Teraz budem predpokladať, že ste dobre oboznámení s týmito základmi e-mailovej etikety. Viete, veci ako vždy zahŕňajú predmet a odolajú pokušeniu CC každého teplého tela vo vašej kancelárii.
Áno, dám vám výhodu pochybností tu. Znamená to však, že vaše správy sú bezchybné? Rozhodne nie.
Existuje niekoľko e-mailových hriechov, ktoré sa často neopakujú, ale stále sú rovnako hodné. A je pravdepodobné, že by ste sa mohli viniť, že sa ich dopustíte (hej, som tu s vami!) - či ste si toho boli vedomí alebo nie.
Ak zistíte, že sa začervenáte pri zmienke o jednom z týchto faux pasov? Môj priateľ, vaše e-maily majú stále priestor na zlepšenie.
1. Hranie „horúcich zemiakov“
Ste hrdí na to, že ste úplne na vrchole svojej doručenej pošty - prichádzajúce správy nikdy nebudú trvať dlho bez odpovede od vás.
Je skvelé, že ste odhodlaní reagovať tak. Je však dôležité, aby ste zvážili aj kvalitu toho, čo posielate. Skutočne vaše odpovede skutočne vedú konverzáciu vpred? Alebo vyhodíte krátke (a možno dokonca úplne zbytočné) správy v snahe dať loptu na súd druhej osoby a dostať sa o krok bližšie k tomuto nepolapiteľnému priečinku doručenej pošty?
Ľudia často zistia, že spadajú do druhej kategórie. Bohužiaľ, táto horúčkovitá hra s horúcim e-mailom je úplne kontraproduktívna.
Ako zlepšiť
Viem, že tlak na návrat k ľuďom môže byť vysoký, a nesnažím sa vám povedať, aby ste nechali správy nezodpovedané.
Namiesto toho, ak nie ste v mieste, kde môžete poskytnúť kvalitnú odpoveď, pošlite krátku poznámku, v ktorej uvediete, že sa na ňu pozeráte, a dostanete podrobnejšiu odpoveď hneď, ako ju dostanete.
Tento krok eliminuje tlak, ktorý je potrebný na okamžitú reakciu, pričom vám stále dáva čas venovať sa tejto správe primerane.
2. Predstavujeme Váš zmysel pre humor
Nikto nechce znieť ako neživý robot prostredníctvom e-mailu. A verte mi, určite si vážim tie penny a nástenné poznámky, ktoré prichádzajú do mojej schránky.
Neexistuje však žiadna záruka, že sa ostatní príjemcovia budú cítiť rovnako. Musíte si uvedomiť, že v písomných správach nie sú neverbálne a iné kontextové narážky, ktoré zvyčajne pomáhajú vášmu humoru pristáť.
Preto je dôležité poznať svoje publikum skôr, ako pošleme váš e-mail na to, o čom som si istý, že je váš hviezdny zmysel pre humor. Bol by som potešený tým veľkým GIF psa v klobúku. Vaši členovia predstavenstva? Možno nie toľko.
Ako zlepšiť
Znova je tu dôležité pochopenie vášho príjemcu. Ak však cítite pochybnosti o tom, ako bude váš vtip alebo vtip prijatý, odstráňte ho.
Ste v bezpečí lepšie ako ospravedlňovaní a vo svojom e-maile môžete byť stále priateľskí a ústretoví - bez rutinnej pohotovosti!
3. Zapínanie a vypínanie
Viem, že sa to môže javiť ako jemná čiara na chôdzu. O tých obávaných stretnutiach, ktoré sa mohli stať prostredníctvom e-mailu, počujete toľko rozprávania, že sa ľahko cítite pod tlakom, aby ste sa za každú cenu vyhli sedeniu.
Tento pokus o preskočenie všetkých osobných kontaktov však často vedie k dlhotrvajúcim e-mailom. Skôr ako to budete vedieť, vytáčali ste 3 000 slovné majstrovské dielo, ktoré sa ponorí do jediného detailu nadchádzajúcej predajnej prezentácie. Varovanie spojlera: Nikto to nebude čítať.
Ako zlepšiť
Niekedy nie je možné vyhnúť sa dlhším správam. V takých prípadoch môžu veci, ako sú odrážky, krátke odseky a podnadpisy, pomôcť udržať veci usporiadané a ľahko stráviteľné.
Ale vzhľadom na to, že ideálna dĺžka je niekde medzi 50 a 125 slovami, čokoľvek dlhšie, ako by to mohlo vyžadovať stretnutie alebo telefonát.
4. Napísanie e-mailu, ktorý by ste nechceli, aby niekto videl
S vašou doručenou poštou je falošný pocit súkromia. Predpokladáte, že zamýšľaný príjemca bude jediný, kto uvidí ten pochmúrny komentár o vašom šéfe.
Počúvajte pozorne: Nielenže je to neslušné, ale aj riskantné. Či už ide o prípadný technický problém, snoopické oddelenie ľudských zdrojov alebo dokonca klebetného spolupracovníka, je veľká šanca, že vaše poznámky, ktoré nie sú také priateľské, ho nakoniec uvedú do nesprávnych rúk alebo pred zlé bulvy.
Ako zlepšiť
Toto musíte zastaviť - studená morka.
Ak ste v pokušení napísať niečo mierne zafarbené (aj žartom!) Vo svojej správe, opýtajte sa sami seba: Aká by bola vaša reakcia, keby niekto (napríklad váš šéf alebo iný kolega) videl tento komentár?
Ak sa pri tejto myšlienke budete trochu obávať, je čas stlačiť kláves backspace.
5. Byť ženatý / -á do svojej doručenej pošty
Dobre, táto posledná chyba v skutočnosti nemá nič spoločné s obsahom správ, ktoré odosielate. Ale je to stále dôležité vedieť.
Opäť platí, že ak chcete aktívne spravovať svoju doručenú poštu, je to vynikajúca kvalita (všetci tí, ktorí práve čakajú tisíce neprečítaných e-mailov, sú na váš záväzok závislí, som si istý!). To vám však nedáva voľný priechod, aby ste mali oči prilepené na telefóne uprostred večere, stretnutia, dovolenky alebo svadby (áno, už som to videl).
Osviežujúca doručená pošta vás nielen núti nútiť vás nechať si ujsť skutočné rozhovory a zážitky, ale je tiež skutočne nepozorná voči ľuďom, s ktorými trávite čas.
Ako zlepšiť
Odpoveď je jednoduchá: Odložte telefón. Viem, zdá sa to nemožné. Ale ako som sa v tomto experimente dozvedel, je to viac než len za to.
Tu je dobrá správa: Všetky tieto faux pas sú veci, ktoré môžete vyriešiť za predpokladu, že ste ochotní sa naučiť a zmeniť svoje návyky. Nie ste predurčení na to, aby ste boli úplným e-mailom.
Implementujte túto radu (a keď už ste pri tom, opíšte si tieto základy e-mailovej etikety!) A budete na dobrej ceste k zintenzívneniu svojej e-mailovej hry o ďalší stupeň.
