Buďme skutoční. Skutočnosť, že služba Gmail vám umožňuje rozdeliť priečinok doručenej pošty do piatich podpriečinkov, môže znamenať iba jednu vec: Väčšina e-mailov, ktoré dostávame, je úplná blbost. A keď posielate poznámku kolegovi, vášmu šéfovi alebo manažérovi prijímania, je pravdepodobné, že pristane niekde medzi niečím kritickým a spamom Viagra alebo GIF BuzzFeed.
Ako teda zabezpečíte, aby sa vaša správa všimla a - čo je dôležitejšie - prečítali? Dajte sa do obuvi vášho príjemcu a uistite sa, že na každú z piatich otázok napíšete odpoveď.
1. Prečo by som to mal otvoriť?
Váš predmet je identifikácia volajúceho vo vašom e-maile - určí, či bude prijatý, alebo bude ignorovaný. Spravte to konkrétnym a priamym, aby váš príjemca vedel presne, čo od správy očakáva. Ak budete potrebovať, aby vám váš spolupracovník poskytol spätnú väzbu do utorka, v poslednom riadku nezasahujte poznámku. Napíšte svoj e-mail „Odpovedať do utorka: poznámky z dnešného stretnutia“ namiesto „Hej“ (čo je e-mailový ekvivalent vypočutia „musíme hovoriť“).
Ak sa uchádzate o prácu, použite kľúčové slová, ako je názov pozície alebo vaša skúsenosť, aby ste vynikli. Písanie „Komunitný manažér so 4 ročnými skúsenosťami“ je krátky a milý spôsob, ako vopred poskytnúť svoje poverenia.
2. Kto ste?
Ak píšete niekomu prvýkrát - napríklad manažér zamestnania alebo niekto, koho ste počuli, hovoria na udalosti, ale nestretli sa, budete chcieť čo najskôr nadviazať kontakt. Napríklad predtým, ako som spoločnosti napísal studený e-mail o otvorených nezávislých pozíciách, som sa dozvedel, že zakladateľ a ja sme sa zúčastnili tej istej vysokej školy. Vložil som „Yale alum“ do môjho predmetu aj do prvej vety môjho e-mailu; Dostal som odpoveď a naplánoval som si pohovor do 48 hodín.
Používajte akékoľvek spoločné dôvody, ktoré nájdete - školy, vzájomní priatelia alebo záujmy, profesijné združenia - a dajte príjemcom vedieť, že s nimi stojí za to sa spojiť. Alebo ak pracujete vo veľkej spoločnosti a kontaktujete exekutívu, s ktorou ste sa predtým stretli, rýchla pripomienka, kedy a kde ste sa naposledy pripojili, pomôže jej zabaviť pamäť.
3. Čo potrebujete?
To je dôvod, prečo píšete na prvom mieste! Teraz je čas na veľké vysvetlenie, však? Ešte nie. Majú byť jasné a presvedčivé v jednej alebo dvoch vetách. V práci si pomyslite na svoj e-mail ako na krátky počiatočný kontakt, ktorý môže viesť živý rozhovor telefonicky alebo osobne, ak je potrebné ďalšie vysvetlenie.
To platí najmä pre studené e-maily, keď príjemca neočakáva vašu správu. Ak píšete žiadosť o stretnutie s kávou, buďte konkrétni, ale nechajte priestor pre intríg. Napríklad napíšte: „Rád by som sa podelil o to, čo som sa naučil v oblasti marketingu obsahu, ako aj o to, ako môžem prispieť k vašim súčasným projektom.“ Pamätajte: Zaneprázdnení ľudia nechcú, aby sa ich mozog „vybral“, chcú. aby sme si vymieňali nápady.
4. Čo pre mňa znamená?
Svoj e-mail si predstavte ako transakciu: To, čo od príjemcu chcete, by pre ňu malo byť rovnako výhodné ako pre vás. V práci všetci hľadáme súhlas od našich kolegov, manažérov a zákazníkov. Ako to, čo požadujete, môže váš príjemca dosiahnuť? Vyjadrite sa frázami typu: „Môžem byť pre váš tím prínosom, “ „to môže pomôcť jasnejšie predstaviť vaše nápady“, alebo „spätná väzba od zákazníkov ukazuje, že hľadajú riešenia, ako sú tieto.“
5. Oceníte to?
Keďže do našich doručených každý deň prichádza toľko neosobných e-mailov, vyniknite tým, že preukážete trochu ľudskosti. Či už oslovujete kolegu alebo studený kontakt, žiadate od tejto osoby čas, aby ste sa na váš e-mail zamysleli. Ukážte, že si ceníte úsilie tým, že sa prihlásite pomocou „ďakujem“ alebo „úprimne“ (vážne, „najlepší“ je príliš mätúci). Malá etiketa pôjde dlhú cestu k získaniu požadovanej odpovede.
Tieto otázky si ponechajte v poznámke Post-it a pred odoslaním skontrolujte svoje správy proti nim. Nielen, že budete ovládať e-mailové remeslo, budete zatraceně dobrý komunikátor v akomkoľvek profesionálnom prostredí.
