Dovoľte mi, aby som vám rozprával príbeh: Raz bol zamestnanec po práci veľmi dôležitý dátum. Práve sa chystali vypnúť monitor a obliecť si kabát, keď sa ich spolupracovník zastavil a požiadal o „dve sekundy“ svojho času. Zamestnanec povedal, že nie, mohol by ušetriť dve sekundy. A toto „dve sekundy“ sa zmenilo na polhodinové stretnutie, ktoré vyžadovalo niekoľko krokov a zanechalo zamestnanca horúčkovito ospravedlnenie za dátum, kedy sa ukázal neskoro.
Iste, vypracoval som tento konkrétny príbeh, ale nie je to ďaleko od reality. V skutočnosti sa to stáva vždy v mojej kancelárii - aj mimo nej.
Problém je v tom, ako hovoríme o čase. Radi by sme si mysleli, že naše požiadavky sú krátke, ľahké alebo si vyžadujú malé úsilie, ale pretože sa nikdy nedozvieme, koľko času musíme niečo urobiť, všetko zvyčajne trvá dlhšie, ako sa očakávalo.
Ak teda chcete začať s prácou načas (a spravovať si rozvrh lepšie vo všeobecnosti), musíte prestať ľuďom nechať ujsť hovoriť:
1. „Potrebujem to do konca dňa“
Spýtajte sa troch ľudí vo vašej kancelárii, čo pre nich znamená „koniec dňa“. Mali rovnakú odpoveď?
Urobil som to so svojimi kolegami a dostal som tieto tri odpovede:
- 17:00 (hodinu pred odchodom z práce)
- 18:00 (keď skutočne odchádzate z práce)
- 12:00 (keď fyzicky končí deň)
Ide o to, že keď vám niekto povie, aby ste im niečo dostali do konca dňa, mohlo by to znamenať čokoľvek.
Pokračujte s
Toto je miesto, kde jednoduchý poďme na tú istú stránku, ktorá dokáže urobiť zázraky: „Definujem koniec dňa ako 17:00 - funguje to pre vás?“
2. „Dokážete to získať ASAP?“
ASAP môže opäť znamenať pre rôznych ľudí rôzne veci. Znamená to naliehavosť - a napriek tomu ju často používame, keď niečo nie je také naliehavé.
Pokračujte s
Pripomeňte osobe, že nečinne nečakáte na požiare, a spomeniete, ako to zapadá do vašich priorít. Ak je to skutočne situácia ASAP, verte, že vás o tom informujú.
Skúste: „Na základe môjho rozvrhu vás môžem dostať do stredu o 10:00. Ak si myslíte, že to potrebujete skôr, môžem to urobiť! Ale musím znova upraviť svoje priority, aby sa to stalo. “
3. „Bude to trvať iba dve sekundy“
Priznajme si to: Nič trvá dve sekundy. Dokonca aj kýchanie trvá dlhšie.
Pokračujte s
Niečo v duchu: „Takže, ak je to skutočne rýchly rozhovor, môžem si ho nechať teraz - ale ak nie, môže to počkať?“
4. „Rýchla otázka pre vás …“
Ak si prečítate môj príbeh vyššie, viete, že rýchle otázky sú zriedka rýchle.
Pokračujte s
Rovnaké ako vyššie, spýtajte sa ich presne, ako dlho môže trvať ich otázka.
5. „Bežím o päť minút neskôr, prepáčte“
Šanca, že táto osoba nepríde presne do piatich minút.
Pokračujte s
Získajte predstavu o tom, kde sú, a ak sa oplatí čakať: „Radi by sme ukončili toto stretnutie o 16:00 - kde ste v súčasnosti a mali by sme začať bez teba a dohnať vás neskôr?“
To platí rovnako obojstranne. Ak sa chytíte pomocou tohto jazyka, vynútite sa objasniť. Pretože čím viac začneme hovoriť o čase realisticky, tým lepšie môžeme všetci spoločne pracovať na riadení očakávaní ostatných.