Existuje mnoho spôsobov, ako môže byť e-mail nesprávne interpretovaný alebo nepochopený. Aby ste nahradili tón hlasu, ktorý je nezameniteľný po telefóne alebo reči tela, ktoré hovorí osobne, musíte si starostlivo, niekedy taktne zvoliť, ktoré vety použijete.
Aby som bol úprimný, nemilujem, ako často hodím výkričník, aby som naznačil, že veci sú v poriadku, dobre, nikdy lepšie, alebo aby som preukázal svoje uznanie za splnenie žiadosti - niekedy však neexistuje iný spôsob, ako preukázať, že m hra. Niekedy však ani vzrušená interpunkcia nedokáže zachrániť situáciu, ak význam vašich slov obsahuje aj základné nepriateľstvo.
Skôr ako odložíte unáhlený e-mail a riskujete urážku alebo obťažovanie prijímača, pozrite si tieto bežné, ale nepopulárne riadky a namiesto toho sa rozhodnite pre alternatívu.
1. „Ospravedlňujem sa, že som Burden / Bother“
Toto je taká pasívne-agresívna línia. V takmer 100% prípadov, keď sa použije tento riadok, osoba nie je vôbec ospravedlniteľná a nemyslí si, že je bremenom alebo obťažovaním. Skôr deväť z desiatich, ktoré používajú túto frázu, pretože chcú získať pozornosť (a možno súcit alebo ľútosť) čitateľa. Predpokladajú, že tento prístup vyvolá súcitnú reakciu prijímača.
Namiesto toho povedzte: „Ďakujem vám, že ste so mnou trpeli“
To naznačuje zodpovednosť za čokoľvek, čo sa deje, a je oveľa pravdepodobnejšie, že sa s ňou stretne veľkorysá reakcia a možno dokonca istota, že nejde o problém. A ak naozaj potrebujete reakciu ASAP, je to najlepší spôsob, ako rýchlo zabezpečiť následnú kontrolu.
2. „Čokoľvek si myslíte“
OK, predpokladajme, že to bolo vyslovené na základe žiadosti o vstup. Ak bola žiadosť úprimná, ale ste naštvaní, že existuje nejaký problém tam a späť (váš nápad bol v poriadku, pôvodný spôsob, ako ste ho predložili, ďakujem veľmi pekne), potom mi dovoľte, aby som vám ako prvý povedal, že títo traja zdanlivo neškodní slová vyjadrujú vašu nepríjemnosť a frustráciu v rýpaní.
Namiesto toho povedz: „Som otvorený tvojim nápadom a som rád, že môžem urobiť viac brainstormingu“
To dokazuje, že máte aktívny záujem o nájdenie riešenia, ktoré je prijateľné a vhodné. V skutočnosti nikdy nie je čas, aby sa „čokoľvek myslíte“ čítalo ako flexibilné a akceptujúce vyhlásenie. To nenaznačuje, že ste ochotní byť tímovým hráčom; Zdá sa, že ste nadšení, že váš nápad nebol bez pochýb prijatý. Nebuď taký spravodlivý človek.
3. „Prosím, informujte“
Je to formálne a trochu náročné, keď na to myslíte. Okrem toho neotvára diskusiu; je to hanebné, čo znamená, že na to nemáte čas a potrebujete rýchle pokyny na ďalšie kroky. Ale, bohužiaľ, nie všetko sa zmení na desetník. Niekedy je pre dosiahnutie prijateľného konečného výsledku nutná diskusia tam a späť.
Namiesto toho povedzte: „Dajte mi vedieť, či máte nejaké myšlienky o tom, ako v tomto postupovať.“
Premena takejto reakcie podporuje angažovanosť a otvorený dialóg. V podstate hovoríte, že ste otvorení názorom druhej osoby na túto záležitosť, ale ak ste to uprednostnili, môžete tiež vyriešiť riešenie sami.
4. „Dúfam, že je to viac pre vaše potešenie“
Osoba, ktorá tvrdí, že je dokonale potešená tým, čo je „a“ bolo. Ale, bohužiaľ, stretol sa s menej než nadšenou spätnou väzbou a podľa toho sa upravil tak, aby ten, kto ju hodnotí, bol šťastný. Realita je však taká, že sa o to nestará, pretože pravdepodobne nevidel na prvom mieste žiadne úpravy.
Namiesto toho povedzte: „Mám záujem o vaše pripomienky k tejto aktualizácii“
Otvorenosť voči spätnej väzbe, aj keď máte podozrenie, že nemusí byť 100% pozitívna, je kľúčovou súčasťou zlepšovania a napredovania. Všetci môžeme obstáť, aby sme z času na čas vykonali úpravy na základe konštruktívnej kritiky. Aj keď sa o vás skutočne veľmi nezaujíma, nasaďte svoju najlepšiu tvár a prijmite spätnú väzbu.
Nikto z nás nie je dokonalý alebo vždy presne nevie, čo povedať, ale niekedy je to jednoduchá záležitosť premýšľania, než začnete hovoriť a pýtajte sa sami seba, či to, čo chcete povedať, možno možno vykladať nesprávne. Dočasné urážanie niekoho, kto sa dostane cez svoj zoznam úloh, vám v dlhodobom horizonte neprinesie nič dobré.
