Existuje niekoľko vecí, ktoré sú viac frustrujúce, ako stráviť hodiny písaním (a odstraňovaním a prepisovaním) dokonalého e-mailu s 5 vetami - a potom nedostanete očakávanú odpoveď. Myslel si si, že tvoj manažér bude nadšený, ale namiesto toho znie dobre, naštvane.
Čo sa stalo? Poslali ste svoju správu v nesprávny čas? Nevyhoveli ste dostatočne jasne svojej žiadosti? Bol váš pozdrav príliš priateľský? Vydali ste nesprávnu vibráciu?
Je prekvapujúce, že táto otázka môže prísť k niečomu oveľa jednoduchšiemu: pár slov. Slová, ktoré sú veľmi pravdepodobné v e-maile, ktorý ste už dnes poslali.
Nedávno som napísal článok o slovách, ktoré spôsobujú nesprávny dojem v e-mailoch, a bol som šokovaný tým, koľko odborníkov (najmä zamestnávateľov a manažérov prijímania do zamestnania) ma tweetovalo ďalšími návrhmi, ktoré by som mohol pridať do tohto zoznamu.
Aké boli niektoré z najbežnejších slov, ktoré vyniesli? Prečítajte si ich a plačte.
1. Tiež
Priznávam to: Mám závislosť od slova „tiež“. Je to tak, že musím urobiť špeciálny korektúra svojich e-mailov, aby som sa ubezpečil, že som ich v žiadnej danej správe nezačlenil viac ako raz. Používanie výrazu „príliš“ sa tiež môže zdať, akoby ste príliš žiadali, a ak ste na konci všetkých týchto položiek akcie, môže byť rozhodujúce, ako sa najprv vysporiadať.
Pre e-maily sú však potrebné prechodné slová. Čo teda odosielateľ e-mailov? Medzi moje obľúbené alternatívy patrí „navyše“, „ďalej“, „stavať na tom“ a „na inej poznámke“.
2. Pravdepodobne
Podobne ako „dúfajme“ (o ktorom som hovoril v ďalšom článku), aj toto slovo dodáva určitú mieru neistoty tomu, čo hovoríte, keď to nemusí byť.
Napríklad namiesto toho, aby sme poslali e-mail s textom „Pravdepodobne by som to mohol urobiť dnes do 17:00“, buďte konkrétnejší v stanovenom termíne. Vyberte „pravdepodobne“ celkom. Alebo ak si nie ste istí, či sa vám podarí dosiahnuť termín, dajte si nový termín alebo aspoň trochu väčšiu flexibilitu. Dokonca aj to, že budete hotoví do „dnešného konca“ alebo „zajtra, keď prídete do kancelárie“, znie oveľa jednoduchšie ako „pravdepodobne“. Najhorší scenár: Preceňujete potrebný čas a dodávate tovar čoskoro. V histórii práce sa na to nikto nikdy nesťažoval.
3. Pokúste sa alebo skúste
Yoda raz povedal: „Urob to alebo nie, nie je to žiadny pokus, “ a mal dobrý bod.
„Pokúste sa“ alebo „vyskúšať“ spadá pod rovnaké územie ako „pravdepodobne“ v tom, že nenaznačuje, že sa cítite istí tým, čo robíte. V skutočnosti niekoľko zamestnávateľov, ktorí na mňa tweetovali, poukázalo na to, že keď zamestnanec používa buď frázu, iba predpokladá, že on alebo ona nemôže urobiť to, čo bolo požiadané, obdobie.
Naozaj chcete, aby vás váš šéf pochyboval kvôli jedinému slovu? Dovoľte mi odpovedať na túto otázku: Nie. Až nabudúce zistíte, že ste pomocou e-mailu vyskúšali slovo „skúsiť“, vyberte ho. Ak si nie ste istí, či to dokážete alebo nie, môžete sa opýtať sami seba, prečo - ak je to preto, že vám chýbajú dôležité informácie alebo konkrétne zručnosti, obráťte sa na príslušné strany a zistite, čo musíte získať alebo splniť, aby ste mohli zmeniť svoj „Vyskúšajte“ do „robiť“. Ak to nie je možné, váš manažér to bude chcieť vedieť hneď. Pokiaľ vysvetlíte prečo (príklad: „Nemám povolenie na prístup k tejto zdieľanej jednotke“), on alebo ona bude rozumieť a buď vám pomôže odstrániť prekážku alebo len úlohu znova prideliť.
4. Úprimne
Keby existovalo nejaké slovo, ktoré by konkurovalo „doslova“ za najčastejšie zneužívaný pojem, „úprimne“ by bolo hore. Ľudia to neustále posúvajú do e-mailov ako plnivo a po chvíli sa snaha ukázať čestnosť začína cítiť neautenticky - akoby niekto pustil veľké tajomstvo, čo vôbec nie je tajomstvom.
Úprimne povedané, vystrihnite to.
5. Premýšľajte
Ľudia stále hovoria o kvalifikujúcich frázach („Nie som si istý, či je to dobrý nápad, ale …“), ale zdá sa, že ten, ktorý sa objavuje často, je „Myslím, že …“ dokiaľ mi na to nezačal náborový manažér, tak som prešiel cez e-maily svojich zamestnancov, aby som zistil, či je to pravda.
Určite to bolo. „Myslím, že by sme sa mali pohnúť vpred.“ „Myslím, že by sme si mali sadnúť a hovoriť o tom.“ „Myslím, že sa dostávame bližšie.“ Existovalo niekoľko e-mailov, v ktorých ľudia používali túto frázu trikrát v jednom odseku nahor. A keď som si všimol, že ho používajú obe pohlavia, ženy mali tendenciu písať „myslím“ oveľa častejšie.
Až nabudúce pošlete správu, jednoducho zrušte začiarknutie políčka „Myslím …“ a podeľte sa o svoje názory. Koniec koncov, ak vám e-mail prichádza od vás, komu ho posielate, okamžite vám pripíše akékoľvek myšlienky!
Hovorí sa, že menej je viac, a úprimne si myslím, že pravdepodobne aj pokus o skrátenie vašich e-mailov je najlepším spôsobom. Vidíte, čo som tam urobil?
