre rovnakú skupinu darcov, môžete očakávať únavu darcu a zníženie návratnosti investícií. Namiesto toho zvážte plánovanie jednej významnej udalosti pre týchto darcov a potom menšiu udalosť pre vašich potenciálnych alebo najlepších dobrovoľníkov.
V akcii
Aby sme vám pomohli začať, tu je vzorová stratégia pre udalosť, ktorú som nedávno zložil pomocou týchto štyroch otázok:
Čo potrebujeme?
- Zvýšte 50 000 dolárov
- Inovujte päť darcov
- Prilákajte 10 nových darcov, traja za 5 000 dolárov alebo viac
- Zaviesť novú kapitálovú kampaň
Čo potrebujú hostia?
- Cítiť istotu, že ich peniaze sú múdro investované
- Šanca vidieť program z prvej ruky
- Odôvodnenie s cieľom poskytnúť viac - nad cenu lístka
Ako to urobíme?
- Zapojte predstavenstvo a pozvite nových darcov
- Nastavte obed pred udalosťou s aktuálnymi darcami na inováciu
- Pozvite účastníka programu, aby vystúpil
- Najmite nového dizajnéra na pozvanie a program
- Nakŕmte ich dobre - zvážte otázku miestnych kuchárov
- Nastavte schopnosť poskytovať text
- Prenájom kapely
- Zvýšte pokrytie tlače
Ako sa líši táto udalosť?
- Naša jediná večeru
- Iba udalosť zameraná na našich hlavných darcov (60. - 70. roky, väčšinou v dôchodku, väčšinou minulých alebo súčasných dobrovoľníkov)
- Iba udalosť, na ktorú sa zvyčajne zúčastňujú všetci členovia predstavenstva
- Zvyčajne je naplánované na jar, súčasne s absolvovaním klienta
Plánovanie udalostí môže byť vyčerpávajúcou a časovo náročnou úlohou - a to ešte viac, ak vaše udalosti skutočne spĺňajú vaše ciele. Spýtajte sa však na tieto štyri otázky a vy budete môcť lepšie strategizovať svoje udalosti a určiť, ktoré z nich sú pre vašu organizáciu skutočne potrebné a užitočné.
