Neviem o tebe, ale niekedy sa prebudím a cítim, že trávim deň skúškou, aby som sa neuchopil v mojej doručenej pošte. Je zrejmé, že to nie je problém, ktorému čelím; takmer každý profesionál, ktorého poznám, zápasí s tým, aby sa dostal cez jeho správy.
Existujú však niektoré dobré správy: Existujú určite spôsoby, ako zlepšiť správu doručenej pošty - a nájsť nejaké, ktoré som šiel priamo k odborníkom. Nižšie sú uvedené zvyky, ktoré päť najrušnejších ľudí na svete používa na dobývanie svojich e-mailov. Zistite, ktoré z nich môžete začať používať na zlepšenie svojej stratégie.
1. Reagujú rýchlo
Eric Schmidt, výkonný predseda spoločnosti Google, má niekoľko zdanlivo kontraintuitívnych rád: Rýchlo reagujte na e-maily v doručenej pošte. Vysvetľuje, prečo to robí na VentureBeat :
Sú ľudia, na ktorých sa možno spoľahnúť, že budú okamžite reagovať na e-maily, a tí, ktorí to nemôžu. Snažte sa byť jedným z bývalých. Väčšina z najlepších - a najrušnejších - ľudí, ktorých poznáme, koná rýchlo vo svojich e-mailoch, nielen nám alebo vybraným párom odosielateľov, ale všetkým.
Aj keď nemusíte nutne odpovedať na každý e-mail do troch minút od jeho objavenia v doručenej pošte, poznamenajte si, ako dlho by to skutočne trvalo. Ak si myslíte, že správa bude trvať iba 30-sekundovú alebo dvojslovnú odpoveď, odpovedzte na ňu pri jej prečítaní. Ak si to bude vyžadovať dlhšiu odpoveď, pošlite späť krátky e-mail a informujte osobu, že ste ju videli a kedy budete reagovať. Okamžite získate istú ulicu za svoju úctivosť a pozornosť.
2. Robia z e-mailu zábavu
Bývalý zakladateľ spoločnosti Facebook exec a mediálnej spoločnosti Randi Zuckerberg má niekoľko e-mailových rád, vďaka ktorým budete chcieť prelomiť žetóny a guacamole: Zorganizujte zúčtovací večierok s niektorými z vašich kolegov alebo priateľov.
Vydajte víno, vyrazte na skvelý zoznam skladieb, odvážte sa v tom, ako nenávidíte topenie v e-mailoch - a potom sa v priebehu nasledujúcich niekoľkých hodín zamerajte na zúčtovanie toľkých správ, koľko len dokážete. pozdĺž cesty.
Prechádzanie cez doručenú poštu nemusíte robiť v kancelárii v tichosti sami. v skutočnosti to môže byť podivne kolektívny zážitok, ktorý vás a vašich kolegov potenciálne spojí (pretože kto nemá rád nenávidieť e-mail?).
Jo, a samozrejme, preskočte alkohol, ak skutočne plánujete odpovedať na správy a nie ich iba hádzať do koša. Alebo sa poraďte s radou Jen Dziury a napíšte si niektoré z vašich zložitejších e-mailov, zatiaľ čo sú tipy, ale potom ich uložte ako koncepty a prečítajte si ich nasledujúci deň predtým, ako skutočne narazíte na „odoslať“.
3. Plánujú čas „Žiadny e-mail“
Vezmite stránku zo zošity jedného z vodcov slobodného sveta, Baracka Obamu: Váš osobný čas je posvätný, takže ho nemusíte tráviť navždy pri hľadaní nulovej schránky. Ako uvádza 99U:
Prezident má vo svojom rozvrhu tri okamihy, ktoré sú nepochybne jeho: ranné cvičenie, jeho večera so svojimi dcérami a nočná noc po tom, ako jeho rodina zaspí.
Aj keď sa môže zdať ľahké vytlačiť iba jeden e-mail v čase mimo pracovnej doby, je zvykom hovoriť nie. Vždy budú existovať e-mailové adresy, na ktoré je potrebné odpovedať, a ľudia, ktorí tvrdia, že ich správy sú naliehavé alebo dôležité. Kreslenie tejto čiary znamená, že budete produktívnejší, keď skutočne potrebujete začať podnikať.
4. Používajú ho na organizovanie
Aj keď by som nevyhnutne neodporúčal používať vašu doručenú poštu ako svoj zoznam úloh, zakladateľka LearnVest Alexa von Tobel má výnimku z tohto pravidla, ktoré zdieľa s Lifehacker:
Mám tiež zvyčajný e-mail s poznámkami, pretože žijem vo svojej doručenej pošte. V nedeľu v noci si sadnem a zostavím zoznamy všetkého, čo sa musí stať budúci týždeň. Natáčam si e-mail, aby som mohol ľahšie spať (úlohy sú mimo moju hlavu) a môžem si byť istý, že viem, že zoznam na mňa bude čakať v AM.
Vytvorením zoznamu úloh, keď máte stále na mysli všetko (namiesto dopoludnia, keď ste ospalý alebo špinavý), môžete uvoľniť ďalšiu časť dňa, aby ste ju mohli stráviť na skutočných projektoch namiesto plánovania toho, čo máte ' budem robiť.
5. Dostanú náskok ráno
Počet zaneprázdnených ľudí, napríklad generálny riaditeľ AOL Tim Armstrong a generálny riaditeľ Virgin Money Jayne-Anne Gadhia, začínajú svoje dni prechádzať cez doručenú poštu. Gadhia má na to dobrý dôvod:
Prvá vec, ktorú robím, je pozrieť sa na moje e-maily a odpovedať na všetky vynikajúce otázky. Nedokážem vydržať nič neurobené!
Pochopiteľne budete musieť celý deň tráviť čas preberaním e-mailov, ale náskok vám môže veci uľahčiť a tiež vás upozorní na to, čo musíte urobiť, akonáhle sa dostanete do kancelárie.
Existuje veľa dôvodov, prečo sú títo super zaneprázdnení ľudia takí úspešní, a zaseknutie malého tipu pre produktivitu e-mailov tu a tam nikdy neuškodí!
