Nie som matematik, ale odhadujem, že dostávam denne 100 až 4 miliardy e-mailov. A keďže by som rád zareagoval na každý jeden, jednoducho to nie je možné. Nie, ak chcem so svojím životom robiť iné veci, napríklad prejsť zoznamom úloh a nadviazať očný kontakt s ostatnými ľudskými bytosťami.
Ako teda môžem rozhodnúť, kto dostane odpoveď a kto sa navždy stratí v mojej doručenej pošte? Nuž, obliekam si môj kostým, zavri oči a uvidím, čo sa stane.
Je zábavné, že sa tento hack v oblasti produktivity stal úplnou bustou. Namiesto toho pracujem prostredníctvom svojich správ s najlepšími úmyslami. Dôraz na najlepšie úmysly, pretože položky prechádzajú cez trhliny. A ak áno, je to zvyčajne z nasledujúcich dôvodov:
1. Neuvažovali ste o mojej dostupnosti
Vidím toto vyskakovacie okno a myslím si: „Iste!“ Avšak otvorím prílohu a zistím, že je to 65 strán. A to je približne o 64 viac stránok, ako dokážem prečítať za 10 voľných minút, ktoré mám dnes.
V ideálnom svete by som si vyčistil svoj rozvrh, rozvinul schopnosť zdvojnásobiť rýchlosť čítania a dal ti moju najúžasnejšiu spätnú väzbu. Ale je oveľa pravdepodobnejšie, že budem predpokladať, že budem v určitom okamihu „schopný nájsť čas“, potom to nebudem môcť urobiť, a potom si nebudem pamätať, že ti pošlem poznámku, až kým tvoje stretnutie už dávno neskončí.
Hneď ako viete, že budete chcieť, aby niekto dostal „myšlienky“, pošlite toto: Rád by som získal vašu spätnú väzbu na moju 65-stranovú prezentáciu pred budúcim piatkom. Viem, že je toho veľa na čítanie, takže dajte mi vedieť, kedy by bolo vhodné, aby som to odoslal.
2. Nepýtali ste sa vôbec nič
Povedali ste, že vaša prezentácia na budúci týždeň je tu. A skutočne je to práve tu, pripojené k tejto správe, ako bolo sľúbené.
Ale teraz si nie som celkom istý, čo odo mňa potrebujete. Chceli by ste všeobecnú spätnú väzbu? Potvrdenie, že som to videl? Možno, že emoji je zvrátená tvár?
Každý e-mail by mal obsahovať ďalší krok (aj keď to nie je „žiadna odpoveď“). Nikdy nechcete nechať príjemcu premýšľať, „Hm, dobre, ďakujem?“
Vyskúšajte to na veľkosť: Tu je moja prezentácia na budúci piatok. Boli by ste radi, keby ste si vybrali vhodnú formu SFW. Ak máte nejaké nápady, obráťte sa na nás!
3. Neuviedli ste jasne najavo, prečo som bol pozvaný na stranu CC
Ahoj, ahoj, prečo som tu? Aj keď je vždy cťou byť súčasťou toho, čo sa pravdepodobne zmení na nekonečný e-mailový reťazec, ktorý prenasleduje moje sny, vidím to a som okamžite zmätený. Toto je prvýkrát, čo počujem o tomto projekte, a bez akýchkoľvek súvislostí môžem dospieť k záveru približne nič o tom, prečo som zapojený.
Namiesto toho, aby „obopínali ľudí“ a dúfali, že na to prídu, vysvetlite, čo by ste od každého chceli: Jenni: Funguje váš tím na vytvorení pamätí SFW nižšie uvedená časová os? Tom: Môžeš skontrolovať, či sú skutočne bezpečné pre prácu?
4. Nepoužili ste dátum splatnosti
Aj keď budem mať v úmysle na to reagovať, pravdepodobne nebudem. A to nie preto, že ste požiadali o vypožičanie mačky bez absolútneho kontextu. Ale skôr preto, že predtým, ako budem môcť premýšľať o odpovedi, sa musím vrátiť ku každému, kto spadol do mojej schránky s jasným termínom. Takže tento bude naďalej narážať na môj zoznam, až kým nezabudnem, čo znamená „poslať podrobnosti o mačke Dave“.
Urob si láskavosť a vrhni čas alebo dátum, do ktorého potrebuješ odpoveď. Je to také ľahké ako Môžete mi dať vedieť do štvrtka popoludní, ak máte mačku, ktorú si môžem v piatok požičať na svoju prezentáciu?
5. Nepoužili ste dosť slov, ktoré poznám
Nebudem na to reagovať, pretože na to nemôžem reagovať.
Čiastočne preto, že by som ani nevedel, kde začať vo svojej odpovedi, a čiastočne preto, že nie som si istý, či to nebude mať za následok vírus z čohokoľvek, čo robot prenikol do vašej doručenej pošty.
Pošlite svoj e-mail rýchlemu opakovaniu a uistite sa, že každé slovo má aspoň jednu samohlásku. Dobre, dobre, ste zaneprázdnení - uistite sa, že väčšina slov.
S veľmi zriedkavou výnimkou vaši spolupracovníci nie sú čitateľmi mysle. Nie sú ani dokonalí. Sú to len ľudia ako vy, ktorí sa snažia zostať na vrchole svojej doručenej pošty, zatiaľ čo robia svoju prácu, zatiaľ čo debatujú o tom, čo budú jesť na večeru, pretože obed bol pred hodinou a už majú opäť hlad. iba ja?).
Aj keď nemôžem zaručiť, že splnením všetkých mojich odporúčaní získate 100% mieru odozvy, dáva vám to oveľa lepšiu predstavu. A ak to dokážete zadaním niekoľkých ďalších slov, prečo to nevyužiť?
Vynechal som niečo? Povedzte mi na Twitteri!
