Etiketa e-mailu je zložitá. Ako viete, že ste otravní? Páčilo sa vám týmto posledným výkričníkom prejsť od nadšeného znejúceho k neznesenému? Je vaša správa zbytočná? Je to dokonca otvorené, ak ho pošlete po 17:00?
Predtým, ako budete tráviť čas debatou o tom, či zahrnúť emotikon alebo preskúmať najlepší a najhorší čas dňa na odoslanie správy, však vedzte, že existuje niečo iné, čo by mohlo úplne narušiť váš e-mail: Vaše slová. (Dun, dun, dun.)
Tu je päť slov, vďaka ktorým zniete menej sebavedome a viac si nie ste istí, ako si dokonca uvedomujete. Urobte si preto láskavosť a upustite od nich.
1. Spravidla
Amanda Hesser a Merrill Stubbs, spoluzakladatelia Food52, kedysi poznamenali, že ak pridáte do svojich e-mailov slovo „len“, zdá sa, že máte menej sebavedomia. Po prečítaní predchádzajúcich e-mailov, ktoré som poslal, musím skutočne súhlasiť.
Požiadavky typu „Len sa nahlásim“ alebo „Len sa chcem opýtať“ minimalizujú vašu požiadavku. Nie ste len prihlásenie; ste dôležitý človek, ktorý si zaslúži vedieť, čo sa deje! Vynechajte ďalšie slovo a skontrolujte sa ako šéf.
2. Dúfajme, že
„Dúfajme, že“ je ďalšie slovo, o ktorom som si neuvedomil, že by mohlo výrazne brzdiť efektívnosť e-mailu, kým mi ho niekto výslovne neuvedie. "Nemali by ste dúfať v nič , " povedal mi raz mentor. "Ľudia jednoducho potrebujú veci urobiť."
Premýšľajte o tom týmto spôsobom: Ak niekomu hovoríte, že dúfajme, že sa do termínu splní niečo, alebo že to bude fungovať, podvedome dokazujete, že nemáte kontrolu nad situáciou. Alebo ešte horšie je, že ste nespoľahliví.
3. V skutočnosti
„V skutočnosti“ sa pomaly stáva novým „doslovne“ alebo „v podstate“ v e-mailoch, pričom ľudia ho hádzajú tam, kde to štylisticky nedáva zmysel. Neuvedomil som si, aké je to problematické, kým som nedostal e-mail od publicistu, ktorý slovo trikrát použil v e-maile s 5 vetami (jedným z nich bola táto nenávistná fráza „ale vlastne“) a všetky tri razy boli úplne zbytočné ! Netreba dodávať, že vlastne vôbec netuším, čo sa snaží propagovať, pretože som sa tak rozptyľoval.
4. Druh
Toto je celkom jednoduché: Použitie „druhu“ (alebo „nejakého“) v e-maile sa javí ako nejasné alebo nejednoznačné, napríklad ak sa úplne nezaväzujete alebo nemáte potuchy, čo sa deje. A ak je to skutočne tak? Objasnite situáciu skôr, ako začnete e-mail.
5. Prepáč
Keď som sa spýtal viacerých profesionálnych kontaktov a kolegov, ktoré slová považujú za najdôležitejšie v e-mailoch, takmer všetci poukazovali na „ospravedlňujeme sa“, čo vysvetľuje, že 99% času nie je potrebné ospravedlňovať. (Premýšľajte: „Ospravedlňujem sa, nemôžem to urobiť v pondelok - funguje to utorok?“) A úprimne povedané, ak ste skutočne niečo urobili zle, mali by ste zdvihnúť telefón a vyjadriť ľútosť, ako to myslíte.
Pravdepodobne nebudete schopní zabíjať každú časť e-mailovej etikety (existuje toľko predpokladaných „pravidiel“!), Ale odstránením niekoľkých zbytočných slov okamžite zvýšite vyladenie, jednoduchosť a istotu správ. To je všetko, o čo sa môžete skutočne opýtať, však?
