Minulý piatok o 16:30 som vypol počítač, vyčistil môj stôl a šiel domov. Jednou z vecí, ktoré som vyhodil do koša predtým, ako som odišiel, bol môj zoznam úloh za týždeň: 150 položiek, všetky odhlásené. Nepracoval som ani neskoro v noci alebo skoro ráno toho týždňa. A dokonca som mal doma čas, aby som si urobil slušné večere, videl priateľov, chodil so psom a pozeral príliš veľa televízie.
Predtým, ako urobíte nejaké predpoklady o obsahu môjho zoznamu úloh alebo o dôležitosti mojej práce všeobecne, by som mal spomenúť, že počas toho týždňa, viedol som výzvu výboru správnej rady, som predložil návrh na grant pre USDA, sa stretol s výkonným riaditeľom hlavnej nadácie, predstavil popredného podnikateľa výkonný pracovník spoločnosti Microsoft, predložil tri návrhy na udelenie grantu a mimochodom dostal môj ročný prehľad výkonnosti (čo bolo veľmi pozitívne).
Stručne povedané, každý týždeň robím veľa práce. Ako to urobím bez nervového zlyhania - as časom na šetrenie? Tu je niekoľko tipov.
1. Vedieť, čo je potrebné urobiť
Aj keď sa zdá zrejmé, veci, ktoré ľudí najviac zdôrazňujú, sú zvyčajne to, čo nevedeli očakávať. Ak chcete začať týždeň, prečítajte si podrobne všetko, čo musíte urobiť. Napríklad povedzme, že návrh sa má predložiť v piatok, a že je vašou úlohou vypracovať príbeh, ale za rozpočet je zodpovedný finančný tím. Aby ste sa uistili, že sa celý projekt dokončí včas, nezabudnite do svojho zoznamu úloh pridať „ohlásiť sa s finančným tímom o rozpočte“.
Som dosť agnostický ohľadom nástrojov pre zoznamy úloh; písomné zoznamy pre mňa fungujú rovnako dobre ako elektronické riešenia, ako je Evernote alebo Asana. Mám však pravidlo, že celý zoznam musí byť na jednom mieste. Môžete segmentovať a usporiadať všetko, čo sa vám páči, ale mali by ste vidieť všetko, čo potrebujete urobiť na prvý pohľad.
2. Najskôr vedieť, čo je potrebné urobiť
Keď som dohliadal na menej skúsených zamestnancov, zistil som, že najväčší prekážka pre nich nevedela, ako určiť priority a zariadiť ich deň.
Napríklad, ak by sa mal v budúcom týždni objaviť veľký projekt, posunuli sa vpred do tohto termínu, napriek tomu, že najskôr potrebovali zhromaždiť informácie z iného oddelenia - informácie, ktoré by pravdepodobne mohli vrátiť späť všetku prácu, ktorú mohli vrátiť. urobil som. A medzitým sa objavili aj ďalšie menšie projekty, na ktorých by mohli urobiť skutočný pokrok.
Vaše priority sa môžu tiež meniť podľa vašej nálady alebo rozvrhu. Napríklad, ak mám obzvlášť neobvyklý deň, viem, že by bolo pre mňa efektívnejšie uprednostniť dátový projekt. Ak sa stretávam väčšinu dňa, radšej odpoviem na volania a e-maily medzi schôdzkami, než aby som sa pokúsil spustiť niečo väčšie v takom krátkom časovom rámci.
Budete oveľa efektívnejší, ak budete pracovať skôr so svojimi prioritami a obmedzeniami, ako sa im pokúšať vzdorovať.
3. Požiadajte o pomoc
Ak som nezískal nič iné z práce v neziskových organizáciách, zistil som, že ak sa nepýtate, nezískate to. Nikto nemôže robiť prácu organizácie sám. Ak nemáte zručnosti alebo čas na to, aby ste niečo efektívne urobili, je vašou povinnosťou požiadať o pomoc.
Našťastie, pracujem pre neziskové organizácie, zvyčajne nájdem dobrovoľníka, ktorý mi pomôže s viac svetskými úlohami. Ak potrebujem vyššiu úroveň odbornosti, vytiahnem svoj adresár a uvidím, či poznám niekoho, kto môže navrhnúť riešenie. Nedávno som napríklad trápil predbežnú správu o darcovi. Boli sme uprostred nového programu, takže hoci som vedel, že sme toho veľa urobili, nevedel som, ako to vyjadriť vo formulári správy. Zobral som si teda jednu z mojich priateľov na komunikáciu a navrhla zamerať celú správu na príbehy klientov a na to, ako interpretovali nový program.
Bol to prielom - taký, aký by som nikdy nemal. Darcovi sa to páčilo a kontaktovalo ma jeho komunikačné oddelenie, aby som program ešte viac propagoval. Raz som mal nápad, dokončenie správy mi trvalo týždeň - to isté množstvo času, o ktorý som sa staral, než som sa stretol so svojím priateľom.
4. Zatvorte slučku
Viete, že uspokojivý pocit z kontroly niečoho z vášho zoznamu úloh? Nie je to len dobrý pocit; je to dôležitý spôsob, ako naznačiť, že ste dokončili úlohu a teraz môžete prejsť na niečo iné.
Ale skôr, ako sa pohnete vpred, budete sa chcieť ubezpečiť, že máte niekde záznamy o vašich dokončených úlohách, takže môžete sledovať, či - ahm - matky nie sú také efektívne ako vy. Keď napríklad dokončím návrh na udelenie grantu, vždy vložím do svojho kalendára pripomenutie, aby som nadviazal na donora o osem týždňov. V tom čase sa väčšina donorov rozhodne, a ak sa tak nestane, možno bude mať záujem dozvedieť sa niečo viac o organizácii. Podobne sa váš šéf nemusí dostať späť k vám o projekte na niekoľko týždňov, ak ho necháte na ňom, ale výzva po niekoľkých dňoch ho môže prinútiť, aby sa naň pozrel skôr.
Som pevne presvedčený, že pracujem inteligentnejšie, nie ťažšie. Moja práca je pre mňa a ľudí príliš dôležitá, aby moja organizácia akceptovala čokoľvek iné, len to najlepšie. Zo skúsenosti však viem, že behať sám otrhaný prácou 60 a viac hodín týždenne nakoniec nikomu nepomôže. Efektívnejšia práca znamená lepšie výsledky a víkend - čo by mohlo byť lepšie?
