Ste v rade v Starbucks. Ste prvý, kto dorazí na stretnutie. Prebúdzate sa.
Čo majú spoločné všetky tieto situácie?
Tiež si kontrolujete svoj e-mail - a zastonáte pri myšlienke, že to všetko musíte zvládnuť.
Kto trávi značnú časť svojho času mimo správy pracoviska - alebo by som mal povedať, že sa pokúšam spravovať - e-mail na telefóne? Nedá sa dostať preč. Namiesto toho, aby vás toto malé číslo upozornenia (ktoré neustále zvyšuje a zvyšuje) stresom neprestáva stresovať, môžete jednoducho zmeniť spôsob, akým sa s ním narába.
Tu sú štyri metódy, ktoré som sa naučil, aby mi pomohli zostať trochu zdravšie.
1. Nechajte si telefón čítať správy
Ak chcete plne využiť svoje dochádzanie do práce az práce, zvážte použitie aplikácie Talkler. Je to aplikácia, ktorá vám číta vaše e-maily. A to sa nielenže nezastaví, ale tiež vám umožní ich vymazať počas jazdy alebo odpovedať na nahrávky. To znamená, že môžete držať obe ruky na volante (alebo držať tyč metra) a stále byť produktívny na ceste do kancelárie. A dobrá správa: Funguje na výmenných platformách, ako aj na väčšine poskytovateľov e-mailových spoločností.
2. Čítajte a hneď konajte
Predstavte si toto: Stojíte vo fronte a čakáte na kávu. Pozeráte sa teda na svoj e-mail, ale potom, skôr ako budete môcť čítať, je rad na vás. Potom sa znova pozriete, kým počkáte, kým ho nezískate - zakaždým, keď si znova prečítate rovnaké slová. Nikdy však nemáte čas na odpoveď, takže keď sa vrátite do svojej kancelárie, skontrolujte rovnaký e-mail .
Opakované čítanie e-mailov znova a znova vás neušetrí. Namiesto toho, za predpokladu, že to nie je naliehavé, presúvam správy, ktoré vyžadujú odpovede do priečinka s názvom „e-mailové úlohy“. Ak je potrebné, aby požadovanú akciu vyriešil niekto iný vo vašom tíme, správu tam a tam odovzdám. A ak správa nevyžaduje žiadnu akciu, okamžite ju odstránim alebo archivujem. Ak nemáte čas na žiadny z vyššie uvedených krokov - dočasne odložte svoj telefón.
3. Nastavte filtre
Okrem archivovania všetkého sami by ste mali mať čas na nastavenie systému, ktorý automaticky filtruje vaše správy do konkrétnych priečinkov. (Ak potrebujete pomoc so začiatkom, prečítajte si toto alebo toto). Nie je dôvod, aby ste manuálne triedili e-maily z celej spoločnosti od naliehavých poznámok, keď je telefón pripravený správať sa ako osobný asistent. Aj keď vám odporúčam, aby ste to spravili spravidla - v telefóne to skutočne robí rozdiel, pretože sa snažíte skutočne minimalizovať prichádzajúci e-mail.
4. Vytvorte vyhradený e-mailový podpis
Váš mobilný e-mailový podpis môže byť vrátnik aj obetný barán. Zjasnenie, že používate telefón, zvládne očakávania druhej osoby. Upozorňuje ich, že preklepy sú pravdepodobne automaticky opravené a že nemôžete odoslať prílohu, ktorá žije na vašej pracovnej ploche.
Teraz to nie je ospravedlnenie na zadanie „ur“ alebo „me 2“ - ale vysvetlenie, ak urobíte malú chybu. Môžete ísť so základným: „Ospravedlňte prosím preklepy. Je to rýchla mobilná odpoveď “alebo ešte stručnejšie„ Odoslaná z môjho telefónu “.
Aj keď práve začnete používať jednu z týchto metód, okamžite uvidíte zlepšenie v reakcii na prichádzajúce e-maily. Zrazu, namiesto toho, aby ste sa cítili stresovaní, keď do vašej doručenej pošty vstúpi niečo iné, budete môcť pokračovať ako obvykle a budete vedieť, že existuje silný systém.
