Odoslanie e-mailu je najjednoduchšou a najmenej rušivou metódou na podávanie žiadostí v tímoch. Ale je to presne preto, že e-mail je natoľko jednoduchý, že to môže byť úplná strata času. Vypustenie nejasného e-mailu, ktorý jasne nehovorí príjemcom, čo majú robiť alebo prečo je vaša otázka dôležitá, prinesie len viac práce pre každého.
Najúčinnejšie e-maily považujú predmet správy za identifikáciu volajúceho a používajú slová, ktoré sa okamžite dostanú k veci.
Tu je niekoľko príkladov, ktoré vám pomôžu pri výbere slov, vďaka ktorým bude vaša správa zreteľne zameraná a zabráni vám obťažovať (alebo zavádzať) vašich spolupracovníkov:
1. Keď existujú úlohy na dokončenie
Nepíš: Etc.
Píšte: The, This, alebo These
Vaši učitelia na gymnáziu mali pravdu - buďte konkrétni! Aj keď váš e-mail sleduje nedávnu konverzáciu alebo schôdzku, pravdepodobne sa zaregistruje neskôr. Keď je váš príjemca pripravený prečítať si tento článok, prečítajte si časť „Kontrola stretnutí zamestnancov atď.“. Namiesto toho si ujasnite, čo potrebujete, a napíšte: „Vyriešte tieto otázky zo stretnutia zamestnancov“ alebo „Správa prerokovaná na stretnutí zamestnancov.“ Predstavte si svoj predmet, ako je predbežné napísanie položky zoznamu úloh, takže je pre toto pole ľahké skontrolovať.
2. Keď zdieľate ďalší e-mail
Nepíšte: „FWD:“
Do Write: Help
Toto vždy ma núti myslieť na 90. roky, keď bolo bežné vidieť e-maily, ktoré vyzerali takto: „Fwd: fwd: fwd: fw: Pošlite to 10 ľuďom a toto bude váš šťastný deň!“ posielame reťazové listy v práci (vážne, nie), pravdepodobne zdieľate iba niečo, o čom niekto iný napísal, že chcete, aby váš spolupracovník čítal alebo niečo robil. V takom prípade jej urobte láskavosť a napíšte „Mohli by ste mi to pomôcť dešifrovať?“ Alebo „Vyzerá to, že klient potrebuje pomoc.“ Iste, pravdepodobne ste plánovali napísať túto správu do tela e-mailu, ale predmet je oveľa lepšie miesto, ak chcete, aby sa rýchlo všimlo.
3. Keď sa snažíte byť osobnými
Nepíš: Hej
Píšte: Vy
Posielanie „Hej“ v predmete e-mailu je to isté ako posielanie textov „Potrebujeme hovoriť“ s priateľom alebo niekým, s kým chodíš. Nerob to! Urobíte príjemcu podozrením na čokoľvek, čo bude najbližšie, a môžete na chvíľu čakať na odpoveď, pretože sa to nikdy nemôže otvoriť. Keďže možno budete skutočne potrebovať chatovať o niečom osobnom alebo súkromnom, skúste „Kedy máte čas na 15-minútový rozhovor?“ Tento prístup zlepší náskok a dá príjemcovi do rúk možnosť zvoliť si čas, ktorý mu vyhovuje.,
4. Keď to teraz potrebujete
Nepíš: Urgentné
Píšte: dnes
Ak je čas krátky a vysoký tlak, slovo „urgentné“ je slovo, ktoré môže vyvolať iba paniku. A panikárenie je posledná vec, ktorú by mala osoba zodpovedná za úlohu urobiť. Ak máte dostatok času na to, aby ste si uvedomili potrebu a poslali e-mail, máte tiež dostatok času na to, aby ste vopred oznámili, že „toto musí byť dnes vaša prvá priorita.“ Ak je to skutočne naliehavé, zavolajte alebo navštívte osobnú návštevu. miesto.
5. A ešte jedna bonusová fráza
V neposlednom rade je to veta, ktorú všetci hovoríme o ukončení našich e-mailov, ale zriedka ich môžeme použiť na priame oslovenie našich spolupracovníkov: „Ďakujem.“ Krátke, jednoduché posolstvo ocenenia pôjde dlhú cestu pri posilňovaní väzieb medzi vami. a členov vášho tímu. Hovorí sa, že uznávate ich úsilie a vážite si ich úlohy. A určite to prepadne pádu dôvery.
