Už ste niekedy zažili ten pocit strachu neskoro popoludní, keď sa pozriete na prácu, ktorú ste doteraz dokončili, a pomyslite si: „Prečo mi to trvá tak oveľa dlhšie, ako by malo?“ Potom, keď deň skončí len O hodinu alebo dve neskôr, ste sklamaní, že ste ho nestrávili produktívnejšie. Bola som tam. Niekedy som sa cítil, akoby som pracoval tak tvrdo, ale urobil som veľmi málo.
Potom ma jedného dňa zasiahlo: Je veľký rozdiel medzi zaneprázdnením a produktivitou. Áno, áno, všetci sme to už počuli. Ale skutočne ste si to premysleli a premýšľali nad tým časom, keď celý deň sedíte vo svojom počítači, ale neskončíte s tým, že by ste to veľa predviedli?
Áno? Tu sú najbežnejšie príčiny, ktoré sa vám (opakujú):
Problém 1: Nastavili ste príliš veľa priorít
Kto neodpovedal na otázku „Ako sa máš?“ S textom „Zaneprázdnený!“ Nie je to ani tak nedostatok priorít (čo častejšie vedie k nečinnosti), ale ich príliš veľa. Keď kladiete rovnaký dôraz na prácu, rodinný život, obed, cvičenie, stretávanie sa s priateľmi, dobrovoľníctvo, aktualizáciu profilov v sociálnych médiách, každé ráno čítanie troch novín, skončíte tým, že začnete veľa projektov a dokončíte len veľmi málo.
Riešenie: Vystrihnite si svoj zoznam
Samotné slovo „priorita“ znamená, že ste sa rozhodli, že je niečo dôležitejšie ako všetko ostatné. Preklad: Nemôžete mať 20 „priorít“. Iba tri alebo štyri dôležité položky na zozname vám pomôžu dosiahnuť omnoho viac. Začnete vidieť, že produktivita sa meria skôr tým, koľko reálnej práce robíte na niekoľkých projektoch, a nie tým, koľko povrchného pokroku sa v mnohých oblastiach dosahuje. Máte ťažkosti s identifikáciou toho, čo by ste mali dať ako prvé? Tento článok je skvelým východiskovým bodom.
Problém 2: Pokúsite sa zapojiť do všetkých stretnutí
Bežíte neskoro a meníte časy stretnutí (alebo ich úplne rušíte!) Na poslednú chvíľu? Je to pravdepodobne preto, že ste sa príliš zaviazali a snažíte sa to vyrovnať tak, že stlačíte zapojenie do realistických časových úsekov. Vieš, čo tým myslím: Rezervácia troch stretnutí typu back-to-back, medzi ktorými je iba päť minút, aj keď rozhovory môžu prebehnúť a idete z jedného konca kancelárie na druhý. Vyzerá to, že čo najviac využívate svoj čas, ale nakoniec ste tak zaneprázdnení, že ste zaneprázdnení, že vám chýbajú cenné príležitosti na skutočný posun projektu vpred.
Riešenie: Povedzte viac „Nie“
Prvým krokom je zistiť, že „nie“ nie je to najhoršie, čo môžete povedať. V skutočnosti „Áno, budem tam“, za ktorým nasleduje „Prepáčte, beží mi oneskorenie 20 minút!“ V skutočnosti robí horší dojem. Ak strávite celý deň premiešaním z jedného stretnutia na druhé a potom strácate čas ospravedlňovaním a vysvetľovaním, skončíte popoludnie vyčerpaním a pocitom, že ste nedosiahli všetko, čo ste chceli urobiť.
Buďte k sebe úprimní v súvislosti s termínmi, požadovaným časovým záväzkom, ako zapadá vaša sada zručností a podobnými podrobnosťami, aby ste určili, na čo by ste mali venovať svoj čas. Naučíte sa hovoriť skôr strategicky, ako hovoriť všetkým.
Problém 3: Internet vás neustále vyrušuje
Ako dlho uplynulo od skontrolovania e-mailu alebo Facebooku? Buďte úprimní: Sú tieto stránky otvorené hneď na druhej karte? Priemerný človek má v skutočnosti päť účtov v sociálnych médiách a každý deň trávi v týchto sieťach takmer dve hodiny. Vzhľadom na skutočnosť, že väčšina ľudí pracuje osem hodín, je to takmer štvrtina dňa!
Riešenie: Precvičte si sebaovládanie (alebo realistickejšiu inštaláciu aplikácií na obmedzenie použitia)
Konečným spôsobom, ako sa chrániť pred rozptýlením online, je praktizovanie sebakontrola. Ak vaša práca nevyžaduje, aby ste boli neustále prístupní e-mailom, nastavte určený čas na ich kontrolu, pokiaľ možno nie počas vašich „zlatých hodín“. Pre mňa je to popoludnie, keď sa začnem cítiť unavený z písania a snažím sa zostaň motivovaný. To je, keď trávim asi 30 minút odpovedaním na nepodstatné e-maily, ktoré som predtým ignoroval, oprášením mojej sociálnej správy a prečítaním niekoľkých blogových príspevkov.
Samozrejme, niekedy chcem len sedieť na e-maile a skontrolovať Facebook a nerobiť nič iné. V tom okamihu použijem blokovací systém, ktorý mi zabráni v prístupe na určité webové stránky v určených denných časoch. Páči sa mi doplnok prehliadača Focus, ale existuje nespočet ďalších blokovacích systémov, bezplatných aj platených, ktoré dokážu urobiť tento trik.
Problém 4: Máte viac úloh
Skákanie medzi úlohami, pozeranie sa na dlhé zoznamy úloh a pokus o splnenie viacerých úloh naraz vedú k rušnému životu. Je ťažké niečo urobiť, keď sa snažíte urobiť všetko naraz. Keď sa toľko deje okolo vás, nie je divu, že máte pocit, že sa topíte.
Riešenie: Vyskúšajte inú stratégiu
Aj keď to trvá niekoľko ďalších minút na klientskom rozhraní, priblíženie sa ku každej úlohe so zameraním a jasnosťou povedie k lepšiemu konečnému produktu. Kedykoľvek sa budete cítiť v pokušení prejsť na inú úlohu, opýtajte sa sami seba: Je teraz vhodné prepnúť režimy? Musím si dať pauzu? Alebo som práve teraz v zóne a nechávam sa rozptyľovať svojím stále rastúcim zoznamom úloh?
Vzhľadom na to, čo vieme o multi-tasking časovej strate, je asi lepšie vyskúšať si metódu produktivity, ako je Pomodoro technika alebo The Action Method, ak máte pocit, že potrebujete urobiť veľa rôznych vecí za pár hodín.
Problém 5: Očakávate produktivitu, keď sa stane
Ospravedlňujeme sa, ale nie je to také jednoduché. Zdá sa, že ísť do práce a byť produktívny je nesprávne identifikované ako synonymá. Ľudia predpokladajú, že keď kráčajú dverami, budú sa cítiť magicky motivovaní robiť veci.
Riešenie: Nájdite systém, ktorý vám vyhovuje
Existuje zoznam spôsobov, ako usporiadať zoznam úloh. Dokonca aj rôzne plánovacie aplikácie majú rôzne účely (aka, nie iba použitie Wunderlistu na zapísanie každej jednotlivej veci na vašu myseľ nie je najefektívnejší spôsob, ako zvládnuť všetky projekty).
Ak chcete zistiť, či nový systém funguje, uschovajte si denník produktivity, kde sledujete, aký čas dňa ste najlepšie pracovali, čo vám pomohlo splniť rôzne úlohy a ako ste sa cítili pri odchode z kancelárie. Postupom času sa môžete obzerať späť, nájsť vzory a zistiť, kde sú potrebné zlepšenia. Existuje toľko systémov a aplikácií, že tam musí byť jeden pre vás. Či už je to tak jednoduché, ako pri hraní okolitého hluku na slúchadlách blokujúcich hluk, alebo také zložité ako viac doplnkov prehliadača.
Produktivita je iba taká dobrá ako úsilie, ktoré ste ochotní do nej vložiť. Ale ako tréner basketbalu John Wooden hovorí: „Nezamieňajte si aktivitu za dosiahnutie úspechu.“ Pri práci, aby ste sa stali produktívnejším jedincom, majte na pamäti konečný cieľ: Musíte vynaložiť čas a úsilie na to, aby ste urobili všetko tipy a triky, ktoré začujete pracovať pre vás.
